Resposta rápida
Nota inutilizada é um número (ou uma faixa de números) de nota fiscal que sua empresa não usou e não vai usar. Você avisa a Sefaz por um pedido de inutilização, e o número fica “baixado”, tanto na NF-e quanto na NFC-e. Nota que já foi autorizada não se inutiliza: ela se cancela. O prazo e a multa dependem da regra do seu estado, então confirme com o seu contador.
O que é nota inutilizada (e o que não é)
A nota fiscal eletrônica tem uma numeração em ordem, dentro de uma série. Às vezes um número fica sem uso. Isso acontece por falha de internet, por um travamento ou por um clique duplo. A Sefaz vê o “buraco” na sequência.
A inutilização é o aviso de que aquele número não foi usado. O assunto está nas regras da NF-e (Ajuste SINIEF 07/05) e nos manuais da NF-e e da NFC-e. Os detalhes técnicos mudam com o tempo, então use sempre o manual vigente.
Três pontos para guardar:
- Inutilizar não emite nota. Não existe venda, nem DANFE, nem valor fiscal.
- Inutilizar não cancela venda. Serve só para número que ficou sem nota.
- Em geral, a inutilização não tem como desfazer. Confira a faixa duas vezes antes de enviar.
Exemplo: na série 1, a última nota autorizada foi a 100. O sistema travou e as notas 101 a 105 nunca foram autorizadas. A próxima nota autorizada foi a 106. Você inutiliza a faixa 101 a 105.
Inutilizar, cancelar, denegar e rejeitar: qual a diferença?
| Situação | O que significa | O que fazer |
|---|---|---|
| Número pulado (nunca autorizado) | O número não virou nota. | Inutilizar. |
| Nota autorizada | A nota existe e tem valor fiscal. | Cancelar, dentro das regras e do prazo do seu estado. Não inutilizar. |
| Nota rejeitada | A Sefaz recusou por erro de dados. Em geral, não foi autorizada. | Corrigir e reenviar. Pergunte ao contador se o número precisa ser inutilizado no seu caso. |
| Nota denegada | A Sefaz negou o uso da nota por situação irregular do emitente ou do destinatário. | Não inutilize. Fale com o contador, porque o tratamento é específico. |
Se a nota foi emitida e está errada só em um dado (por exemplo, um endereço), o caminho pode ser a carta de correção (CC-e), e não a inutilização. O contador diz se cabe no seu caso.
Dúvidas comuns do lojista (e como resolver)
| Dúvida | Como resolver |
|---|---|
| “Pulei número e vou ser multado.” | Veja o que a legislação do seu estado diz sobre falta de sequência. Peça ao contador o caminho para o seu estado. |
| “Não sei se cancelo ou inutilizo.” | Use a tabela acima. Autorizada: cancela. Nunca autorizada: inutiliza. |
| “O prazo passou sem eu perceber.” | Confira a numeração todo mês. Marque na agenda. |
| “Não sei de onde veio o número pulado.” | Procure a causa: queda de internet, nota travada, clique duplo. Corrigir a causa evita novos buracos. |
| “Não sei o que escrever na justificativa.” | Veja os exemplos mais abaixo. Seja claro e verdadeiro. |
| “Tenho medo de errar a faixa.” | Anote série, número inicial e final. Confira nas notas emitidas antes de enviar. |
| “O contador pede o XML da inutilização.” | Guarde o protocolo e o XML no mesmo dia. |
| “Troquei de sistema e a numeração quebrou.” | Antes de migrar, combine com o contador a série e o número inicial. Veja o artigo sobre migração para sistema de gestão de loja. |
Quando inutilizar e quando não inutilizar
Inutilize quando:
- o número foi pulado e nunca virou nota autorizada;
- uma faixa inteira ficou sem uso;
- o contador confirmou que aquele número não vai ser aproveitado.
Não inutilize quando:
- a nota foi autorizada: nesse caso, cancele;
- a nota foi denegada: fale com o contador;
- a nota foi rejeitada e você ainda pode corrigir e reenviar, com o número livre;
- você não tem certeza da faixa: confira primeiro.
Atenção: inutilizar o número de uma nota autorizada não funciona. O correto é o cancelamento. Confirme o prazo de cancelamento com o contador.
Prazo e multa: o que depende do estado
Existe prazo para informar a inutilização. Muitos materiais citam “até o dia 10 do mês seguinte”. Mas o prazo e a forma de contar dependem da legislação do seu estado. A multa por falta de sequência ou por inutilização fora do prazo também varia por estado. Não existe um valor único.
O que fazer:
- Peça ao contador o prazo e a multa do seu estado, de acordo com o regime da empresa (Simples, Lucro Presumido ou Lucro Real).
- Marque a data na agenda, todo mês.
- Se passou do prazo, não deixe para depois. Fale com o contador para ver o caminho no seu estado.
NFC-e, CT-e, MDF-e e NFS-e: também se inutiliza?
- NF-e (modelo 55): sim, existe inutilização.
- NFC-e (modelo 65): sim, segue a mesma ideia. Confira o manual da NFC-e e a regra do seu estado. Quem usa um programa emissor de cupom fiscal no caixa precisa olhar a numeração da NFC-e também.
- CT-e: o transporte tem regra própria. Confirme com o contador.
- MDF-e: confirme no manual vigente e com o contador.
- NFS-e (nota de serviço): quem define é o município. Pergunte à prefeitura ou ao contador.
Para entender a diferença entre os documentos, leia cupom fiscal e nota fiscal: diferença.
Justificativa da inutilização: o que escrever
O pedido exige uma justificativa. Pelo manual da NF-e, ela precisa ter no mínimo 15 caracteres. Confira o manual vigente.
Exemplos bons (claros e verdadeiros):
- “Numeração não utilizada por falha de comunicação durante a emissão.”
- “Notas não emitidas por travamento do sistema; números sem uso.”
- “Faixa pulada por erro operacional, sem emissão de documento.”
Exemplos ruins:
- “erro”
- “teste”
- “xxxxxxxxxxxxxxx”
Escreva o que aconteceu de verdade. Se não souber a causa, diga “numeração não utilizada” e peça ajuda ao contador.
Como consultar uma nota inutilizada
- A inutilização é por faixa, não pela chave de acesso. Por isso, consulte pelo CNPJ, ano, série e número.
- A consulta é feita no portal da Sefaz do seu estado. Confirme com o contador onde consultar no seu caso.
- Guarde o protocolo e o XML da inutilização. O contador pode pedir.
- Recebeu uma nota de fornecedor que aparece como inutilizada? Não dê entrada no estoque. Fale com o fornecedor e com o contador.
Erros comuns no pedido de inutilização
Os códigos abaixo aparecem com frequência. Confirme sempre no manual vigente da NF-e.
| Código | Significado resumido | O que fazer |
|---|---|---|
| 102 | Inutilização homologada (deu certo). | Guarde protocolo e XML. |
| 241 | Um número da faixa já foi utilizado. | Confira a faixa. Número usado não se inutiliza. |
| 256 | Uma nota da faixa já está inutilizada. | Veja se a faixa já foi inutilizada antes. |
| 563 | Já existe pedido com a mesma faixa. | Consulte o pedido anterior. Não reenvie. |
Para outros códigos, use a lista do manual e peça ajuda ao contador ou ao suporte.
Escrituração e guarda do XML
As notas inutilizadas entram na rotina do contador (livros e arquivos fiscais). O registro e a forma dependem do estado e do regime. Entregue ao contador a lista das faixas inutilizadas, com os protocolos. Guarde o XML pelo prazo que a legislação exige, que o contador também confirma.
Passo a passo: tratar um número pulado
- Confira a numeração nas notas emitidas da série (NF-e ou NFC-e), no sistema ou no portal da Sefaz.
- Ache o número que falta. Anote série, número inicial e final. Exemplo: série 1, números 101 a 105.
- Veja se algum número da faixa tem nota autorizada. Se tiver, ele não entra na inutilização.
- Nota autorizada que saiu errada: faça o cancelamento no ERPPro, dentro das regras e do prazo do seu estado.
- Número que nunca virou nota: separe a faixa para inutilizar e confirme com o contador.
- Escreva a justificativa, de forma clara e verdadeira.
- Envie o pedido de inutilização pelo portal da Sefaz do seu estado.
- Guarde o protocolo e o XML e avise o contador.
- Corrija a causa: veja a internet, o certificado e se alguém clicou duas vezes em “emitir”.
O que o ERPPro faz por você nessa rotina
O ERPPro emite NF-e, NFC-e e NFS-e (conforme o município). Também faz cancelamento, CC-e e DANFE. Veja como funciona o emissor de nota fiscal.
Sobre a inutilização: hoje a gente não promete uma tela de inutilização no sistema. O pedido é feito no portal da Sefaz. Se quiser confirmar esse ponto para o seu caso, pergunte ao suporte humano durante o teste grátis.
- No Caixa Ágil: a NFC-e sai no caixa quando a loja tem CNPJ, CSC e certificado digital para nota fiscal configurados. Você pode reimprimir o cupom e enviar o comprovante da NFC-e pelo WhatsApp.
- Cancelamento: cancele a nota autorizada que saiu errada, dentro das regras e do prazo do seu estado.
- Conferência fiscal: conheça a página do auditor fiscal.
- Cadastro do produto: NCM, CEST, CFOP e CST/CSOSN ficam no produto. Dados certos evitam rejeição. Veja também o artigo sobre NCM.
- Reforma tributária: a nota e o cupom têm campos de IBS e CBS, ligados na configuração de tributação. Leia sobre IBS e CBS.
- Sistema e suporte: o sistema fica na nuvem, com suporte humano e acesso remoto. A ERPPro existe desde 1998 e tem mais de 8.000 clientes ativos.
Como evitar numeração pulada
- Mantenha internet estável no caixa. Veja computador e internet para PDV.
- O Caixa Ágil vende sem internet, mas a emissão da NFC-e sem internet ainda não existe. Veja como funciona PDV offline.
- Mantenha o certificado digital dentro da validade.
- Ensine a equipe a não clicar duas vezes em “emitir”.
- Mantenha o cadastro fiscal certo nos produtos para evitar rejeição.
- Faça conferência mensal da sequência, série por série.
- Antes de trocar de sistema, combine série e número inicial com o contador.
O que conferir antes de escolher um emissor ou sistema
- Emite NF-e e NFC-e, com cancelamento e DANFE?
- Mostra a lista das notas por série e número, para você achar buracos?
- Tem pedido de inutilização dentro do sistema? Pergunte, não suponha.
- Guarda os XMLs e deixa o contador acessar?
- Avisa quando uma nota fica rejeitada ou pendente?
- Funciona com certificado digital?
- Tem suporte humano e acesso remoto?
- Tem teste grátis para você validar na sua rotina?
Perguntas frequentes
O que é nota inutilizada?
É um número ou uma faixa de números de nota fiscal que a empresa não usou e avisou à Sefaz. Não é uma nota emitida. Não tem venda nem valor fiscal.
Nota inutilizada é a mesma coisa que nota cancelada?
Não. Cancelar vale para nota já autorizada. Inutilizar vale para número que nunca virou nota.
Posso inutilizar uma nota autorizada?
Não. Nota autorizada se cancela, dentro das regras e do prazo do seu estado. Confirme com o contador.
Qual o prazo para inutilizar?
Existe prazo, e muitos materiais citam o dia 10 do mês seguinte. Mas a regra e a forma de contar dependem do seu estado. Confirme com o contador.
Qual a multa por não inutilizar ou inutilizar fora do prazo?
Varia por estado, e não há um valor único. Peça ao contador a regra do seu estado.
Nota rejeitada precisa ser inutilizada?
Em geral, a nota rejeitada não foi autorizada, e você corrige e reenvia. Mas o caso muda conforme o motivo. Confirme com o contador.
Dá para inutilizar NFC-e?
Sim, existe inutilização de NFC-e. Confira o manual da NFC-e e a regra do seu estado. O contador ajuda a escolher o melhor caminho.
Dá para desfazer uma inutilização?
Em geral, não. Por isso, confira série, número inicial e final antes de enviar.
O que escrevo na justificativa?
Escreva o que houve, de forma clara e verdadeira. Exemplo: “Numeração não utilizada por falha de comunicação durante a emissão.” O manual define o tamanho mínimo.
Como consultar se uma nota foi inutilizada?
A consulta é feita no portal da Sefaz do seu estado, com CNPJ, ano, série e número. Ela é por faixa, e não pela chave de acesso. Confirme com o contador onde consultar no seu caso.
Onde acho o XML da inutilização?
No emissor que fez o pedido ou no retorno da Sefaz. Guarde o protocolo e o XML e entregue ao contador.
O ERPPro faz a inutilização?
O ERPPro emite NF-e, NFC-e e NFS-e, e faz cancelamento, CC-e e DANFE. A tela de inutilização não é uma função que a gente prometa hoje, e o pedido é feito no portal da Sefaz. Se tiver dúvida, pergunte ao suporte humano durante o teste grátis.