Entrada de nota fiscal automática: o XML do fornecedor vira estoque, custo e conta a pagar
Pare de digitar nota de entrada. O ERPPro manifesta as notas emitidas contra o seu CNPJ direto na SEFAZ, baixa o XML e transforma cada item em produto, saldo de estoque, custo de compra e título no financeiro — sem ninguém redigitar nada.
Digitar nota de entrada é a tarefa mais cara da sua loja
Uma nota de 40 itens leva de 20 a 40 minutos para ser digitada. Se o seu fornecedor manda três notas por semana, é mais de uma hora por semana só copiando número, quantidade, custo, NCM e unidade de um papel para a tela. E o erro que escapa nessa digitação não fica na nota: ele vira estoque errado, custo errado e preço de venda errado.
- Estoque que não bate com a prateleira porque a quantidade foi digitada errada
- Margem calculada em cima de um custo que não é o custo real da compra
- Mercadoria que entrou na loja e nunca entrou no sistema
- Contas a pagar lançadas depois, de memória, com valor e vencimento aproximados
- Produto novo cadastrado às pressas, sem NCM e sem código de barras — que trava a emissão da NF-e depois
Como funciona no ERPPro, em quatro passos
Você configura uma vez e o sistema passa a trabalhar sozinho, todos os dias.
O sistema consulta a SEFAZ
Com o seu certificado digital A1 instalado, o ERPPro consulta periodicamente as notas emitidas contra o seu CNPJ e traz a lista para dentro do sistema.
Faz a manifestação do destinatário
A nota é manifestada — ciência da operação ou confirmação da operação — o que libera o download do XML completo e cumpre o prazo legal sem você lembrar disso.
Você confere e vincula os itens
O sistema sugere o vínculo entre o item da nota e o seu produto. Item que o fornecedor manda pela primeira vez entra como produto novo, já com NCM, unidade e código de barras do XML.
A entrada é concluída
Um clique e a nota vira saldo em estoque, custo atualizado, preço de venda sugerido pela sua margem e título em contas a pagar, com o vencimento que veio na própria nota.
O que entra sozinho no sistema
O XML de uma NF-e carrega muito mais informação do que a maioria das lojas aproveita. O ERPPro lê tudo e distribui para o lugar certo.
Estoque
Quantidade por item, por loja, com a unidade de medida que veio na nota — inclusive quando o fornecedor vende em caixa e você vende em unidade.
Custo de compra
Custo unitário real, com rateio de frete, seguro, desconto e despesas acessórias. É esse número que a sua margem passa a usar.
Contas a pagar
As duplicatas da nota viram títulos no financeiro, cada uma com seu valor e seu vencimento, ligadas ao fornecedor.
Cadastro de produtos
Produto que você ainda não tem entra com descrição, NCM, CEST, unidade e código de barras (GTIN) direto do XML.
Cadastro do fornecedor
CNPJ, razão social, inscrição estadual e endereço vêm preenchidos — sem retrabalho na primeira compra.
Dados fiscais
CFOP, CST/CSOSN, base de cálculo e impostos ficam registrados na entrada, prontos para o SPED e para o seu contador.
Manifestação do destinatário: o que é e por que a sua loja precisa fazer
A manifestação do destinatário é a resposta formal que a empresa dá à SEFAZ sobre uma nota fiscal emitida contra o seu CNPJ. São quatro eventos possíveis: ciência da operação, confirmação da operação, desconhecimento da operação e operação não realizada.
Ela existe por dois motivos práticos. O primeiro é de segurança: se alguém emitir uma nota contra o CNPJ da sua loja sem você ter comprado nada, é a manifestação de desconhecimento que registra isso perante o fisco. O segundo é operacional: sem manifestar, você não consegue baixar o XML completo da nota — e sem o XML não existe entrada automática.
No ERPPro a manifestação é feita pelo sistema, com o seu certificado A1, sem ninguém precisar entrar no portal da SEFAZ. Você só decide o que fazer com a nota que apareceu.
| Sem entrada automática | Com o ERPPro |
|---|---|
| Alguém entra no portal da SEFAZ para ver se chegou nota | As notas aparecem sozinhas dentro do sistema |
| Manifestação feita à mão, nota por nota, quando alguém lembra | Manifestação automática, dentro do prazo |
| XML baixado e guardado numa pasta do computador | XML armazenado no sistema, disponível para o contador |
| 40 itens digitados à mão, de 20 a 40 minutos por nota | Conferência e um clique |
| Custo e estoque dependem de quem digitou | Custo e estoque vêm do documento fiscal |
| Conta a pagar lançada depois, de memória | Título criado com o vencimento da própria nota |
Onde isso faz mais diferença
Quanto mais itens por nota e mais notas por semana, maior o ganho. Estes são os segmentos onde a entrada automática paga o sistema sozinha.
Autopeças e ferragens são o caso extremo: notas com centenas de itens, cada um com referência própria. Material de construção e agropecuária somam o problema da unidade de medida — o fornecedor fatura em saco, fardo ou metro e a loja vende fracionado. Em todos eles, o XML resolve o que a digitação erra.
O que você precisa para começar
- Certificado digital A1 da sua empresa, instalado no sistema — a gente emite, instala e renova para você, se precisar
- Seu CNPJ cadastrado no ERPPro, o que já acontece na implantação
- Nada mais. Sem instalar programa separado, sem entrar no portal da SEFAZ, sem plugin extra e sem custo adicional por nota
A implantação leva em média 25 minutos por máquina e é acompanhada do início ao fim. O treinamento por videoconferência é vitalício e sem custo.
Perguntas frequentes sobre entrada de nota fiscal automática
Como fazer a manifestação do destinatário da NF-e?
A manifestação pode ser feita no portal da SEFAZ do seu estado, com certificado digital, nota por nota. No ERPPro ela é feita pelo próprio sistema: você instala o certificado A1 uma vez e o sistema passa a consultar e manifestar as notas emitidas contra o seu CNPJ automaticamente, registrando ciência ou confirmação da operação conforme a sua configuração.
O que acontece se eu manifestar uma nota fiscal?
Ao manifestar, a sua empresa informa formalmente à SEFAZ que tomou conhecimento daquela operação. Na prática, isso libera o download do XML completo da nota e registra a sua posição sobre ela. Se você confirma a operação, assume que a compra existiu. Se você desconhece, registra que aquela nota foi emitida contra o seu CNPJ sem que houvesse negócio — e é assim que a loja se protege de nota emitida indevidamente.
Qual é o sistema de entrada de notas fiscais?
É o módulo do ERP que recebe a NF-e de compra e converte o documento em movimentação interna: estoque, custo, cadastro e financeiro. No ERPPro esse módulo se chama Compras e DF-e e está incluído em todos os planos, sem cobrança por nota processada.
Dá para importar o XML manualmente, sem esperar a SEFAZ?
Dá. Se o fornecedor mandou o XML por e-mail ou WhatsApp, você importa o arquivo direto no sistema e o processo de entrada é exatamente o mesmo. A busca automática na SEFAZ existe para você não depender de o fornecedor mandar.
E quando o fornecedor vende em caixa e eu vendo em unidade?
O ERPPro trabalha com fator de conversão por produto e fornecedor. Você configura uma vez que a caixa daquele item tem 12 unidades e, nas próximas entradas, o sistema converte sozinho: entra 1 caixa na nota e 12 unidades no seu estoque, com o custo unitário já dividido.
O sistema avisa se a nota veio diferente do pedido de compra?
Sim. Quando a entrada é vinculada a um pedido de compra ou a uma cotação aprovada, o ERPPro compara item a item e aponta divergência de quantidade, de preço e item que veio sem ter sido pedido — antes de você receber a mercadoria e antes de o título entrar no financeiro.
O XML fica guardado para o contador?
Fica. Todos os XMLs de entrada e de saída ficam armazenados e organizados no sistema, e o contador acessa pelo Portal do Contador sem precisar pedir arquivo para você todo mês.
Tem custo adicional por nota processada?
Não. A entrada automática de notas está incluída nos planos do ERPPro, sem cobrança por documento. Os planos começam em 12x de R$ 99,90, sem fidelidade, com teste grátis de 7 dias.
Quanto tempo a sua loja gasta digitando nota este mês?
Some as notas de entrada da última semana e multiplique por meia hora. É esse tempo que volta para a sua equipe no primeiro dia de uso.