Resposta rápida
Recusar NF-e costuma significar registrar na Sefaz que você não reconhece a compra (evento de Desconhecimento da Operação) ou que ela não se concluiu (evento de Operação não Realizada). Esse registro não cancela a nota, que continua autorizada. Só o emitente cancela, dentro do prazo do estado, ou emite um documento fiscal de devolução. Em qualquer caso, confirme o caminho com o seu contador.
Recusar, cancelar, devolver e manifestar: qual é a diferença?
Muita gente mistura essas palavras. A tabela separa as quatro ações.
| Ação | Quem faz | O que é | A nota continua autorizada? |
|---|---|---|---|
| Manifestar (recusar a nota) | Destinatário | Registra um evento na Sefaz: ciência, confirmação, desconhecimento ou operação não realizada | Sim |
| Cancelar | Emitente | Evento que anula a nota. Só vale dentro do prazo do estado, e a regra varia por UF | Não, passa a cancelada |
| Devolver | Quem recebeu a mercadoria, ou o emitente, conforme o caso | Documento fiscal que desfaz a venda depois que a nota já valeu | Sim. A devolução é outro documento |
| Recusar a mercadoria na entrega | Cliente, na porta | Ato físico: a mercadoria volta. Por si só, não mexe na nota | Sim, até alguém tratar a nota |
Três erros comuns:
- O destinatário não cancela a NF-e. Só o emitente cancela.
- “Recusar a nota” não cancela a venda. A manifestação só registra a posição do destinatário. Estoque, boleto e imposto você ajusta por fora.
- Não manifestar não cancela nem anula a nota. Ela continua autorizada. As consequências variam por estado e por regime, então confirme com o contador. O risco real é deixar passar uma nota indevida, que pode ser fraude ou crédito de imposto errado.
Os eventos da Manifestação do Destinatário
A Manifestação do Destinatário vale para a NF-e. São quatro eventos, cada um com seu código oficial.
| Evento | Código | Quando usar |
|---|---|---|
| Confirmação da Operação | 210200 | A compra existe e a mercadoria chegou como esperado |
| Ciência da Operação | 210210 | Você sabe que a nota existe, mas ainda não confirma |
| Desconhecimento da Operação | 210220 | Você não reconhece a nota emitida contra o seu CNPJ |
| Operação não Realizada | 210240 | A compra existiu, mas a operação não se concluiu. Exemplos: mercadoria devolvida na entrega, pedido desfeito |
Regras que valem na prática:
- Quem recebe a nota pode registrar o evento. Confirmação e Ciência não pedem justificativa.
- Operação não Realizada pede justificativa, de 15 a 255 caracteres. Para o Desconhecimento, confira no manual vigente se a justificativa é pedida.
- O prazo costuma ser contado a partir da autorização da nota. A referência usual é de 180 dias. Confirme no portal da Sefaz e com o contador.
- Os eventos têm uma ordem. Depois de um evento definitivo, não dá para trocar por outro. Pense antes de registrar.
- Se o destinatário já confirmou a operação, a Sefaz barra o cancelamento da nota.
- É preciso certificado digital da empresa destinatária para registrar o evento. Veja como funciona o certificado digital para nota fiscal.
A NFC-e (cupom do consumidor) segue outra regra e não usa a manifestação do mesmo jeito. Para entender a diferença entre os documentos, leia cupom fiscal e nota fiscal: diferença. A NFS-e (nota de serviço) depende do município. Confirme na prefeitura e com o contador.
Problemas comuns do lojista e como resolver
1. “O cliente recusou a mercadoria e a nota já saiu.”
Decida pelo prazo.
- Dentro do prazo de cancelamento do seu estado e sem confirmação do destinatário, o contador pode orientar o cancelamento.
- Passou o prazo, ou o destinatário já confirmou? Normalmente entra um documento de devolução ou de entrada, com o CFOP que o contador indicar.
2. “O estoque ficou errado.”
A nota saiu e a mercadoria voltou. Se ninguém lançar a volta, o saldo do sistema continua baixo. Confira o saldo por loja no controle de estoque. Se precisar, ajuste pelo inventário.
3. “O boleto e a cobrança continuam abertos.”
Cancelar ou devolver a nota não encerra sozinho o título a receber. Confira o contas a receber e a cobrança automática, para o cliente não receber cobrança de uma venda desfeita.
4. “Perdi o prazo de cancelamento.”
Cada estado tem o seu prazo. Confirme no portal da Sefaz do seu estado e anote para a equipe. Depois do prazo, o caminho costuma ser a devolução. Alguns estados aceitam cancelamento fora do prazo, mas isso depende da UF. Pergunte ao contador.
5. “Apareceu uma nota no meu CNPJ que eu não conheço.”
Não ignore. Consulte a nota pela chave de acesso (44 dígitos) e avise o contador. Se for indevida, o caminho é o evento de Desconhecimento da Operação. Com a busca de notas emitidas contra o CNPJ (manifesto), o ERPPro mostra essas notas sem depender de aviso do fornecedor.
6. “O fornecedor emitiu nota com erro.”
Recusar nem sempre é o melhor caminho. A Carta de Correção (CC-e) corrige alguns dados, mas não corrige valores, impostos, quantidades nem dados do destinatário. Se o erro está fora do que a CC-e permite, o fornecedor cancela (se der tempo) ou emite uma nota nova. Peça ao contador para confirmar.
7. “Errei o CFOP na devolução.”
O CFOP de entrada depende do caso, da origem e do regime da empresa. Veja a seção de CFOP abaixo. Em caso de dúvida, o contador define antes de você emitir.
8. “Não sei se o certificado digital está valendo.”
Sem certificado digital válido, você não registra evento nem emite nota. Confira a validade antes que a urgência apareça. Saiba mais sobre certificado digital.
O que fazer em cada cenário
Você é o destinatário (recebeu a nota):
- A nota é de um fornecedor que você conhece e a mercadoria chegou certa? Confirme a operação (210200). Se ainda não decidiu, dê ciência (210210).
- Você não reconhece a nota e nunca comprou? Registre Desconhecimento da Operação (210220) e avise o contador.
- Você comprou, mas a operação não se concluiu (mercadoria devolvida ao motorista, pedido desfeito)? Registre Operação não Realizada (210240) com justificativa clara. Combine com o fornecedor o tratamento da nota.
- Os dados da nota estão errados, mas a compra existe? Peça ao fornecedor uma CC-e ou uma nota nova. Fale com o contador antes de recusar.
Você é o emitente (o cliente recusou):
- A mercadoria voltou ou não saiu da sua loja? Veja se está dentro do prazo de cancelamento do seu estado.
- Dentro do prazo e sem confirmação do destinatário? Pergunte ao contador sobre cancelar a NF-e.
- Fora do prazo ou já confirmada? Peça ao contador o documento e o CFOP corretos (devolução, entrada de mercadoria recusada ou outro, conforme o caso).
- Em qualquer caso, ajuste o estoque e o financeiro.
CFOP na devolução: o que dizem as descrições oficiais
Não existe um CFOP único para “recusa”. Ele muda conforme a operação, a origem da mercadoria e o regime. Estas são descrições da tabela oficial de CFOP que o contador costuma avaliar nesses casos.
| CFOP | Descrição resumida | Quando costuma ser avaliado |
|---|---|---|
| 1.201 | Devolução de venda de produção do estabelecimento | Devolução de produto fabricado pela empresa, dentro do estado |
| 1.202 | Devolução de venda de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros | Devolução de mercadoria que a loja comprou para revender, dentro do estado |
| 2.201 | Devolução de venda de produção do estabelecimento | O mesmo caso, em operação com outro estado |
| 2.202 | Devolução de venda de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros | O mesmo caso, em operação com outro estado |
Existem outros CFOPs para retorno de mercadoria não entregue, ICMS-ST e outras situações. A escolha do CFOP e do CST/CSOSN, e a conta de crédito de ICMS, PIS e COFINS, dependem do estado e do regime. Quem define é o contador. Para ver como o CFOP aparece em uma nota de venda comum, leia sobre o CFOP 5102.
Rejeições comuns e o que fazer
Os códigos exatos mudam conforme a versão do manual. Por isso, a tabela descreve o sentido de cada mensagem.
| Mensagem (sentido) | Causa provável | O que fazer |
|---|---|---|
| Evento fora do prazo | Passou o prazo para aquele tipo de evento | Fale com o contador. Pode haver outro caminho, como a devolução |
| Evento duplicado | O mesmo evento já foi registrado | Consulte a nota pela chave e veja os eventos |
| Chave não encontrada | Chave digitada errada ou nota de outro ambiente | Confira os 44 dígitos e o ambiente |
| Certificado não pertence ao destinatário | Certificado de outra empresa | Use o certificado do CNPJ destinatário |
| Cancelamento barrado após confirmação | O destinatário já confirmou a operação | Trate com devolução e confirme com o contador |
Reforma Tributária: IBS e CBS
A Reforma Tributária traz o IBS e a CBS para as notas. No ERPPro, os campos desses tributos aparecem na nota e no cupom, ligados na configuração de tributação. Regras novas de eventos e de crédito podem surgir por notas técnicas, então não assuma que a recusa funcionará do mesmo jeito para sempre. Acompanhe com o seu contador. Leia mais sobre IBS e CBS e sobre a reforma tributária.
Como o ERPPro ajuda
O ERPPro é um sistema na nuvem, com suporte humano e acesso remoto, feito por uma empresa fundada em 1998 e com mais de 8.000 clientes ativos. Estes recursos ajudam nos dois lados da recusa.
Se você emite a nota:
- Emite NF-e (venda por pedido, para empresa, para outro estado), com DANFE, cancelamento e CC-e. Conheça o emissor de nota fiscal e o DANFE.
- Cadastro do produto com NCM, CEST, CFOP e CST/CSOSN. O CFOP vem do produto ou da natureza de operação, quando ela está marcada para sobrescrever.
- Estoque por loja, estoque mínimo e inventário, para acertar o saldo quando a mercadoria volta.
- Contas a receber, boleto e retorno bancário, para encerrar o que ficou aberto.
- Trocas e vale-troca no Caixa Ágil, para o que acontece no balcão. Veja trocas e devoluções.
Se você recebe a nota:
- Busca das notas emitidas contra o seu CNPJ (manifesto). Você vê notas que não conhecia.
- Entrada da nota do fornecedor por XML, com estoque e contas a pagar. Veja a entrada de nota fiscal automática.
Um ponto importante: o ERPPro não decide o CFOP nem o imposto por você, e não substitui o contador. Para registrar o evento de desconhecimento ou de operação não realizada, use o portal da Sefaz com o certificado digital da empresa. O contador pode ajudar. Se quiser saber se o seu plano permite fazer esse registro dentro do sistema, pergunte ao suporte.
Passo a passo: o cliente recusou a mercadoria e a nota já saiu
Exemplo: você vendeu por pedido, emitiu a NF-e e a transportadora voltou com a caixa fechada. Siga esta ordem.
- Anote a data e a hora da emissão da NF-e. Elas aparecem no DANFE e na tela da nota.
- Veja se o prazo de cancelamento do seu estado ainda vale. Consulte o portal da Sefaz e pergunte ao contador. O prazo varia por UF.
- Pergunte ao contador o caminho: cancelar, ou emitir documento de devolução ou de entrada, com o CFOP e o CST/CSOSN que ele indicar.
- Dentro do prazo e sem confirmação do cliente: cancele a NF-e pela tela da nota, com uma justificativa clara.
- Fora do prazo ou já confirmada: emita o documento indicado pelo contador. Se tiver dúvida sobre como emitir esse tipo de nota no seu plano, fale com o suporte.
- Acerte o estoque. Abra o controle de estoque, confira o saldo da loja e ajuste a quantidade que voltou.
- Encerre o financeiro. No contas a receber, trate o título e o boleto da venda desfeita.
- Guarde o XML, o DANFE e o protocolo do cancelamento ou da devolução, e envie ao contador.
Se você é o destinatário e a nota é desconhecida:
- Abra a busca de notas emitidas contra o seu CNPJ e localize a nota.
- Confira a chave de acesso (44 dígitos), o emitente e o valor.
- Avise o contador.
- Registre o evento indicado (desconhecimento ou operação não realizada) no portal da Sefaz, com o certificado digital da empresa.
- Guarde o protocolo do evento.
O que conferir antes de escolher um sistema para lidar com recusa e devolução
- Emite NF-e e faz o cancelamento sem sair do sistema?
- Mostra as notas emitidas contra o seu CNPJ?
- Permite CFOP por produto ou por natureza de operação?
- O estoque por loja é fácil de ajustar quando a mercadoria volta?
- O contas a receber e o boleto acompanham a venda desfeita?
- Importa o XML do fornecedor para estoque e contas a pagar?
- Tem suporte humano quando o prazo aperta?
- Dá para testar antes? No ERPPro, o teste grátis dura 7 dias.
- O seu contador aprova o fluxo, de acordo com o seu regime e o seu estado?
Para emitir, cancelar e acompanhar as suas notas em um só lugar, teste o ERPPro.
Perguntas frequentes
O que significa recusar uma NF-e?
Na linguagem do dia a dia, é registrar na Sefaz que você não reconhece a nota (Desconhecimento da Operação) ou que a operação não aconteceu (Operação não Realizada). A expressão também é usada quando o cliente recusa a mercadoria na entrega.
Recusar NF-e cancela a nota?
Não. O evento de manifestação do destinatário não cancela a NF-e. Só o emitente cancela, dentro do prazo da regra do estado.
Qual a diferença entre recusar, cancelar e devolver a nota?
Recusar (manifestar) é a posição do destinatário. Cancelar é um evento do emitente, com prazo. Devolver é um documento fiscal novo, usado para desfazer a venda quando já não dá para cancelar. A tabela no início da página resume as quatro ações.
Qual o prazo para recusar uma NF-e?
A referência usual é de 180 dias a partir da autorização da nota, conforme a Nota Técnica da Manifestação do Destinatário. Confirme no portal da Sefaz e com o seu contador, porque as regras podem mudar.
Quando usar Desconhecimento da Operação e quando usar Operação não Realizada?
Use Desconhecimento (210220) quando você não reconhece a compra, como uma nota emitida contra o seu CNPJ sem você ter comprado. Use Operação não Realizada (210240) quando a compra existiu, mas a operação não se concluiu.
Preciso de certificado digital para recusar uma NF-e?
Sim. Para registrar o evento, é preciso o certificado digital da empresa destinatária. Veja mais em certificado digital.
Posso desfazer ou trocar uma manifestação depois de registrar?
Em geral, não. Os eventos seguem uma ordem, e um evento definitivo não é trocado por outro. Pense antes de registrar e confirme as regras vigentes com o contador.
O cliente recusou a mercadoria. Posso cancelar a nota?
Só se estiver dentro do prazo de cancelamento do seu estado e se o destinatário não tiver confirmado a operação. Fora disso, o contador costuma orientar um documento de devolução ou de entrada.
Qual CFOP usar quando a mercadoria volta?
Depende do caso, da origem da mercadoria, do estado e do regime. As descrições oficiais de 1.201, 1.202, 2.201 e 2.202 estão na seção de CFOP. Quem decide é o contador.
Se eu não me manifestar, a nota vale como aceita?
Não manifestar não cancela nem anula a nota, que continua autorizada. As consequências variam por estado e por regime. Confirme com o seu contador.
A recusa vale para NFC-e e NFS-e?
A Manifestação do Destinatário é da NF-e. A NFC-e tem outro tratamento, e a NFS-e depende do município. Confirme na prefeitura e com o contador.
O ERPPro ajuda quando a mercadoria volta?
Sim. O ERPPro emite NF-e, cancela e emite CC-e. Também ajusta o estoque por loja, trata contas a receber e boleto, e mostra as notas emitidas contra o seu CNPJ.