Resposta rápida
Controle de estoque simples é saber, a qualquer hora, quanto você tem de cada produto, o que entrou e o que saiu. O método mínimo tem 5 passos: cadastrar, contar, registrar entradas, registrar saídas e revisar toda semana. Você pode começar no caderno ou na planilha. Quando a loja cresce, o ideal é ligar venda e estoque no mesmo sistema, para não depender de anotar tudo à mão. Se você prefere começar com algo gratuito, uma planilha de controle de estoque é um bom primeiro passo, e dá para montá-la em poucos minutos.
O que é controle de estoque?
Controle de estoque é o registro de tudo o que você tem para vender. Ele responde a três perguntas:
- O que eu tenho agora?
- O que entrou e o que saiu?
- O que preciso comprar, e quando?
Quem responde a isso com segurança compra melhor, perde menos e vende sem susto. Para ver como isso funciona dentro de um sistema, conheça o controle de estoque do ERPPro. Se a sua compra chega com custo de entrega inesperado, vale entender a diferença entre frete CIF e FOB antes de fechar o pedido. Para precificar com mais segurança, também vale entender como calcular o custo médio dos produtos que entram e saem da loja.
Não confunda:
- Controle de estoque: o dia a dia de entradas e saídas.
- Inventário: a contagem das mercadorias para conferir se o saldo do sistema bate com a prateleira.
- Estoque mínimo: a quantidade abaixo da qual você precisa repor.
Controle de estoque simples: o método em 5 passos
- Cadastre os produtos. Dê a cada item um nome e um código. Se tiver código de barras, use o dele.
- Conte tudo uma vez. Esse número é o seu estoque inicial.
- Registre cada entrada. Compra, devolução de cliente e transferência entram na conta.
- Registre cada saída. Venda, troca, perda e brinde saem da conta.
- Revise toda semana. Olhe o que está acabando e o que está parado.
A conta de base é esta:
Saldo = estoque inicial + entradas − saídas
Exemplo com camisetas: você contou 20. Comprou mais 30. Vendeu 32. Saldo = 20 + 30 − 32 = 18 camisetas.
Controle de venda e estoque: como funcionam juntos
Quando venda e estoque ficam separados, você anota duas vezes e erra uma delas. O ideal é um fluxo só:
compra → entrada → venda → saída → conferência do estoque mínimo → nova compra
Exemplo prático:
- Você vende 2 camisetas por dia.
- O fornecedor demora 5 dias para entregar.
- Você quer uma folga de 6 peças para imprevistos.
Ponto de pedido = venda média por dia × dias de entrega + folga de segurança
Conta: 2 × 5 + 6 = 16 peças. Quando o saldo chegar a 16, é hora de pedir. Com 18 em estoque e 2 vendas por dia, a cobertura é de 9 dias (18 ÷ 2). Quer ver como definir a folga? Leia como calcular estoque mínimo.
As dores do lojista e como resolver
| Dor | Como resolver |
|---|---|
| O estoque do papel não bate com a prateleira | Faça inventário e registre toda saída, inclusive troca, perda e brinde |
| Falta o que vende e sobra o que não vende | Olhe a curva ABC e defina estoque mínimo por produto |
| Dar baixa à mão depois de cada venda cansa | Venda e estoque no mesmo sistema |
| Planilha quebrada: fórmula apagada, versões diferentes entre sócios | Um sistema na nuvem, com todos no mesmo cadastro |
| Perdas, quebras e furtos sem saber onde | Registre toda saída e confira com inventário regular |
| Não saber a margem real | Cadastre custo, % de lucro e preço no mesmo lugar |
| Comprar no palpite | Use estoque mínimo, ponto de pedido e cotação de compras |
| Produto com tamanho e cor que explode a planilha | Use grade de tamanho e cor |
| Medo de sistema caro e difícil | Teste grátis por 7 dias antes de decidir |
| Medo de perder o histórico ao mudar | Comece pelo estoque inicial contado e pelos cadastros mais importantes |
| Dúvida fiscal sobre nota de entrada | Confirme com o seu contador |
Caderno, planilha, aplicativo ou sistema: qual escolher?
| Caderno | Planilha | Aplicativo simples | Sistema de gestão (ERP) | |
|---|---|---|---|---|
| Custo para começar | Muito baixo | Baixo | Baixo ou médio | Mensalidade |
| Risco de erro | Alto | Médio | Médio | Menor |
| Venda baixa o estoque sozinha | Não | Só com muito trabalho | Depende | Sim, venda e estoque ligados |
| Várias pessoas mexendo | Ruim | Difícil | Depende | Feito para isso |
| Várias lojas | Não | Difícil | Depende | Estoque por loja |
| Nota fiscal de compra | Não | Não | Depende | Entrada por XML |
Quando a planilha deixa de bastar? Procure estes sinais:
- Mais de uma pessoa mexe no estoque.
- Você vende em mais de um lugar: loja, internet, WhatsApp.
- O saldo vive diferente da prateleira.
- Você gasta horas só atualizando.
- Você precisa emitir nota fiscal.
Se dois ou mais sinais combinam com a sua loja, pense em um sistema. Para comparar as opções, leia sistema para pequeno comércio: como escolher.
Controle de estoque gratuito: vale a pena?
Dá para começar de graça com caderno ou planilha. É uma boa ideia para criar o hábito. Mas pergunte sempre:
- Tem limite de produtos, usuários ou notas?
- Há suporte quando algo dá errado?
- Os dados ficam seguros e na nuvem?
- Venda e estoque conversam?
- Dá para sair com os seus dados depois?
No ERPPro, o caminho é o teste grátis por 7 dias. Você usa o sistema de verdade e decide depois. Os valores estão na página de planos e preços.
Indicadores simples que ajudam a decidir
| Indicador | Fórmula | Exemplo |
|---|---|---|
| Saldo | inicial + entradas − saídas | 20 + 30 − 32 = 18 |
| Cobertura (dias) | estoque atual ÷ venda média por dia | 18 ÷ 2 = 9 dias |
| Ponto de pedido | venda por dia × dias de entrega + folga | 2 × 5 + 6 = 16 |
| Custo médio | (valor em estoque + valor da compra) ÷ (quantidade em estoque + quantidade comprada) | (10 × R$ 20 + 10 × R$ 30) ÷ 20 = R$ 25 |
| Preço de venda | custo + % de lucro sobre o custo (markup) | R$ 25 + 40% = R$ 35 |
| Valor do estoque | quantidade × custo, somando todos os itens | 18 × R$ 25 = R$ 450 |
Qual produto sai primeiro: PEPS, PVPS e custo médio
- PEPS: o primeiro que entra é o primeiro que sai. Serve para a maioria das lojas.
- PVPS (ou FEFO): sai primeiro o que vence primeiro. Serve para produto com validade.
- Custo médio: mistura os custos das compras em um valor só. É o exemplo da tabela acima.
- UEPS: o último que entra é o primeiro que sai. No Brasil, o UEPS não é aceito para fins fiscais (Imposto de Renda). Confirme com o seu contador.
Inventário: como conferir sem parar a loja
- Escolha o dia e o grupo de produtos (corredor, marca ou categoria).
- Conte o físico.
- Compare com o saldo do sistema.
- Procure a causa da diferença: troca não registrada, perda, erro de cadastro.
- Ajuste o estoque.
Contar um grupo por vez, toda semana, costuma ser mais leve do que fechar a loja uma vez por ano.
Produto com tamanho e cor, código de barras e etiquetas
- Grade: um produto com várias medidas e cores vira uma grade, e cada combinação tem o seu saldo.
- Código de barras: cada produto pode ter mais de um código no mesmo cadastro.
- Leitor: o leitor de código de barras acelera a venda e a conferência.
- Etiquetas: etiquetar cada peça ajuda a achar e a contar o produto com rapidez.
Perdas, trocas, devoluções e brindes
Tudo o que sai sem ser venda também mexe no saldo. Anote sempre:
- troca e devolução (o item volta ou vai para perda);
- quebra e avaria;
- brinde e amostra;
- consumo da própria loja.
Sem esse registro, a diferença aparece só no inventário e ninguém sabe a causa.
Controle de estoque e nota fiscal: o básico
- Nota de entrada: a nota do fornecedor traz o que você comprou. Com o XML, o sistema dá entrada no estoque e cria a conta a pagar. Veja a entrada de nota fiscal automática.
- MEI: as regras para MEI mudam conforme o caso. Confirme com o seu contador.
- Cupom fiscal: quem vende no caixa precisa de um programa emissor de cupom fiscal configurado. Confirme com o seu contador o que vale para o seu negócio.
Passo a passo: uma operação real no ERPPro
Exemplo: uma loja recebe camisetas de um fornecedor e vende no balcão.
- Cadastre o produto. Informe nome, código de barras, custo, % de lucro e preço de venda. Preencha também os dados fiscais do produto (NCM, CFOP e CST/CSOSN), com a ajuda do seu contador.
- Defina o estoque mínimo do produto. É o número de referência para saber a hora de repor.
- Dê entrada na compra. Importe o XML da nota do fornecedor. O estoque e a conta a pagar nascem juntos.
- Etiquete as peças pelo Centro de Etiquetas, com modelos prontos.
- Venda no Caixa Ágil. Passe o código de barras no leitor, escolha a forma de pagamento (dinheiro, PIX, cartão) e finalize.
- Confira o saldo do produto no estoque da loja.
- Faça o inventário do grupo de produtos e compare com a prateleira.
- Veja a curva ABC (por faturamento) para saber o que mais vende e o que está parado.
Dica: no teste grátis de 7 dias, repita esse roteiro com 5 produtos seus e veja o resultado no estoque.
O que o ERPPro oferece para o controle de estoque
O ERPPro existe desde 1998 e tem mais de 8.000 clientes ativos. Ele roda na nuvem, com suporte humano e acesso remoto. Para o controle de estoque simples, você conta com:
- Estoque por loja, com estoque mínimo por produto.
- Cadastro do produto com custo, % de lucro, preço de venda e composição de preço (frete, impostos, embalagem).
- Mais de um código de barras no mesmo produto e grade de tamanho e cor.
- Entrada da nota do fornecedor por XML, com estoque e contas a pagar.
- Caixa Ágil, com leitor de código de barras, venda por peso, troca, vale-troca e vendedor na venda. Veja mais no sistema PDV.
- Inventário e transferência entre lojas.
- Curva ABC por faturamento.
- Relatórios de estoque e de vendas.
- Painel do Dono no celular, com vendas do dia, alertas e produtos. Conheça o painel do dono.
- Venda sem internet no caixa: o Caixa Ágil continua vendendo se a internet cair. A emissão da NFC-e precisa de internet.
O que conferir antes de contratar um sistema de estoque
- O estoque é por loja, se você tem mais de uma?
- Dá para definir estoque mínimo por produto?
- Tem grade de tamanho e cor, se você vende moda ou calçado?
- Aceita mais de um código de barras por produto?
- Dá entrada pela nota do fornecedor (XML)?
- O caixa é do mesmo sistema do estoque?
- Tem inventário e transferência entre lojas?
- Mostra o que mais vende (curva ABC)?
- Funciona no celular para o dono acompanhar?
- Tem suporte humano e teste grátis?
- Emite nota fiscal quando você precisa?
- Os preços estão claros na página de planos?
Erros comuns e como corrigir
- Contar uma vez e nunca mais. Corrija com inventário regular.
- Esquecer troca e perda. Registre todas as saídas.
- Código repetido. Use um código por produto.
- Comprar sem olhar o giro. Use cobertura e curva ABC.
- Preço sem acompanhar o custo. Revise o markup quando o fornecedor reajustar.
- Uma pessoa só sabe tudo. Deixe o cadastro no sistema, não na cabeça de alguém.
Plano de 7 dias para começar
- Dia 1: separe os produtos e defina os códigos.
- Dia 2: conte tudo e anote o estoque inicial.
- Dia 3: cadastre os 20 produtos que mais vendem.
- Dia 4: defina o estoque mínimo deles.
- Dia 5: registre entradas e saídas de verdade.
- Dia 6: confira o saldo com a prateleira.
- Dia 7: revise o que está acabando e faça o pedido.
Próximo passo
Quer ver o seu estoque funcionando num sistema de verdade? Conheça o controle de estoque do ERPPro ou teste agora.
Perguntas frequentes
O que é controle de estoque?
É o registro do que você tem, do que entrou e do que saiu. Ele mostra o saldo de cada produto e ajuda a decidir quando comprar.
Qual é a forma mais simples de fazer controle de estoque?
Cadastre os produtos, conte tudo uma vez, registre entradas e saídas e revise toda semana. No começo, pode ser em caderno ou planilha.
Posso controlar o estoque no caderno ou no WhatsApp?
Pode, para poucos produtos e uma pessoa só. Quando houver vários produtos, canais de venda ou pessoas, o risco de erro cresce. Aí vale um sistema.
Existe controle de estoque gratuito?
Existem o caderno e a planilha, que não custam nada. Mas eles dão mais trabalho e têm mais risco de erro. No ERPPro, você faz o teste grátis por 7 dias.
Como ligar controle de venda e estoque?
Use um sistema em que o caixa e o estoque ficam juntos. Assim, a venda e o saldo ficam no mesmo lugar. No teste grátis, você confere o saldo do produto depois de vender no Caixa Ágil.
Como saber quando comprar de novo?
Calcule o ponto de pedido: venda média por dia × dias de entrega + folga de segurança. Quando o saldo chegar a esse número, faça o pedido.
Com que frequência devo fazer inventário?
Uma boa regra é contar um grupo de produtos por semana. Assim, você acha as diferenças cedo, sem fechar a loja.
Como controlar produto com tamanho e cor?
Use grade. Cada combinação de tamanho e cor tem o seu próprio saldo. O ERPPro tem grade de tamanho e cor.
O MEI precisa controlar estoque?
Ter controle ajuda qualquer negócio a comprar melhor. As obrigações fiscais do MEI dependem do caso. Confirme com o seu contador.
Como migrar da planilha para o sistema?
Conte o estoque, cadastre primeiro os produtos que mais vendem e use essa contagem como estoque inicial. Depois, vá completando o resto. No teste grátis, você pode ensaiar com poucos produtos.