Resposta rápida
Romaneio é a lista dos produtos e volumes que saem da loja ou do depósito numa mesma entrega ou carga. Quem recebe confere a lista contra o que chegou. Ele não é documento fiscal: não vai à SEFAZ e não substitui a nota fiscal. Serve para você provar o que mandou, achar divergências e evitar discussão com cliente, motoboy ou transportadora. Quem paga o transporte também muda essa conta, e entender a diferença entre frete CIF e FOB evita surpresas no fim do mês.
O que é romaneio, em palavras simples
Pense numa lista de conferência da entrega. Ela diz:
- quem manda e quem recebe;
- quais pedidos e notas vão juntos;
- quantos volumes (caixas, sacos, pacotes) são;
- quem levou e quem recebeu.
A palavra também aparece com outros sentidos. No atacado e na confecção, é a lista de peças de um pedido. No campo, é o registro de uma colheita. Aqui, falamos do romaneio de loja, distribuidora e e-commerce.
Para que serve o romaneio
- Conferir a carga antes de sair.
- Provar o que foi entregue, se o cliente disser “faltou item”.
- Achar a divergência logo: falta, sobra, avaria ou recusa.
- Organizar a rota quando um motoboy ou motorista leva vários pedidos.
- Manter a expedição organizada: todo funcionário faz do mesmo jeito.
Romaneio é obrigatório?
Em regra, o romaneio não é exigido por lei para a venda comum. Muitos clientes, transportadoras e contratos pedem o documento. Em algumas operações específicas, pode haver exigência própria. Confirme com o seu contador o que vale para o seu caso.
O que costuma ser obrigatório é a nota fiscal da venda. Veja a diferença entre cupom fiscal e nota fiscal.
Romaneio é a mesma coisa que nota fiscal, DANFE ou MDF-e?
Não. Veja a comparação:
| Documento | O que é | É fiscal? | Quem emite |
|---|---|---|---|
| Romaneio | Lista de conferência da carga ou entrega | Não | A própria empresa que envia |
| NF-e | Nota fiscal eletrônica da venda | Sim | Quem vende |
| DANFE | Versão impressa que acompanha a NF-e | Documento auxiliar da NF-e (não é a nota em si) | Quem vende |
| CT-e | Documento do serviço de transporte | Sim | Transportadora |
| MDF-e | Manifesto que reúne documentos de uma viagem | Sim | Quem transporta (conforme o caso) |
| Lista de embalagem (packing list) | Lista de conteúdo de cada volume, usada em comércio exterior | Não | Quem envia |
Regra de bolso: romaneio organiza, nota fiscal autoriza. Se tiver dúvida sobre CT-e ou MDF-e na sua entrega, pergunte ao contador.
Tipos de romaneio
| Tipo | Quando usar |
|---|---|
| De separação | O estoquista junta os itens dos pedidos antes de embalar |
| De expedição / carga | Tudo o que sai no mesmo carregamento |
| De entrega | Lista do motoboy ou motorista, por rota e por cliente |
| De coleta | A transportadora ou o marketplace busca os pacotes na sua loja |
| De transferência | Mercadoria que vai de uma loja para outra |
| De devolução | Mercadoria que volta do cliente |
| De condicional ou consignação | Itens que o cliente leva para provar ou revender |
O que colocar no romaneio
Campos mínimos
- número e data do romaneio;
- nome e CNPJ de quem envia;
- nome e endereço de quem recebe;
- número dos pedidos e das notas fiscais;
- lista de itens com quantidade;
- total de volumes;
- nome de quem levou (motoboy, motorista, transportadora);
- campo para assinatura e data de recebimento.
Campos que ajudam muito
- código de barras ou código do produto de cada item;
- peso aproximado;
- observações (frágil, deixar com o porteiro);
- espaço para anotar falta, sobra, avaria ou recusa;
- nome de quem separou e de quem conferiu.
Mostre só os dados necessários para a entrega. Isso protege o cliente. Para regras sobre dados pessoais, confirme com o seu contador ou assessor jurídico.
Exemplo preenchido (com 3 pedidos fictícios)
Romaneio nº 0012 — saída das 14h — motoboy: João
| Pedido | Cliente (bairro) | Nota fiscal | Itens | Volumes |
|---|---|---|---|---|
| 1041 | Maria (Centro) | 3350 | 2 camisetas, 1 calça | 1 |
| 1042 | Bar do Zé (Vila Nova) | 3351 | 5 caixas de refrigerante | 5 |
| 1043 | Ana (Jardim) | 3352 | 1 tênis | 1 |
Total: 7 volumes. No retorno, o motoboy devolve a folha assinada e anota qualquer recusa.
Problemas comuns na expedição e como resolver
| Problema | Como resolver |
|---|---|
| “Não sei o que é fiscal e o que não é” | Use a tabela acima. Romaneio é controle interno. Nota fiscal é o documento fiscal |
| “A nota não bate com o que saiu” | Confira os itens contra a nota antes de fechar o romaneio |
| “O cliente diz que faltou item” | Guarde o romaneio assinado como prova |
| “Planilha dá erro e demora” | Use um modelo fixo e, quando o volume crescer, ligue pedido, nota e estoque no sistema |
| “A expedição acumula pedidos” | Separe por rota e feche lotes em horários fixos |
| “Cada transportadora pede um formato” | Tenha um romaneio seu, completo, e adapte só o que for obrigatório |
| “Devolução some no meio do caminho” | Faça um romaneio de devolução e registre o motivo |
| “Cada funcionário faz de um jeito” | Defina quem separa, quem confere e quem assina |
| “Não sei se preciso de sistema” | Veja a seção “Planilha ou sistema?” mais abaixo |
Passo a passo: como fazer um romaneio na loja
- Reúna os pedidos que saem juntos, por rota ou por transportadora.
- Confirme as notas fiscais de cada pedido.
- Separe os itens de cada pedido e embale.
- Confira item por item contra o pedido. Se você usa leitor de código de barras, a conferência fica mais rápida. Quando o produto tem código de barras, vale saber o que é o GTIN, esse número que identifica cada item.
- Conte os volumes e cole a identificação em cada um.
- Monte o romaneio com os campos acima e imprima.
- Entregue ao responsável pela carga e peça a assinatura.
- Receba a folha de volta com a assinatura. Anote falta, avaria ou recusa.
- Guarde o romaneio junto do pedido. Por quanto tempo guardar, confirme com o seu contador.
O que fazer quando o romaneio não bate
| Situação | O que fazer |
|---|---|
| Falta de item | Anote no romaneio, avise o cliente e envie o item que faltou |
| Sobra de item | Confira o pedido, separe e corrija o estoque |
| Avaria (item danificado) | Registre com foto, anote no romaneio e combine troca |
| Recusa de entrega | Anote o motivo, receba a mercadoria de volta e faça a devolução no sistema |
| Reentrega | Gere novo romaneio, ligado ao mesmo pedido |
Para trocas e retornos, veja trocas e devoluções.
Cada tipo de entrega muda alguma coisa?
- Motoboy ou entrega própria: romaneio por rota, com assinatura de cada cliente.
- Transportadora: romaneio com volumes e notas. Peça a assinatura de quem coleta. Na dúvida sobre CT-e e MDF-e, confirme com o seu contador.
- Correios: costumam ter lista de postagem própria. Seu romaneio fica como controle interno.
- Marketplace: o canal pode pedir a sua lista de coleta. Mantenha o seu romaneio para provar o que foi entregue. Veja marketplaces.
- Entre lojas (filiais): romaneio de transferência junto da nota correspondente.
Planilha ou sistema?
Fique com a planilha se você:
- faz poucas entregas por dia;
- tem um só ponto de saída;
- quase não tem erro.
Pense em sistema se você:
- digita o mesmo pedido em mais de um lugar;
- tem divergência entre nota e carga toda semana;
- vende em loja, site e marketplace;
- tem mais de uma loja;
- perde tempo para achar “quem conferiu”.
Como o ERPPro ajuda na sua expedição
O ERPPro existe desde 1998 e tem mais de 8.000 clientes ativos. Ele não traz um modelo de romaneio pronto para imprimir: você monta o seu em planilha ou documento. O sistema cuida das etapas que alimentam o romaneio, para você não digitar tudo de novo:
- Pedido, pré-venda e orçamento: o orçamento vira venda. Veja a pré-venda no PDV.
- Nota fiscal e DANFE: emissão de NF-e, DANFE, cancelamento e carta de correção. Veja o emissor de nota fiscal.
- Estoque por loja: saída por venda e transferência entre filiais. Veja o controle de estoque. Para quem tem uma loja pequena, um controle de estoque simples já ajuda a organizar as entregas que saem do depósito. Para acompanhar cada item separadamente, vale começar pelo código SKU de cada produto, que facilita muito a conferência. Para saber se cada item está girando bem, vale também medir o giro de estoque, que mostra com que velocidade os produtos saem da prateleira.
- Código de barras: no Caixa Ágil, o item entra sozinho (código de 8 caracteres ou mais).
- Pedidos de fora: catálogo digital, loja virtual e pedidos de marketplace (Nuvemshop e Mercado Livre) chegam ao sistema. Veja o catálogo digital.
- Delivery próprio: cadastro de motoboy e taxa por bairro.
- Trocas e devoluções: com e sem cupom, com vale-troca ou crédito do cliente.
- Cupom fiscal no caixa: NFC-e quando a loja tem CNPJ, CSC e certificado digital. Veja o programa emissor de cupom fiscal.
Passo a passo de uma operação no ERPPro
- Crie o orçamento ou o pedido.
- Transforme em venda.
- Emita a NF-e e abra o DANFE.
- Confira a baixa no estoque da loja.
- Transfira para a filial, se for o caso.
O que conferir antes de contratar um sistema para a expedição
- Ele emite NF-e e DANFE sem sair da tela do pedido?
- O estoque baixa sozinho na venda e na transferência entre lojas?
- Ele recebe pedidos de loja virtual, catálogo e marketplace?
- Ele trabalha com leitor de código de barras?
- Ele registra troca e devolução?
- Ele tem controle de acesso por usuário?
- Você precisa de um modelo de romaneio específico? Pergunte ao suporte antes de contratar.
- Há teste grátis e suporte humano?
Quer ver tudo isso na sua loja? Veja os planos e preços e teste sem compromisso.
Perguntas frequentes
O que é romaneio?
É a lista dos produtos e volumes de uma entrega ou carga. Serve para conferir e provar o que foi enviado.
Romaneio é a mesma coisa que nota fiscal?
Não. A nota fiscal é o documento fiscal da venda. O romaneio é controle da carga e não substitui a nota.
Romaneio é obrigatório?
Em geral, não. Alguns clientes, contratos e operações específicas podem exigir. Confirme com o seu contador.
Para que serve o romaneio?
Serve para conferir a carga, provar a entrega, achar divergências e organizar rotas. Também ajuda a manter todos os funcionários trabalhando do mesmo jeito.
Romaneio e MDF-e são iguais?
Não. O MDF-e é documento fiscal de transporte. O romaneio é uma lista de controle. Se tiver dúvida sobre a sua entrega, consulte o seu contador.
Quem emite o romaneio?
Quem envia a mercadoria: loja, distribuidora ou indústria. A transportadora também pode ter o dela.
O que deve constar no romaneio?
Número e data, remetente, destinatário, pedidos e notas, itens com quantidade, volumes, responsável pelo transporte e assinatura. Código de barras, peso e observações ajudam bastante.
Posso fazer romaneio em planilha?
Pode. Funciona bem com poucas entregas. Quando o volume cresce, a digitação repetida gera erro.
Romaneio e packing list são a mesma coisa?
São parecidos, mas não iguais. A lista de embalagem detalha o conteúdo de cada volume e é mais comum em comércio exterior. O romaneio lista o que vai em cada entrega ou carga.
O romaneio prova a entrega?
Assinado por quem recebeu, ajuda como comprovante. Guarde junto do pedido e da nota.
Por quanto tempo guardo o romaneio?
Depende do seu caso. Confirme com o seu contador.
O ERPPro emite romaneio?
O sistema não traz um modelo de romaneio pronto. Ele cuida do pedido, da nota fiscal, do DANFE, do estoque e da transferência entre lojas, que são os dados do seu romaneio. Se você precisa de um formato específico, fale com o suporte humano durante o teste grátis.