Trocas e Devoluções
A mercadoria volta para o estoque e o dinheiro volta certo — mesmo quando o cliente perdeu o cupom. Cada devolução vira registro: com número, valor, data e responsável.
O que é troca e devolução num sistema para loja
Como funciona, em 4 passos
O cliente chega com a mercadoria
Com o cupom ou sem ele. O operador localiza a venda pelo número, pelo cliente ou pela data — e, quando não há cupom, segue pelo caminho do protocolo de crédito.
O sistema confere o que pode voltar
Item já devolvido em outra troca é recusado na hora. Venda de caixa já fechado é protegida contra exclusão. A conferência vem antes de qualquer movimento.
A mercadoria volta e a diferença é resolvida
Os itens devolvidos entram no estoque, os novos saem, e a diferença vira pagamento na hora ou crédito para o cliente. Tudo numa gravação só: falhou no meio, nada fica pela metade.
Fica o registro, não só o resultado
Movimento de estoque com usuário, tipo e motivo; protocolo com número e valor; título com a marca de estorno. No mês seguinte, dá para reconstruir o que aconteceu.
Troca no balcão: sai o que volta, entra o que leva
O operador abre a venda original, marca o que o cliente está devolvendo e escolhe o que ele vai levar. O ERPPro faz o resto: os itens devolvidos voltam ao estoque, os novos baixam, e a diferença aparece na tela — a pagar ou a creditar.
Todos os itens voltam, não só o último. Se a troca tem quatro peças, as quatro entram no estoque, uma a uma. E o custo do produto é preservado: o preço que o cliente pagou não é gravado por cima do custo de compra, então a sua margem continua a mesma no relatório.
A venda antiga e a nova ficam vinculadas. Se a troca precisar ser desfeita, o sistema desfaz sem duplicar estoque — e o controle de estoque continua batendo com a prateleira.
Cliente sem o cupom? Sai um protocolo de crédito, não dinheiro do caixa
Esse é o problema que toda loja de rua conhece: o cliente perdeu o cupom, quer devolver, e a saída vira uma combinação verbal que ninguém consegue conferir depois.
No ERPPro a mercadoria entra no estoque e sai um comprovante de crédito impresso, com número sequencial da sua empresa, itens, valor, data e operador. O cliente leva um papel com número. A loja fica com o registro.
O protocolo tem três estados — disponível, usado e cancelado — e dá para cancelá-lo antes do uso, sem apagar nada. Tudo é gravado em uma operação só, então não existe crédito emitido com a mercadoria ainda fora do estoque.
O protocolo vale uma vez — e o sistema garante isso
Na hora de usar, o operador digita o número e o ERPPro confere em ordem: o protocolo existe nesta loja? está disponível? Só então ele é aceito, marcado como usado e ligado à venda onde o crédito foi gasto.
Reapresentar o mesmo papel não funciona: o sistema responde que já foi utilizado. E há trava no momento do uso — se dois caixas tentarem o mesmo protocolo ao mesmo tempo, só um passa.
Protocolo de outra empresa não é encontrado. Cada loja enxerga só os seus, com a sua própria numeração.
O problema da loja e o que o ERPPro resolve
| Problema no dia a dia | Como o ERPPro resolve | Onde fica |
|---|---|---|
| Cliente sem cupom e acerto combinado no papel | Protocolo de crédito impresso, com número, valor e data. | Trocas |
| Produto que volta e nunca aparece no estoque | Todos os itens devolvidos entram no estoque, um a um. | Trocas |
| Custo do produto trocado pelo preço de venda no relatório | O custo de compra é preservado na devolução. | Trocas |
| Mesmo crédito usado duas vezes | Protocolo vale uma vez, com trava no momento do uso. | Trocas |
| Venda apagada para “resolver” a devolução | A venda fica como cancelada, com o registro preservado. | Vendas |
| Kit devolvido sem saber o que volta ao estoque | Kit e produto composto voltam pelos componentes. | Vendas |
| Mexer no caixa já fechado e quebrar o fechamento | Venda de caixa fechado é protegida contra exclusão. | Vendas |
| Devolver parte de uma compra ao fornecedor sem nota | NF-e de devolução, total ou parcial, a partir do XML da entrada. | Compras |
| Título sumindo do contas a receber | O título fica, marcado como estornado, com o motivo. | Financeiro |
Cancelar a venda sem apagar a história
Quando a venda inteira precisa ser desfeita, o ERPPro não apaga o registro: a venda passa para o estado cancelada e continua lá, com data, operador e itens. É o que permite fechar o mês e explicar o que aconteceu depois.
A mercadoria volta ao estoque, e kit e produto composto voltam pelos componentes — inclusive quando há receita dentro de receita, na proporção do rendimento. A comissão do vendedor é desfeita junto.
Venda de um caixa já fechado é protegida: o sistema não deixa excluir, porque aquele fechamento já foi conferido. É uma trava que o sistema PDV agradece no dia seguinte.
Devolução ao fornecedor, inclusive parcial
O outro lado da porta. A mercadoria veio errada, veio a mais ou veio com defeito — e volta para quem vendeu, com nota fiscal própria. No ERPPro a devolução parte do XML da nota de entrada, então os itens já vêm com código, quantidade e valor da entrada de nota fiscal.
Dá para devolver tudo ou só parte: a devolução parcial fica marcada no documento e item a item, com o motivo. O que fica na loja continua no estoque, normalmente.
Daí sai a NF-e de devolução com DANFE, e o fluxo fiscal completo continua disponível — carta de correção e cancelamento da própria devolução, pelo emissor de nota fiscal.
Estorno de título com motivo registrado
Mercadoria voltou, mas o título continua lá em contas a receber. O ERPPro trata isso no lugar certo: o título é estornado, não excluído. Ele recebe a marca de estorno e o motivo escrito, sai da lista de em aberto e continua existindo em contas a receber — inclusive para a cobrança automática.
Parece detalhe, e é o que salva a conferência do mês. Se aquele título já foi cobrado, enviado ou negociado, o rastro fica — e dá para explicar a diferença.
Vale reforçar a fronteira: mercadoria é estoque, documento é fiscal, título é financeiro. Estornar o título não cancela a nota, e cancelar a nota não mexe no título. Cada ato acontece no seu módulo, de propósito.
Para quem serve
Loja de rua e de shopping que troca todo dia — e que precisa que a mercadoria volte para o estoque e o crédito do cliente tenha número, não palavra.
Loja de calçados
Numeração errada é a troca mais comum do varejo — e quase sempre sem o cupom.
Loja de roupas
Tamanho, cor e presente trocado: grade inteira voltando para a prateleira certa.
Cosméticos
Produto lacrado que volta e precisa entrar no estoque sem virar prejuízo.
Utilidades e presentes
Compra de presente que o outro não quis, e o cliente nunca tem o cupom.
AutoPeças
Peça que não serviu no carro e volta no mesmo dia, às vezes já aplicada.
Ferragens
Material comprado a mais na obra, voltando em quantidade e por metro.
Perguntas frequentes sobre trocas e devoluções
Como funciona a troca de produto no ERPPro?
O operador abre a venda original, marca o que o cliente está devolvendo e escolhe o que ele vai levar. Os itens devolvidos voltam ao estoque, os novos baixam, e a diferença vira pagamento na hora ou crédito para o cliente. A venda antiga e a nova ficam vinculadas.
E se o cliente perdeu o cupom da compra?
A mercadoria entra no estoque e o ERPPro emite um protocolo de crédito impresso, com número sequencial da sua empresa, itens, valor, data e operador. O cliente leva um comprovante com número, e a loja fica com o registro — em vez de um acerto combinado que ninguém confere.
O mesmo protocolo de crédito pode ser usado duas vezes?
Não. Ao ser usado, o protocolo é marcado e fica ligado à venda onde o crédito foi gasto. Reapresentar o mesmo papel é recusado, e há trava no momento do uso: se dois caixas tentarem o mesmo protocolo ao mesmo tempo, só um passa.
Todos os produtos devolvidos voltam para o estoque?
Voltam. Cada item devolvido entra no estoque, um a um, com registro de usuário, tipo e motivo. E o custo de compra do produto é preservado — o preço que o cliente pagou não é gravado por cima do custo, então a margem continua certa no relatório.
A venda cancelada é apagada do sistema?
Não. Ela passa para o estado cancelada e continua registrada, com data, operador e itens. A mercadoria volta ao estoque, e kits e produtos compostos voltam pelos componentes. Venda de um caixa já fechado é protegida contra exclusão.
Dá para devolver só parte de uma compra ao fornecedor?
Dá. A devolução parte do XML da nota de entrada, e você escolhe devolver tudo ou só parte — a devolução parcial fica marcada no documento e item a item. Sai NF-e de devolução com DANFE, e o fluxo continua com carta de correção e cancelamento, quando necessário.
O ERPPro emite nota fiscal de devolução para o cliente?
Para o fornecedor, sim: NF-e de devolução a partir da nota de entrada. Na venda ao consumidor, o caminho é o cancelamento da NFC-e na SEFAZ, com justificativa e dentro do prazo da legislação — o XML do cancelamento fica guardado. São documentos diferentes, e o ERPPro trata cada um no seu lugar.
A mercadoria volta para o estoque e o crédito tem número
Troca no balcão, protocolo de crédito para quem perdeu o cupom e cada devolução virando registro conferível.