Resposta rápida
Maquininha TEF é o aparelho de cartão (chamado pin pad) ligado ao computador do caixa. O sistema envia o valor e a resposta do pagamento volta sozinha, sem digitar duas vezes. A maquininha comum (POS) funciona sozinha, sem computador. Se a sua loja é obrigada a usar TEF depende do estado, então confirme com o seu contador. Quem é MEI e precisa declarar as vendas no cartão pode usar o nosso guia para montar o relatório mensal MEI sem erros. Para integrar o caixa, a cobrança e o estoque sem retrabalho, conheça um sistema de gestão para lojas feito para a nuvem.
Maquininha TEF ou maquininha comum (POS)?
| TEF (pin pad ligado ao caixa) | POS (maquininha comum) | |
|---|---|---|
| Como o valor chega | O sistema envia | O operador digita |
| Risco de digitar valor errado | Menor | Maior |
| Onde fica | Preso ao caixa | Pode andar pela loja |
| Precisa de computador | Sim | Não |
| Fechamento de caixa | Mais fácil de conferir | Conferência manual |
| Bom para | Loja com caixa fixo e fila | Venda externa, loja pequena, entrega |
Muita loja usa as duas. O TEF fica no caixa. A POS fica de reserva ou vai para a rua. Nenhuma é “a melhor”: cada uma serve a um tipo de loja. O que compensa depende do tamanho da loja, do número de caixas e da exigência do seu estado.
TEF não é transferência de dinheiro
Muita gente lê a sigla e pensa em TED. Não é. O TEF é a ligação entre o sistema da loja e a empresa que processa o cartão (a adquirente). O dinheiro das vendas cai na conta conforme o seu contrato com ela. O TEF também não “acaba com fraude”. Ele só reduz o erro de digitação. Quem quer organizar essas vendas junto com estoque e financeiro pode conhecer como um sistema ERP integra tudo isso em um só lugar.
Como o TEF funciona, passo a passo
- O operador fecha a venda no caixa.
- O sistema envia o valor para o pin pad.
- O cliente passa, aproxima ou insere o cartão e digita a senha.
- A adquirente aprova ou recusa.
- A resposta volta para o caixa.
- A venda é registrada e o cupom pode ser emitido.
Quais são os tipos de TEF?
- TEF discado: usa linha telefônica. É antigo e quase não se usa mais.
- TEF dedicado: usa uma conexão própria com a adquirente.
- TEF por internet (IP): é o mais comum hoje.
- Multiadquirente: um só pin pad atende várias adquirentes.
- De uma adquirente só: atende apenas uma empresa de cartão.
Pergunte ao fornecedor qual tipo ele entrega. É a forma mais simples de saber se você vai ter um aparelho só ou vários.
Sou obrigado a usar TEF?
Depende do seu estado e do seu tipo de negócio. Algumas regras estaduais exigem que o pagamento no cartão seja ligado ao documento fiscal. Outras não exigem. Algumas dispensam certos negócios, como os pequenos.
Não existe resposta única para o Brasil. Confirme com o seu contador ou na Secretaria da Fazenda (SEFAZ) do seu estado antes de comprar ou deixar de comprar. Antes de decidir, vale entender bem o que é faturamento: o total que entra na loja, antes de descontar os custos.
TEF e nota fiscal: qual a ligação?
A NFC-e (nota fiscal do consumidor) informa a forma de pagamento da venda. Em alguns estados, o pagamento no cartão precisa bater com essa informação. É aí que o TEF ajuda.
Se você precisa emitir cupom no caixa, veja nosso programa emissor de cupom fiscal. Para entender o documento, leia sobre o cupom fiscal eletrônico.
Quanto custa um TEF? O que perguntar
Os valores mudam de empresa para empresa. O que pesa no custo total: Vale também separar as despesas por setor, e isso começa entendendo o que é centro de custo na prática.
- Taxa de cada venda no cartão (a da sua adquirente).
- Mensalidade do TEF, quando existe.
- Compra ou aluguel do pin pad.
- Cobrança por terminal, por loja ou por venda.
- Instalação e suporte.
- Quem fica com o aparelho se você cancelar.
Peça tudo por escrito. Some o custo de todos os caixas. Compare com o aluguel das maquininhas que você paga hoje.
Vantagens e desvantagens
Vantagens
- Menos erro de digitação.
- Menos aparelhos no balcão, quando o TEF é multiadquirente.
- Caixa mais fácil de conferir.
- Pagamento ligado à venda.
Desvantagens
- Depende de computador e internet.
- O aparelho fica preso ao caixa.
- Pode ter mensalidade.
- Se o TEF falha, o caixa pode parar.
- Exige instalação e suporte.
Problemas comuns no caixa e como resolver
Muitas maquininhas no balcão
Uma por adquirente, cada uma com bobina e carregador. Pergunte ao fornecedor se o TEF é multiadquirente.
Digitar o valor duas vezes
Você digita no sistema e de novo na maquininha. O TEF resolve isso. Sem TEF, treine o operador a conferir o valor antes de passar o cartão.
Caixa que não bate no fim do dia
Registre a forma de pagamento certa em cada venda e confira o fechamento todo dia. Veja a rotina logo abaixo, no passo a passo.
Medo de multa
Você não sabe se é obrigado? Pergunte ao seu contador por escrito e guarde a resposta.
Internet que cai
O caixa para e a fila cresce. Tenha um plano B, como uma maquininha comum de reserva. Leia como funciona PDV offline e veja o que a loja precisa em computador e internet para PDV.
Cobrança duplicada ou venda pendente
O cliente foi cobrado e a venda não fechou, ou o contrário. Guarde o comprovante do cartão, avise o gerente e procure o suporte do seu TEF e da adquirente. Não repita a cobrança sem conferir.
Fraude de operador
O caixa registra uma forma de pagamento e passa outra. Dê a cada operador o seu próprio acesso e confira o fechamento. Veja como em controle de acesso e caixa.
Equipe nova no caixa
A troca de pessoal gera erro em estorno e cancelamento. Faça um roteiro curto e cole perto do caixa.
Custo escondido
Peça a lista completa de cobranças antes de assinar.
Para quem o TEF faz sentido?
- Faz sentido: loja com caixa fixo, fila, vários operadores, mais de um caixa ou rede com filiais.
- Pode não valer a pena: vendedor ambulante, loja bem pequena com poucas vendas no cartão, venda só externa. Se o seu negócio vende fora da loja, em feiras, eventos ou entregas, veja como organizar essas vendas externas no sistema.
- Uso misto: TEF no caixa e maquininha comum para entrega ou reserva.
O que conferir antes de contratar
- O seu estado exige TEF para o seu tipo de negócio? Pergunte ao contador.
- O TEF funciona com o sistema do seu caixa? Peça a confirmação por escrito.
- É multiadquirente ou de uma só adquirente?
- Qual pin pad é compatível? Quem fornece?
- Quais são todas as cobranças: mensalidade, aparelho, instalação e suporte?
- O que acontece se você cancelar? Quem fica com o aparelho?
- Qual computador, sistema e internet o TEF exige?
- Funciona com vários caixas?
- Como é o suporte? Tem atendimento por pessoa?
- O que fazer se a internet cair?
- Como se cancela ou estorna uma venda?
- Dá para testar antes de assinar?
Pix, carteiras digitais e aproximação
O cartão por aproximação e as carteiras digitais passam pelo pin pad ou pela maquininha, como o cartão comum. O Pix é uma forma de pagamento à parte. No Caixa Ágil, ele aparece como opção de pagamento, junto com dinheiro e cartão.
Prazo para receber
Quem define o prazo de recebimento é o seu contrato com a adquirente. Crédito, débito e Pix têm prazos diferentes. O TEF não muda isso. Por isso, compare o contrato, não só o aparelho.
Como o Caixa Ágil lida com o pagamento no cartão
O Caixa Ágil é o caixa do sistema da ERPPro. Ele registra a venda e a forma de pagamento. Veja o que ele faz:
- Você escolhe a forma de pagamento: dinheiro, PIX, cartão ou outras.
- Dá para dividir a venda em mais de uma forma (pagamento múltiplo).
- Calcula o troco.
- Aceita desconto e acréscimo.
- Abre e fecha o caixa, com sangria e suprimento.
- Reimprime o cupom e envia o comprovante da NFC-e pelo WhatsApp.
- Emite NFC-e no caixa quando a loja tem CNPJ, CSC e certificado digital configurados.
- Vende sem internet, mas a NFC-e sem internet ainda não existe.
Sobre TEF: a ligação direta do pin pad com o Caixa Ágil não está confirmada. Hoje, você registra o cartão no caixa e passa o valor na sua maquininha. Antes de contratar qualquer TEF, fale com o nosso suporte para confirmar como ele funciona no seu caso.
Para conhecer o caixa por inteiro, veja o sistema PDV. Para acompanhar as vendas por forma de pagamento, veja relatórios e dashboards. Para o cupom impresso, veja a impressora para cupom fiscal NFC-e.
Passo a passo: uma venda no cartão e no dinheiro no Caixa Ágil
Exemplo: o cliente compra uma blusa e paga uma parte no cartão e outra em dinheiro.
- Abra o caixa com o valor inicial.
- Passe o produto no leitor de código de barras ou busque pelo nome. A foto aparece na vitrine do caixa.
- Escolha o vendedor e o cliente, se quiser.
- Se houver desconto ou acréscimo, aplique.
- Clique em pagamento e escolha Cartão. Informe o valor do cartão.
- Passe o cartão na sua maquininha e confira o valor.
- Escolha Dinheiro para o restante. O sistema mostra o troco.
- Finalize a venda. Se a loja usa NFC-e, o cupom sai com a forma de pagamento da venda.
- Se o cliente quiser, envie o comprovante da NFC-e pelo WhatsApp ou reimprima.
- No fim do dia, faça sangria se precisar e feche o caixa.
Conferência do fim do dia
Faça sempre a mesma rotina:
- Some as vendas no cartão que você anotou e compare com o relatório da maquininha.
- Confira dinheiro, sangria e suprimento.
- Procure vendas canceladas ou trocas.
- Anote a diferença, se houver, e investigue no mesmo dia.
Perguntas frequentes
O que é maquininha TEF?
É o pin pad ligado ao computador do caixa. O sistema envia o valor ao aparelho e recebe a resposta do pagamento. Você não digita o valor duas vezes.
TEF é a mesma coisa que POS?
Não. A POS funciona sozinha e o operador digita o valor. O TEF fica ligado ao sistema do caixa.
TEF é a mesma coisa que TED?
Não. O TEF liga o sistema da loja à adquirente. Não é transferência de dinheiro entre contas.
Sou obrigado a usar TEF?
Depende do estado e do tipo de negócio. Confirme com o seu contador ou com a SEFAZ do seu estado.
TEF serve para MEI?
Pode servir, mas a exigência depende do estado e do seu caso. Confirme com o seu contador.
Dá para usar TEF e maquininha comum juntas?
Sim. Muitas lojas usam o TEF no caixa e uma maquininha comum de reserva ou para entregas.
Quanto custa um TEF?
Varia muito. Peça por escrito a mensalidade, o aparelho, a instalação e o suporte. Compare com o aluguel das maquininhas que você paga hoje.
O que fazer se a internet cair?
Tenha uma maquininha comum de reserva. O Caixa Ágil vende sem internet, mas a NFC-e sem internet ainda não existe. Confirme a rotina com o seu contador.
A ERPPro tem TEF?
A ligação do pin pad com o Caixa Ágil não está confirmada. O caixa registra dinheiro, PIX, cartão e outras formas de pagamento, inclusive divididas. Fale com o nosso suporte para confirmar o seu caso.
Como evitar diferença no fechamento do caixa?
Registre a forma de pagamento certa em cada venda. Dê um acesso para cada operador. Feche o caixa todo dia, some as vendas no cartão que você anotou e compare com o relatório da sua maquininha.
Como cancelar uma venda no cartão?
Cancele ou estorne nos dois lugares: no sistema e na maquininha ou no TEF. Guarde o comprovante. Se o cliente foi cobrado, procure o suporte da adquirente.
Preciso de nota fiscal em toda venda no cartão?
Depende do seu negócio e do seu regime. Confirme com o seu contador. Leia também o que é cupom fiscal.