Resposta rápida
O XML é o arquivo oficial da nota fiscal. Ele é assinado com certificado digital e tem validade jurídica. O DANFE é só a versão para conferir a mercadoria e acompanhar o transporte. No ERPPro, você emite as notas, importa o XML do fornecedor para o estoque e o contas a pagar e busca notas emitidas contra o seu CNPJ.
O que é o XML da nota fiscal e por que ele importa
- É o arquivo eletrônico (extensão.xml) da NF-e, da NFC-e, da NFS-e, do CT-e e do MDF-e. Quando o arquivo é recusado, a causa costuma ser uma falha de schema XML, e veremos como identificá-la e corrigi-la ao emitir NF-e e NFC-e.
- Leva a assinatura digital de quem emitiu a nota e o protocolo de autorização.
- É o documento que vale para auditoria, crédito de impostos e contabilidade.
- O DANFE é só a visualização. Ele não substitui o XML.
Confirme prazos e obrigações com o seu contador. Para emitir suas notas direto do sistema, conheça o emissor de nota fiscal do ERPPro.
Problemas comuns do lojista e como resolver
“Perdi os XMLs das minhas compras.”
No ERPPro, você busca as notas emitidas contra o seu CNPJ (manifesto) e importa os XMLs para o estoque e o contas a pagar. O sistema fica na nuvem. Mesmo assim, guarde uma cópia dos arquivos, conforme a orientação do seu contador.
“Meu fornecedor só me mandou o DANFE.”
Peça o XML. O DANFE serve para conferir a mercadoria, mas os dados fiscais corretos vêm do arquivo XML. Por isso a entrada de nota no ERPPro é feita por XML.
“Erros de CFOP, NCM e CST geram rejeição.”
Mantenha o cadastro do produto completo, com NCM, CEST, CFOP e CST/CSOSN. A regra de tributação de cada operação, estado ou município deve ser confirmada com o seu contador.
“Quero parar de digitar nota de compra.”
Importe o XML do fornecedor. O ERPPro atualiza o estoque e gera o contas a pagar. Veja como funciona a entrada de nota fiscal automática.
“E a Reforma Tributária?”
O ERPPro já tem os campos de IBS e CBS na nota e no cupom, ligados na configuração de tributação. Acompanhe o assunto na página sobre reforma tributária e confirme os parâmetros com o seu contador.
Passo a passo: dar entrada na nota do fornecedor por XML
- Peça ao fornecedor o arquivo.xml da nota. Se ele não enviar, busque a nota emitida contra o seu CNPJ (manifesto).
- No ERPPro, abra a entrada de nota por XML e selecione o arquivo.
- Confira os dados do fornecedor e da nota: série, número e chave de acesso.
- Revise os itens e os impostos lidos do arquivo.
- Confirme se cada produto está certo no cadastro.
- Confira quantidades e custos.
- Salve a entrada. O sistema atualiza o estoque por loja e gera o contas a pagar.
- Para acompanhar as entradas do período, use os relatórios e dashboards.
Em caso de dúvida fiscal, fale com o seu contador.
Guia rápido por documento
- NF-e (venda entre empresas ou para outro estado): o XML traz produtos, impostos e transporte. Guarde o arquivo e use o DANFE para acompanhar a mercadoria.
- NFC-e (venda para consumidor final): gera XML autorizado e um cupom com QR Code. No Caixa Ágil, a emissão funciona quando a loja tem CNPJ, CSC e certificado digital configurados. Conheça o sistema PDV e o programa emissor de cupom fiscal do ERPPro.
- NFS-e (serviços): o layout muda de acordo com a prefeitura. O ERPPro emite NFS-e conforme o município. Guarde o arquivo oficial.
- CT-e e MDF-e (transporte): também têm XML próprio e documentos de visualização específicos. Guarde os arquivos.
O Caixa Ágil vende sem internet, mas a NFC-e sem internet ainda não existe no ERPPro. Para emitir a nota fiscal, é preciso estar conectado.
Diferença entre XML e DANFE
- XML: arquivo oficial, assinado e com protocolo de autorização.
- DANFE: representação visual da nota, para conferência e transporte.
- Para crédito de impostos e auditoria, vale o XML.
O que conferir antes de contratar um sistema que lida com XML
- Emissão de NF-e, NFC-e e NFS-e (conforme o município), com DANFE.
- Entrada por XML do fornecedor, com atualização de estoque e contas a pagar.
- Busca de notas emitidas contra o seu CNPJ (manifesto).
- Cadastro do produto com NCM, CEST, CFOP e CST/CSOSN.
- Campos de IBS e CBS disponíveis para a transição da Reforma Tributária.
- Relatórios para conferir entradas e saídas, junto com o controle de estoque e o financeiro.
- Suporte humano e acesso remoto.
- Compatibilidade com o certificado digital para nota fiscal.
O ERPPro existe desde 1998 e tem mais de 8.000 clientes ativos. Você pode testar tudo por 7 dias, sem compromisso.
Guias relacionados
Perguntas frequentes
O que é o XML da nota fiscal?
É o arquivo eletrônico oficial da nota, assinado com certificado digital e autorizado pela Sefaz. Ele tem validade jurídica. O DANFE é só a visualização. Confirme prazos e guarda com o seu contador.
Posso usar o DANFE no lugar do XML?
Não. O DANFE ajuda na conferência e no transporte da mercadoria. Para auditoria e crédito de impostos, vale o XML.
Quanto tempo devo guardar o XML?
Em geral, o XML deve ser guardado por 5 anos, e em alguns casos por mais tempo. Confirme o prazo com o seu contador.
Como baixar o XML de uma NF-e?
Com o certificado digital, você acessa a consulta autorizada e faz o download. No ERPPro, você pode buscar as notas emitidas contra o seu CNPJ (manifesto) e importar os arquivos.
O fornecedor não enviou o XML. E agora?
Cobre o arquivo. Sem ele, você pode perder crédito de imposto ou ter problemas em uma auditoria. Use no ERPPro a busca de notas emitidas contra o seu CNPJ para recuperar o que estiver disponível.
Como abrir e ler um XML?
Você pode abrir o arquivo no navegador ou ler pelo sistema. No ERPPro, ao importar, os dados fiscais aparecem organizados para conferência.
O que conferir no XML antes de lançar a nota?
Confira CFOP, NCM, CEST, CST/CSOSN, bases e alíquotas dos impostos, totais, transportadora e formas de pagamento. Em caso de dúvida, confirme com o seu contador.
A NFC-e também tem XML?
Sim. A NFC-e gera XML autorizado e um cupom com QR Code. No Caixa Ágil, a emissão funciona quando a loja tem CNPJ, CSC e certificado digital configurados.
E a NFS-e, da nota de serviços?
A NFS-e depende da prefeitura. O ERPPro emite NFS-e conforme o município. Guarde sempre o arquivo oficial.
Como a Reforma Tributária muda o XML?
Entram novos campos de IBS e CBS durante a transição. O ERPPro já tem esses campos na nota e no cupom, ligados na configuração de tributação. Ajuste as regras com o seu contador.
Posso ligar o XML ao estoque e ao financeiro?
Sim. No ERPPro, a entrada por XML atualiza o estoque por loja e gera o contas a pagar.