Resposta rápida
Ginfes é o nome de um sistema de nota fiscal de serviço (NFS-e) que algumas prefeituras usaram, e por isso muita gente ainda busca por “Ginfes Santos”. Hoje o sistema válido para emitir pode ser outro: o portal atual da Prefeitura ou o ambiente nacional da NFS-e. Confirme na Prefeitura de Santos e com o seu contador qual caminho a sua empresa deve usar. Com o sistema certo configurado, você emite a nota sem digitar a venda duas vezes. Quem vende serviços e também produtos pode centralizar tudo isso em um sistema ERP, que conecta estoque, caixa e emissão fiscal em um só lugar.
O que é o Ginfes?
Ginfes é um sistema de emissão de NFS-e. A NFS-e é a nota fiscal de serviço, cobrada pelo município (o imposto é o ISS). Cada cidade escolhe o sistema que usa e pode trocá-lo com o tempo.
Por isso ainda aparece a busca “ginfes santos”. Quem busca costuma ter um login antigo, uma nota antiga ou um manual velho na mão.
Datas de troca e regras da Prefeitura de Santos não são algo que um site de terceiros possa afirmar por você. Por isso, nos pontos que dependem da Prefeitura, do seu regime ou do seu tipo de empresa, a orientação é confirmar com a Prefeitura e com o contador.
Linha do tempo: o que mudou e o que confirmar
| Fase | O que era | O que você faz hoje |
|---|---|---|
| Sistema antigo (Ginfes) | Portal que aparece em materiais e notas antigas | Guarde os XMLs e PDFs que você já tem. Para notas antigas, pergunte à Prefeitura como consultar. |
| Portal municipal atual | Pode ser outro portal da Prefeitura | Confirme na Prefeitura de Santos qual portal vale hoje. |
| NFS-e nacional | Ambiente nacional, criado para unificar a nota de serviço | Pergunte ao seu contador se a sua empresa deve emitir por ele. |
As datas de corte e as regras para MEI e Simples Nacional mudam. Confirme sempre com a Prefeitura e com o seu contador. Se o seu negócio é MEI, vale entender também como acompanhar o faturamento anual MEI ao longo do ano.
Dúvidas comuns do lojista com NFS-e
| Dúvida | Como resolver |
|---|---|
| “Não sei qual sistema usar hoje.” | Pergunte à Prefeitura e ao contador. Anote a resposta e passe para o suporte do seu sistema. |
| Confundir NF-e e NFS-e. | NF-e é para produto. NFS-e é para serviço. A tabela da próxima seção mostra a diferença. |
| Venda com produto e instalação. | O caso comum é emitir uma nota para o produto e outra para o serviço. Confirme com o contador como separar os valores. |
| Códigos que ninguém explica. | Peça ao contador o item da lista de serviços e o código tributário do município. Deixe tudo cadastrado uma vez. |
| Certificado digital. | Em geral, a emissão pede certificado digital. Confirme com a Prefeitura e com o contador. |
| Digitar a mesma nota duas vezes. | Use um sistema que emita a nota no próprio sistema de vendas, se o seu município estiver disponível. |
| Perder notas antigas. | Baixe e guarde o XML e o PDF das notas que já emitiu. Peça ao contador uma cópia. |
| Medo de errar o imposto. | Alíquota e retenção de ISS dependem do serviço e do município. O contador confirma. |
| Cancelar ou corrigir uma nota. | O prazo e a regra são da Prefeitura. Confirme antes de precisar. |
| Portal fora do ar. | Tente de novo mais tarde e fale com o suporte. As regras para esse caso dependem do município. |
Produto ou serviço: qual nota usar?
| Você vende… | Nota mais comum | Observação |
|---|---|---|
| Produto para empresa ou para outro estado | NF-e | Veja o emissor de nota fiscal. |
| Produto no balcão, para o consumidor | NFC-e | Entenda a diferença entre cupom fiscal e nota fiscal. |
| Serviço (instalação, conserto, assistência) | NFS-e | Emitida conforme o município. |
| Produto e serviço na mesma venda | Em geral, duas notas | Confirme com o contador como separar os valores. |
Para o cupom do balcão, use um programa emissor de cupom fiscal. O Caixa Ágil vende mesmo sem internet, mas a emissão da NFC-e precisa de conexão.
Qual é o seu caso?
- MEI: as regras de emissão têm particularidades. Confirme com o contador.
- Simples Nacional: o enquadramento do serviço e a tributação na nota dependem do seu caso. Confirme com o contador.
- Lucro Presumido ou Real: a tributação é diferente. Confirme com o contador.
Em todos os casos, o sistema de emissão (municipal ou nacional) deve ser confirmado na Prefeitura e com o contador.
Passo a passo: vender um produto com instalação no ERPPro
Exemplo: a loja vende um ventilador e cobra a instalação. A venda do produto sai por NF-e ou NFC-e. O serviço sai por NFS-e, conforme o município.
Antes de começar: a loja precisa ter CNPJ, certificado digital e a configuração fiscal feitos. Peça ao contador a inscrição municipal e o item de serviço. Confirme com o suporte se o seu município está disponível para NFS-e.
- Entre no ERPPro e abra a tela de venda ou o pedido.
- Escolha o cliente. Informe o vendedor, se a loja trabalha com comissão.
- Adicione o produto. NCM, CFOP e CST/CSOSN vêm do cadastro do produto.
- Feche a venda do produto e emita a nota (NF-e ou NFC-e).
- Registre o serviço (a instalação), com o valor combinado com o cliente.
- Emita a NFS-e do serviço, com os dados que o contador passou.
- Confira o retorno da nota. Se houver rejeição, leia a mensagem e corrija o dado indicado.
- Guarde o XML e o PDF. Envie ao contador pela rotina que vocês combinaram.
O que conferir antes de escolher um sistema para NFS-e
- O sistema emite NFS-e para o seu município? Peça ao suporte para confirmar Santos por escrito.
- Ele emite também NF-e e NFC-e?
- Como ele usa o certificado digital? Veja o certificado digital para nota fiscal.
- Dá para cancelar e consultar a nota dentro do sistema?
- O XML chega ao contador?
- Ele acompanha as mudanças fiscais?
- Tem suporte humano quando a nota rejeita?
- Qual plano inclui NFS-e? Veja os planos e preços.
ISS, NBS e códigos: o que perguntar ao contador
- Item da lista de serviços (LC 116/2003): classifica o seu serviço.
- Código tributário do município: cada cidade tem o seu.
- Alíquota de ISS e retenção: dependem do serviço, do município e de quem contrata. Não use valor de internet. Confirme.
- NBS: código do serviço. Confirme se a sua nota pede.
- Local de incidência do ISS: pode variar conforme o serviço.
- Guia do ISS: o contador diz como e quando recolher.
Cancelar, substituir e corrigir
- O cancelamento e a substituição seguem regras e prazos da Prefeitura. Confirme antes de precisar.
- Em nota de serviço, em geral não existe carta de correção como na NF-e. Confirme com o contador.
- Na NF-e de produto, o ERPPro tem CC-e (carta de correção) e cancelamento.
- Se a nota rejeitar, anote a mensagem e peça ajuda ao suporte.
Reforma tributária e a nota
A reforma tributária traz o IBS e a CBS. O ERPPro tem campos de IBS e CBS na nota e no cupom, ligados na configuração de tributação. Como e quando aplicar no seu caso, confirme com o contador.
Como o ERPPro ajuda na parte fiscal
O ERPPro existe desde 1998 e tem mais de 8.000 clientes ativos. O sistema é na nuvem, com suporte humano e acesso remoto.
No lado fiscal, o ERPPro emite:
- NF-e (venda por pedido, para empresa, para outro estado), com DANFE, CC-e e cancelamento;
- NFC-e no caixa, quando a loja tem CNPJ, CSC e certificado digital configurados;
- NFS-e, conforme o município.
NCM, CEST, CFOP e CST/CSOSN ficam no cadastro do produto. A nota do fornecedor entra por XML, com a entrada de nota fiscal automática. Para conferir os dados fiscais, use o auditor fiscal.
Perguntas frequentes
O que é o Ginfes?
É um sistema de emissão de NFS-e usado por prefeituras. O nome aparece em materiais antigos de Santos. Confirme na Prefeitura qual sistema vale hoje.
O Ginfes ainda existe em Santos?
Não dá para garantir. A situação depende da Prefeitura e muda com o tempo. Confirme com a Prefeitura de Santos e com o seu contador.
Qual sistema devo usar hoje para emitir NFS-e em Santos?
Pode ser o portal municipal atual ou a NFS-e nacional. Depende do enquadramento da sua empresa. Peça a resposta por escrito ao contador.
Qual a diferença entre NF-e e NFS-e?
NF-e é a nota de produto. NFS-e é a nota de serviço, ligada ao município e ao ISS. Cada uma tem as suas regras.
Vendo produto. Preciso de NFS-e?
Em geral, não. Produto sai por NF-e ou NFC-e. Se a venda incluir um serviço, como a instalação, pode ser preciso emitir também uma NFS-e. Confirme com o contador.
Preciso de certificado digital?
Para emitir pelo sistema, em geral é preciso ter o certificado digital configurado. Confirme com o contador e com a Prefeitura o que a sua empresa precisa. Saiba mais sobre certificado digital.
Qual é a alíquota de ISS em Santos?
Não informamos valor. A alíquota depende do serviço e do município. Confirme com o contador ou com a Prefeitura.
Como acesso as notas antigas do Ginfes?
Procure os XMLs e PDFs que você guardou. Peça uma cópia ao contador. Se não achar, pergunte à Prefeitura como consultar.
Como cancelar uma NFS-e?
O prazo e o procedimento são da Prefeitura. Confirme antes de precisar cancelar. Para a NF-e de produto, o ERPPro tem cancelamento no sistema.
O ERPPro emite NFS-e em Santos?
O ERPPro emite NFS-e conforme o município. Para Santos, peça ao suporte a confirmação por escrito antes de contratar. No teste grátis de 7 dias você conhece o sistema na prática.
O contador recebe os XMLs?
O sistema envia um e-mail automático para a contabilidade. Combine com o contador o que ele precisa receber.