Resposta rápida
Vendas externas são as vendas feitas fora do balcão. O vendedor visita o cliente, ou atende por telefone e WhatsApp, e tira o pedido. O resultado depende da parte interna da loja: preço certo, estoque certo, nota certa e comissão certa. No ERPPro você organiza tudo isso com pré-venda, orçamento que vira venda, lista de preços, NF-e e comissão de vendedores. Quando o cliente pede abatimento na hora da negociação, saber como calcular desconto de porcentagem evita erro no valor que vai para a nota. Se a venda também começa na vitrine ou na gôndola, vale entender o que é merchandising e como arrumar o produto para chamar atenção. Se a sua loja também faz promoções para fidelizar quem já compra, vale planejar uma semana do cliente sem perder margem. Quem vende mais em certas épocas do ano também precisa entender a sazonalidade, para não deixar faltar produto nem encalhar mercadoria.
O que são vendas externas
Vendas externas acontecem fora do balcão. Alguns exemplos:
- O vendedor visita a loja do cliente e anota o pedido.
- O vendedor entrega na hora, direto do veículo.
- O vendedor atende por telefone ou WhatsApp e manda o pedido para a loja.
- O cliente escolhe os produtos num catálogo e envia o pedido. Para saber se cada venda realmente deu lucro, também é preciso calcular o custo dos produtos vendidos.
Venda interna é a que acontece dentro da loja, no caixa. As duas podem existir juntas. A mesma loja pode ter balcão, vendedor na rua e pedido pelo celular.
Venda externa serve para loja pequena?
Serve. Basta ter uma pessoa vendendo fora do balcão. Pode ser o dono, um vendedor ou um representante. O cuidado é o mesmo em qualquer tamanho: o pedido não pode se perder, o preço não pode sair errado e a nota precisa sair certa.
Pré-venda ou pronta entrega: qual modelo usar?
| Pré-venda | Pronta entrega | |
|---|---|---|
| Como é | O vendedor tira o pedido. A entrega e a nota vêm depois. | O vendedor entrega na hora. |
| Estoque | Confira a quantidade antes de confirmar o pedido. | O vendedor leva o produto consigo. |
| Nota fiscal | Normalmente NF-e do pedido. Confirme com o seu contador. | Depende do caso. Confirme com o seu contador. |
| Bom para | Quem entrega depois, em rota ou por transportadora. | Quem vende e entrega no mesmo momento. |
Aqui o foco é a pré-venda: o pedido nasce fora da loja e vira venda na parte interna. Se você trabalha com pronta entrega e veículo carregado, converse antes com a nossa equipe sobre o seu caso. Para entender melhor esse controle, vale saber o que é faturamento: o total que entra com as vendas, antes de descontar os custos.
Problemas comuns nas vendas externas e como resolver
Pedido anotado em papel ou no WhatsApp, com erro de digitação
- Registre o pedido no sistema, com cliente e vendedor.
- O orçamento vira venda sem digitar tudo de novo.
Preço errado ou desconto sem controle
- Use a tabela de preços com início e fim, arredondamento e piso sobre o custo.
- Assim, os preços de atacado, de varejo e de promoção ficam separados.
Vender produto que não tem no estoque
- Mantenha o controle de estoque por loja, com estoque mínimo.
- Confira o estoque antes de confirmar o pedido.
Nota fiscal complicada
- O sistema emite NF-e de venda por pedido, para empresa e para outro estado. Para lojistas que vendem também fora do balcão, conheça o ERP para lojas do ERPPro e veja como centralizar esse fluxo.
- Os campos fiscais ficam no cadastro do produto: NCM, CEST, CFOP e CST/CSOSN.
- Conheça o emissor de nota fiscal do ERPPro.
- Cada caso fiscal é diferente. Confirme com o seu contador.
Comissão calculada à mão, com briga no fim do mês
- Use a comissão de vendedores do sistema.
- O vendedor fica ligado a cada venda.
Cliente que não paga
- Cadastre o cliente com histórico.
- Use o crediário próprio com limite, parcelas e carnê.
- Use a cobrança automática com régua pelo WhatsApp.
- Concilie os pagamentos com o retorno bancário.
Dados soltos em planilha, papel e WhatsApp
- Concentre vendas, estoque e financeiro num só sistema.
- Acompanhe os números nos relatórios de vendas.
- O Painel do Dono mostra no celular as vendas do dia e os alertas.
Vendedor que leva a carteira de clientes embora
- Mantenha o cadastro de clientes, com histórico, dentro da empresa e não só no celular do vendedor.
Passo a passo: uma venda externa no ERPPro
Exemplo: o vendedor visitou um cliente e fechou um pedido para entregar depois.
- Cadastre o cliente. Preencha os dados que você usa na venda.
- Confira a lista de preços. Veja se o cliente usa atacado, varejo ou a promoção do período.
- Registre o pedido. Crie um orçamento ou uma pré-venda. Escolha o cliente e o vendedor e adicione os produtos.
- Confira o estoque. Veja se há quantidade para atender o pedido.
- Confirme o pedido. O orçamento vira venda, sem digitar de novo.
- Defina o pagamento. Escolha dinheiro, PIX, cartão, boleto ou crediário.
- Emita a nota. Emita a NF-e do pedido. Se a venda passar pelo caixa, a NFC-e sai ali, desde que a loja tenha CNPJ, CSC e certificado digital configurados. Em caso de dúvida, confirme com o seu contador.
- Receba e cobre. Acompanhe as contas a receber. A cobrança automática avisa o cliente que atrasa.
- Feche o mês. Veja a comissão do vendedor e os relatórios de vendas.
O que conferir antes de contratar um sistema para vendas externas
- O pedido vira venda sem digitar de novo?
- O vendedor fica registrado em cada venda?
- Tem lista de preços com período, arredondamento e piso sobre o custo?
- Emite NF-e para empresa e para outro estado?
- Tem estoque por loja, com estoque mínimo?
- A comissão de vendedores está no próprio sistema?
- Tem crediário, boleto, retorno bancário e cobrança automática?
- No catálogo digital, o pedido do cliente chega na loja?
- Você enxerga os números no celular?
- Funciona na nuvem, com suporte humano e acesso remoto?
- Tem teste grátis para você conferir na prática?
- O plano que você precisa inclui o que você vai usar? Veja a página de planos e preços.
Recursos do ERPPro para vendas externas
O ERPPro é um sistema na nuvem. A empresa existe desde 1998 e tem mais de 8.000 clientes ativos. O suporte é humano, com acesso remoto. Para vendas externas, estes recursos ajudam: Se o seu representante também atende compradores que levam grandes quantidades, o próximo passo é entender como funcionam as vendas B2B.
- Pré-venda e orçamento: o pedido vira venda quando você confirma.
- Catálogo digital: o cliente escolhe os produtos e o pedido chega na loja como orçamento. Veja o catálogo digital.
- Listas de preço: atacado, varejo e promoção, com período e piso sobre o custo.
- Caixa Ágil: quando o cliente também compra no balcão, o caixa tem leitor de código de barras, pagamento múltiplo, troca e crediário. Para vendas com cartão, vale entender como a maquininha TEF conversa com o caixa e em que momento esse investimento realmente compensa.
- Fiscal: NF-e, NFC-e e DANFE.
- Vendedor e comissão: o vendedor fica registrado na venda e a comissão é calculada pelo sistema.
- Financeiro: contas a receber, boleto, retorno bancário e cobrança automática.
- Painel do Dono: vendas do dia e alertas, no celular.
Perguntas frequentes
O que são vendas externas?
São as vendas feitas fora do balcão da loja. O vendedor visita o cliente, atende por telefone ou WhatsApp, ou recebe o pedido por catálogo.
Qual a diferença entre venda externa e venda interna?
A venda interna acontece dentro da loja, no caixa. A externa acontece no cliente ou à distância. O pedido da venda externa precisa chegar certo à parte interna da loja.
Venda externa serve para loja pequena?
Serve. Basta ter alguém vendendo fora do balcão, seja o dono, um vendedor ou um representante. O cuidado com pedido, preço e nota é o mesmo em qualquer tamanho de loja.
Qual a diferença entre pré-venda e pronta entrega?
Na pré-venda, o vendedor tira o pedido e a entrega vem depois. Na pronta entrega, o vendedor entrega na hora. Cada modelo tem regra fiscal própria, então confirme com o seu contador.
O pedido feito fora da loja já é uma venda?
Depende do caso. No ERPPro, o orçamento ou a pré-venda vira venda quando você confirma. Para saber quando faturar e emitir a nota, confirme com o seu contador. Quando a venda é a prazo, outro documento entra em cena: a duplicata, que organiza as parcelas e os vencimentos de cada cliente.
Que nota fiscal emitir numa venda externa?
Em geral, a NF-e para venda por pedido, para empresa ou para outro estado. A NFC-e é a nota do consumidor final emitida no caixa. O caso certo depende da sua operação, então confirme com o seu contador.
Dá para emitir nota sem internet?
A venda no Caixa Ágil funciona sem internet. A emissão da NFC-e sem internet ainda não existe no ERPPro. Veja como funciona o PDV offline.
Como controlar desconto e preço do vendedor?
Use lista de preços com período, arredondamento e piso sobre o custo. Cada preço fica definido no sistema, e não na cabeça de cada vendedor.
Como calcular a comissão do vendedor?
O vendedor fica registrado em cada venda, e o sistema calcula a comissão de vendedores. As regras para representante ou funcionário seguem a lei. Confirme os detalhes com o seu contador.
O ERPPro mostra o vendedor no mapa ou controla a rota?
Não. O ERPPro não tem mapa em tempo real, rota nem registro de visita do vendedor. Se isso é essencial para você, fale com a nossa equipe e use o teste grátis para conferir o restante.
Como cobrar o cliente que compra a prazo?
Cadastre o cliente com histórico e limite. Use crediário, boleto e retorno bancário, e a cobrança automática pelo WhatsApp avisa quem atrasa.
Quanto custa e tem teste grátis?
O teste grátis dura 7 dias. Os valores aparecem apenas na página de planos e preços.