Resposta rápida
Para emitir nota fiscal você precisa de CNPJ, certificado digital e cadastro de produtos e clientes. Quando for o caso, também precisa de inscrição estadual ou municipal. Para NFC-e no caixa, falta ainda o CSC. Use NF-e para vender produtos para empresas, NFS-e para serviços e NFC-e para o consumidor no balcão. No ERPPro você emite os três tipos no mesmo sistema. Dúvidas de CFOP, NCM e impostos devem ser confirmadas com o seu contador. Se a sua loja fica em Rondônia, veja também como funciona a nota fiscal de Porto Velho para quem começa agora. Se a SEFAZ recusar a nota, o problema pode ser uma falha de schema XML, e vale conferir isso antes de tudo.
Qual nota usar em cada situação
- NF-e (produto): venda para empresa, venda para outro estado, envio com transportadora e pedidos em que você precisa do DANFE e do XML.
- NFS-e (serviço): prestação de serviços. As regras e os campos variam conforme o município. Em geral, exige inscrição municipal.
- NFC-e (consumidor final): venda no balcão, com QR Code. Exige o CSC, que é gerado na SEFAZ do seu estado.
Quer entender melhor a diferença? Leia o artigo sobre a diferença entre cupom fiscal e nota fiscal. Para saber como é o documento impresso da NF-e, veja a página do DANFE.
O que você precisa para começar
- CNPJ ativo e endereço fiscal.
- Inscrição estadual (NF-e e NFC-e) e/ou inscrição municipal (NFS-e), conforme o seu caso.
- Certificado digital válido. Veja como funciona em certificado digital para nota fiscal.
- Produtos cadastrados com NCM, CEST (quando se aplica), CFOP e CST/CSOSN. Se tiver dúvida sobre o código do produto, leia o artigo sobre NCM.
- Para NFC-e: CSC ativo e uma impressora de cupom. Confira a impressora para cupom fiscal NFC-e.
- Um bom computador e internet para PDV, porque a NFC-e só é autorizada com internet.
Dúvidas comuns do lojista
“Qual nota eu uso?” Veja o resumo acima. No ERPPro, cada tipo de documento tem o seu próprio caminho: caixa para NFC-e, pedido para NF-e.
“Tenho medo de errar CFOP ou NCM.” Cadastre cada produto com seus dados fiscais antes de vender. Na dúvida, confirme com o seu contador.
“E se a internet cair no caixa?” O Caixa Ágil continua vendendo sem internet. Mas a NFC-e sem internet ainda não existe no ERPPro: ela só é autorizada com a conexão ativa. Por isso, é bom ter uma internet de reserva na loja. Para entender melhor, veja o programa emissor de cupom fiscal.
“Preciso corrigir ou cancelar uma nota.” O ERPPro tem cancelamento e carta de correção (CC-e). Os prazos variam conforme o estado e o município, então confirme com o contador.
“Como a contabilidade recebe as notas?” O ERPPro envia e-mail automático para a contabilidade. Combine com ela como prefere receber e conferir os XMLs.
Passo a passo: emitir NFC-e no Caixa Ágil
- Confira se o CNPJ, a inscrição estadual, o certificado digital e o CSC estão configurados.
- Abra o caixa no Caixa Ágil.
- Passe os produtos no leitor de código de barras ou busque pelo nome.
- Se quiser, escolha o cliente e o vendedor da venda.
- Escolha a forma de pagamento: dinheiro, PIX, cartão ou outras. Você também pode dividir o pagamento em mais de uma forma.
- Confirme a venda e emita a NFC-e.
- Imprima o cupom ou envie o comprovante da NFC-e pelo WhatsApp.
Conheça mais o sistema PDV do ERPPro.
Passo a passo: emitir NF-e de venda por pedido
- Confira o cadastro do cliente (CNPJ e inscrição estadual) e o dos produtos (NCM, CFOP e CST/CSOSN).
- Crie um orçamento e transforme em pedido de venda.
- A partir do pedido, emita a NF-e.
- Revise impostos e frete. Em casos específicos, confirme com o contador.
- Transmita para a SEFAZ. Depois de autorizada, o DANFE fica disponível.
- Se precisar corrigir um dado permitido, emita uma CC-e. Para desfazer a operação, faça o cancelamento dentro do prazo do seu estado.
O que conferir antes de escolher um sistema emissor
- Emite NF-e, NFC-e e NFS-e (conforme o município) no mesmo sistema.
- Tem caixa com leitor de código de barras, produto por peso, desconto e pagamento múltiplo.
- Tem cancelamento, CC-e e DANFE.
- Dá entrada na nota do fornecedor pelo XML, ajustando estoque e contas a pagar. Veja a entrada de nota fiscal automática.
- Já tem campos de IBS e CBS na nota e no cupom, para a transição tributária.
- Oferece suporte humano e acesso remoto.
O ERPPro faz tudo isso. Desde 1998, são mais de 8.000 clientes ativos. Se você vende produto e serviço, conheça o emissor de nota fiscal do ERPPro.
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Perguntas frequentes
Qual a diferença entre NF-e, NFS-e e NFC-e?
NF-e é para venda de produtos, principalmente para empresas e para outros estados. NFS-e é para serviços e segue as regras do município. NFC-e é o cupom eletrônico do caixa, para o consumidor final.
O que preciso para começar a emitir?
CNPJ, inscrições estadual e/ou municipal conforme o caso, certificado digital e cadastro de clientes e produtos com NCM e CFOP. Para NFC-e, também é preciso o CSC. Em itens fiscais, confirme com o seu contador.
Preciso de certificado digital?
Sim. O certificado digital é usado para assinar as suas notas. Sem ele, não há emissão.
O que é DANFE e o que vai para o cliente?
DANFE é o documento impresso que acompanha a NF-e. Ele ajuda na conferência e no transporte da mercadoria. A validade da nota está no XML.
Posso vender se a internet cair?
Sim, o Caixa Ágil registra a venda sem internet. Porém, a NFC-e só é autorizada com internet ativa. Deixe uma conexão de reserva na loja.
Como cancelar uma nota ou corrigir um dado?
Use o cancelamento dentro do prazo do seu estado ou município. Para ajustes pequenos e permitidos, emita uma CC-e. Em caso de dúvida, fale com o seu contador.
Como emitir nota de devolução?
Use a operação de devolução com o CFOP correto para o seu estado e regime tributário. O contador define o CFOP e o CST/CSOSN que valem para o seu caso.
A NFS-e exige inscrição municipal?
Em geral, sim. A regra é de cada município, então confira na prefeitura e com o seu contador.
Como ficam IBS e CBS com a Reforma Tributária?
O ERPPro já tem campos de IBS e CBS nas notas e no cupom, ligados na configuração de tributação. Para entender o assunto, leia o artigo IBS e CBS.
O ERPPro envia a nota para a contabilidade?
O ERPPro envia e-mail automático para a contabilidade. A NF-e gera DANFE e XML, e vocês combinam a rotina de conferência. O envio da NFC-e por e-mail ao cliente não faz parte do sistema, mas você pode mandar o comprovante pelo WhatsApp.