Resposta rápida
Duplicata é um título de crédito que o vendedor emite a partir de uma venda a prazo. Ela registra quanto o cliente deve e quando deve pagar. Não é boleto, não é nota fiscal e não é cheque. Para o dono de loja, o mais importante é controlar cada parcela a receber: valor, vencimento, cobrança e baixa. Quando as vendas a prazo se concentram em datas como o fim do ano, vale entender como a sazonalidade afeta o fluxo de recebimentos.
As regras de duplicata mudam e dependem do caso. Confirme com o seu contador ou com um advogado antes de agir.
O que é duplicata, em palavras simples
Você vende uma mercadoria ou presta um serviço e o cliente paga depois. A duplicata é o documento que representa essa dívida.
- Sacador: quem vende e emite a duplicata (você).
- Sacado: quem compra e deve pagar (seu cliente).
A duplicata nasce de uma venda real. Por isso ela é chamada de título “causal”: precisa ter uma venda ou um serviço por trás. Sem venda por trás, vira “duplicata fria”. Isso é irregular e traz problemas sérios.
A regra geral vem da Lei das Duplicatas (Lei 5.474, de 1968). Para saber como ela vale no seu caso, fale com o seu contador.
Duplicata, boleto, nota fiscal, fatura e cheque: qual a diferença?
| Documento | O que é | Para que serve |
|---|---|---|
| Nota fiscal | Documento fiscal da venda | Prova a operação e cumpre a obrigação com o fisco |
| Fatura | Soma das vendas do período, com valor e vencimento | Agrupa o que o cliente deve |
| Duplicata | Título de crédito ligado à venda a prazo | Representa a dívida de cada parcela |
| Boleto | Meio de cobrança emitido por banco | Facilita o cliente pagar e o banco avisar que pagou |
| Cheque | Ordem de pagamento à vista | Paga na hora da apresentação |
Resumindo: a nota fiscal prova a venda, a duplicata representa a dívida e o boleto é o jeito de cobrar.
Para entender melhor a nota, leia sobre o emissor de nota fiscal e sobre o DANFE.
Tipos de duplicata
- Mercantil: nasce da venda de mercadoria a prazo.
- De serviço: nasce de um serviço prestado.
- Em papel: o modelo antigo, impresso.
- Escritural (eletrônica): registrada em sistema autorizado. Foi criada pela Lei 13.775, de 2018. Para controlar essas informações sem planilhas, muitos lojistas recorrem a um sistema de gestão ERP que integra faturamento, estoque e financeiro.
A duplicata escritural tem regras próprias, com entidades registradoras autorizadas pelo Banco Central. Saber se ela vale para a sua empresa e o que fazer depende do seu caso. Pergunte ao seu contador e ao seu banco.
O que a duplicata precisa ter
Segundo a Lei das Duplicatas, ela traz, entre outros itens:
- A palavra “duplicata” e o número de ordem.
- A data de emissão.
- O número da fatura.
- A data do vencimento.
- Nome e endereço de quem vende e de quem compra.
- O valor a pagar.
- A praça de pagamento.
- A cláusula “à ordem”.
Ela também tem um campo para o aceite do comprador. Confirme a lista completa e os detalhes com o seu contador.
As dores do lojista com venda a prazo (e como resolver)
| Dor | Como resolver |
|---|---|
| Confundir boleto, fatura, nota e duplicata | Use a tabela acima. Cada documento tem um papel |
| Cliente nega que recebeu ou que deve | Guarde a nota fiscal e o comprovante de entrega. Peça o aceite |
| Digitar parcela em planilha e errar valor ou data | Lance as parcelas em contas a receber, dentro do sistema de gestão |
| Não saber quem pagou | Use o retorno bancário para dar baixa pelo pagamento do boleto |
| Esquecer de cobrar | Use a cobrança automática com régua por WhatsApp |
| Vender a prazo a quem não paga | Defina limite e acompanhe o histórico do cliente. Veja o crediário próprio |
| Caixa apertado | Acompanhe o fluxo de caixa e as parcelas dos próximos dias |
| Medo de mudança de lei | Pergunte ao seu contador o que vale para a sua empresa |
Aceite: o cliente concorda com a dívida
Aceite é o “de acordo” do comprador. Ele pode ser:
- Expresso: o cliente assina ou confirma.
- Presumido: a lei trata como aceita em certos casos, por exemplo quando há comprovante de entrega e não houve recusa no prazo legal.
O cliente só pode recusar em situações previstas em lei, como mercadoria não entregue, defeito ou valor errado. Por isso, guarde o comprovante de entrega. Ele ajuda se houver disputa.
Vencimento, cobrança e protesto
Veja a linha do tempo, de forma simples:
- Venda e entrega. Emita a nota fiscal e guarde o comprovante.
- Envio da cobrança. Uma regra comum é enviar a duplicata ao cliente em até 30 dias da emissão. Confirme com o seu contador.
- Vencimento. Cobre por boleto, WhatsApp ou outro meio.
- Atraso. Faça contato e negocie. Se a dívida segue em aberto, avalie o protesto.
- Protesto. É feito no cartório de protestos e tem custas. Confirme valores e documentos no cartório da sua cidade.
- Pagou. Dê baixa no sistema. Se houve protesto, o cancelamento é pedido no cartório.
O prazo para cobrar na Justiça acaba (é a chamada prescrição). Para a duplicata, a regra geral é de 3 anos contra o comprador, contados do vencimento. Confirme com o seu contador ou advogado.
Antecipar duplicata: vale a pena?
Algumas lojas vendem a duplicata a um banco ou a uma empresa de crédito para receber antes. Isso se chama desconto ou antecipação. Você recebe menos do que o valor da parcela.
Exemplo fictício, só para ver a conta: uma parcela de R$ 300,00 com desconto de 3% vira R$ 291,00 na sua mão. Cada instituição cobra de um jeito. Antes de decidir, peça a conta completa por escrito, com todas as taxas e impostos.
Como o ERPPro ajuda no controle da venda a prazo
O ERPPro é um sistema na nuvem, com suporte humano e acesso remoto. Ele ajuda a controlar cada parcela da venda a prazo:
- Nota fiscal: NF-e (venda por pedido, para empresa e para outro estado), NFC-e, NFS-e (conforme o município) e DANFE.
- Financeiro: contas a pagar e a receber, fluxo de caixa, DRE e relatórios.
- Boleto e retorno bancário para baixar o que foi pago.
- Cobrança automática com régua por WhatsApp.
- Crediário próprio: limite, parcelas e carnê, inclusive na venda feita no Caixa Ágil.
- Painel do dono no celular, com vendas do dia e alertas.
- Entrada da nota do fornecedor por XML: estoque e contas a pagar de uma vez.
Um aviso importante: o ERPPro controla as parcelas a receber, mas não emite duplicata escritural nem a envia a uma entidade registradora. Se você precisa disso, fale com o seu contador e com o seu banco.
Passo a passo: venda a prazo de R$ 900,00 em 3 parcelas
Exemplo: sua loja vende R$ 900,00 para uma empresa, em 3 parcelas de R$ 300,00, a 30, 60 e 90 dias.
- Cadastre o cliente. Confira CNPJ e endereço. O histórico fica no cadastro.
- Monte a venda. Faça o pedido de venda ou o orçamento e transforme em venda.
- Lance as parcelas em contas a receber. Informe as 3 parcelas, com valor e vencimento de cada uma.
- Emita a NF-e. Emita pelo sistema. Se tiver dúvida sobre o que preencher, confirme com o seu contador.
- Gere o boleto de cada parcela, se for cobrar por boleto.
- Guarde o comprovante de entrega. É a sua prova se o cliente negar o recebimento.
- Deixe a cobrança automática avisar. A régua por WhatsApp lembra o cliente antes e depois do vencimento.
- Dê baixa. Quando o banco devolver o pagamento, o retorno bancário baixa a parcela. Se o cliente pagar de outro jeito, faça a baixa manualmente.
- Acompanhe. Veja o fluxo de caixa, o que está a vencer e o que está vencido em relatórios e dashboards.
O que conferir antes de contratar um sistema para venda a prazo
- Ele emite NF-e, NFC-e e NFS-e e imprime o DANFE?
- Controla contas a receber por parcela, com vencimento?
- Gera boleto e dá baixa pelo retorno do banco?
- Tem cobrança automática por WhatsApp?
- Trabalha com crediário, limite e carnê?
- Mostra fluxo de caixa e relatórios?
- Você acompanha as vendas pelo celular?
- Tem suporte humano e acesso remoto?
- Você pode testar antes de pagar?
Veja os planos e preços e as funcionalidades. Para vender com cupom fiscal no balcão, conheça o programa emissor de cupom fiscal.
Erros comuns com duplicata
- Emitir sem venda real (duplicata fria).
- Não guardar o comprovante de entrega.
- Errar valor, vencimento ou CNPJ.
- Não dar baixa e cobrar quem já pagou.
- Deixar a cobrança para “depois”.
- Antecipar sem pedir a conta completa.
- Não falar com o contador sobre as regras da duplicata escritural.
Perguntas frequentes
O que é duplicata?
É um título de crédito emitido pelo vendedor a partir de uma venda a prazo. Ela registra quanto o comprador deve e quando deve pagar.
Duplicata é a mesma coisa que boleto?
Não. A duplicata representa a dívida. O boleto é um meio de cobrança emitido por banco. Um boleto pode ser usado para cobrar uma duplicata.
Duplicata é a mesma coisa que nota fiscal?
Não. A nota fiscal é o documento fiscal da venda. A duplicata é o título da dívida. As duas se relacionam, mas cumprem papéis diferentes.
Quem é o sacador e quem é o sacado?
Sacador é quem vende e emite a duplicata. Sacado é o cliente que deve pagar.
Posso emitir duplicata sem nota fiscal?
Em regra, a duplicata nasce de uma venda ou serviço documentado, e a nota fiscal faz parte dessa prova. Confirme o seu caso com o seu contador.
Duplicata vale para venda à vista?
Não. Ela existe para venda a prazo. Na venda à vista, o cliente paga na hora.
O cliente pode recusar a duplicata?
Só nas situações previstas em lei, como mercadoria não entregue, defeito ou valor errado. Guarde sempre o comprovante de entrega.
Quando posso protestar uma duplicata?
Depois do vencimento, se a dívida segue em aberto. O protesto é feito no cartório de protestos, que informa custas e documentos. Peça orientação ao seu contador ou a um advogado.
O que é duplicata escritural?
É a duplicata registrada em sistema eletrônico autorizado, criada pela Lei 13.775, de 2018. Se ela vale para o seu negócio, pergunte ao seu contador e ao seu banco.
O ERPPro controla as parcelas a receber?
Sim. O ERPPro controla contas a receber por parcela, com boleto, retorno bancário, cobrança automática por WhatsApp e crediário próprio. Assim você sabe quanto vai receber, de quem e quando.
Posso testar antes de contratar?
Sim. O teste grátis dura 7 dias. Você usa o sistema na sua rotina antes de decidir.