Resposta rápida
Nota denegada é a NF-e que a SEFAZ recusava de forma definitiva por irregularidade fiscal do emitente ou do cliente. Ela aparecia como “Uso Denegado”. A SEFAZ mudou a forma de tratar esse caso, e hoje a situação costuma aparecer como rejeição, conforme a regra vigente. Em qualquer cenário, a nota recusada não vale para a mercadoria sair: descubra quem está irregular, regularize e emita de novo.
O que mudou na denegação da NF-e
- Antes: a SEFAZ denegava a nota. O número era consumido e a nota ficava registrada como “Uso Denegado”.
- Depois: a situação passou a ser tratada, em geral, como rejeição. A nota não é autorizada, você corrige a causa e envia de novo.
- Por que você ainda lê “denegada”: muito texto na internet ainda ensina o cenário antigo. Por isso você pode ver “denegada” em blogs e “rejeição” no sistema.
- Quando ainda pode aparecer: alguns sistemas, outros documentos fiscais e situações de contingência ainda podem mostrar “Uso Denegado”. Se isso acontecer, mostre a mensagem exata ao seu contador.
As regras e os códigos mudam com as notas técnicas, e cada estado pode ter procedimento próprio. Antes de decidir, confira a Nota Técnica vigente no Portal Nacional da NF-e e fale com o seu contador.
Denegada, rejeitada, cancelada e inutilizada: qual a diferença?
| Denegada (regra antiga) | Rejeitada | Cancelada | Inutilizada | |
|---|---|---|---|---|
| O que é | Recusa definitiva por irregularidade fiscal | Nota que a SEFAZ não autorizou por erro ou irregularidade | Nota que foi autorizada e depois anulada | Número que você declara que não vai usar |
| Causa comum | Cadastro irregular do emitente ou do cliente | Dado errado ou cadastro irregular | Venda desfeita ou erro descoberto depois de autorizada | Pulou ou perdeu um número |
| A nota foi autorizada? | Não | Não | Sim, e depois foi cancelada | Não se aplica |
| Dá para reaproveitar? | Não, o número ficava consumido | Sim, corrigindo a causa e reenviando | Não, emite-se outra nota se for o caso | Não se aplica |
| O que fazer | Regularizar e emitir outra nota | Ler a mensagem, corrigir e reenviar | Seguir as regras de prazo do seu estado | Fazer o pedido de inutilização |
Os prazos e o procedimento para cancelar e inutilizar variam por estado. Confirme com o contador.
Os códigos que aparecem (histórico)
Estes códigos aparecem em textos antigos e em sistemas desatualizados.
| Código | Mensagem oficial (histórico) | Em linguagem simples |
|---|---|---|
| 110 | Uso Denegado | A nota foi denegada. |
| 301 | Uso Denegado: irregularidade fiscal do emitente | O problema estava com quem emite a nota. |
| 302 | Uso Denegado: irregularidade fiscal do destinatário | O problema estava com o cliente. |
| 205 | NF-e está denegada na base de dados da SEFAZ | Você tentou reusar o número de uma nota denegada. |
Os códigos das rejeições que substituíram a denegação estão na Nota Técnica vigente e nos manuais da NF-e. Use sempre a mensagem exata que o seu sistema mostra.
Dúvidas comuns do dia a dia
“Digitei tudo e a nota falhou.”
Leia a mensagem de retorno da SEFAZ. Ela diz se o erro é de dado (NCM, CFOP, CNPJ) ou de cadastro irregular. Corrija e envie de novo. Quando o problema estiver no CFOP, vale conferir também o caso de devolução de venda com substituição tributária, que usa o CFOP 1411. Se a nota envolver mercadoria já tributada pela substituição tributária, confira se o CFOP 6404 está sendo usado corretamente no lançamento.
“O cliente está esperando e a mercadoria não sai.”
Não mande a mercadoria sem nota válida. Avise o cliente e descubra a causa. Se o problema for do cadastro dele, ele precisa regularizar.
“Será que a culpa é minha ou do cliente?”
A mensagem mostra se o problema é do emitente (você) ou do destinatário (cliente). No histórico, o 301 era seu e o 302 era do cliente.
“O blog diz uma coisa, o sistema outra e o contador outra.”
Tudo depende da data e do estado. O cenário antigo da denegação mudou. Peça ao contador a regra que vale para o seu estado.
“Tenho medo de multa com mercadoria na rua.”
Mercadoria em trânsito precisa de documento fiscal válido. Não faça a entrega com nota rejeitada ou denegada. O risco e a multa dependem do estado, então fale com o contador antes de qualquer decisão.
“Tenho medo de perder a venda ao pedir que o cliente se regularize.”
Explique que o cadastro dele impede a emissão da nota e que ele resolve na Receita ou na SEFAZ. Nunca ofereça “venda sem nota” como saída.
“Como checar CNPJ e inscrição estadual antes de emitir?”
Consulte o CNPJ no site da Receita Federal. Consulte a inscrição estadual no Sintegra ou no portal da SEFAZ do estado do cliente. Faça isso antes de fechar vendas grandes.
Por que a nota pode ser recusada por irregularidade?
Estas são as causas mais comuns. A lista exata depende do estado.
Do emitente (a sua empresa):
- inscrição estadual suspensa, cancelada ou bloqueada;
- CNPJ com situação irregular;
- débitos ou obrigações acessórias em aberto, se o seu estado usar isso como bloqueio.
Do destinatário (o cliente):
- CNPJ inapto, suspenso, baixado ou nulo;
- inscrição estadual irregular;
- mudança de cadastro que ainda não foi atualizada.
Passo a passo de uma venda com NF-e no ERPPro
O exemplo é uma venda para empresa, por pedido, com NF-e.
- Confira o cadastro do cliente: CNPJ, inscrição estadual e endereço. Na dúvida, consulte o CNPJ e a inscrição nos sites oficiais antes de emitir.
- Confira o cadastro dos produtos: NCM, CEST, CFOP e CST/CSOSN. O CFOP pode vir do produto ou da natureza de operação, quando ela está marcada para sobrescrever.
- Crie o pedido de venda com o cliente e os itens. Confira valores, desconto e frete.
- Emita a NF-e a partir do pedido. Sua loja precisa ter CNPJ e certificado digital configurados.
- Confira o resultado. Se a nota foi autorizada, imprima o DANFE e envie o XML ao cliente.
- Se foi recusada, anote a mensagem exata. Descubra se o problema é de dado, seu ou do cliente.
- Corrija a causa. Se for dado de cadastro, ajuste e envie de novo. Se for cadastro irregular, quem está irregular (você ou o cliente) regulariza na Receita ou na SEFAZ. Só depois reenvie.
- Se a nota já foi autorizada e há um erro de dado que não muda valor nem destinatário, avalie a carta de correção (CC-e). Se a venda foi desfeita, avalie o cancelamento. Confirme prazos e regras com o contador.
Como pedir o desbloqueio
O procedimento varia por estado. Em São Paulo, por exemplo, a SEFAZ trata o assunto como “bloqueio de emissão”, e o pedido segue por canal próprio, com documentos exigidos. Em outros estados o caminho é outro. De forma geral:
- Descubra a causa: situação do CNPJ, da inscrição, débito ou obrigação em atraso.
- Regularize no órgão certo: Receita Federal, SEFAZ do estado ou Junta Comercial.
- Peça ao contador para abrir o pedido de desbloqueio no canal da sua SEFAZ.
- Depois da liberação, emita a nota de novo.
Prazo de liberação, taxas e documentos dependem do estado.
O que fazer com a venda e a mercadoria
- Mercadoria que ainda não saiu: segure até emitir uma nota válida.
- Mercadoria que já saiu sem nota válida: fale com o contador na hora. Não tente resolver por conta própria.
- Estoque, financeiro e comissão: confira se a venda ficou lançada no pedido. Se a venda foi desfeita, ajuste o pedido e o contas a receber.
- Cliente irregular: não emita para outro CNPJ só para “passar” a nota e não venda sem nota. Peça a regularização.
- Nota rejeitada ou denegada antiga: pergunte ao contador como tratar na escrituração. O prazo de guarda de documentos fiscais costuma ser de 5 anos, mas confirme.
E a NFC-e, o CT-e, o MDF-e e a NFS-e?
A mudança tratada aqui é sobre a NF-e (modelo 55). Cada documento tem regras e manuais próprios. Para o cupom do caixa, veja o programa emissor de cupom fiscal e leia sobre a diferença entre cupom fiscal e nota fiscal. Para os demais documentos, confirme as regras com o contador.
O que conferir antes de contratar um emissor de nota
- Emite NF-e por pedido, para empresa e para outro estado?
- Tem NFC-e, NFS-e (conforme o município), CC-e, cancelamento e DANFE?
- O cadastro do produto traz NCM, CEST, CFOP e CST/CSOSN?
- Dá para escolher o CFOP pelo produto ou pela natureza de operação?
- Recebe a nota do fornecedor por XML, com estoque e contas a pagar?
- Tem campos de IBS e CBS, conforme a configuração de tributação? Entenda melhor em IBS e CBS.
- Há suporte humano para dúvida fiscal do dia a dia?
- O plano inclui o que você usa? Veja os planos e preços do sistema para lojas.
O que o ERPPro faz por você neste assunto
O ERPPro é um sistema na nuvem, com suporte humano e acesso remoto. A ERPPro existe desde 1998 e tem mais de 8.000 clientes ativos. Para emitir com os dados certos, você conta com:
- Emissão fiscal: NF-e (venda por pedido, para empresa e para outro estado), NFC-e, NFS-e (conforme o município), CC-e, cancelamento e DANFE. Conheça o emissor de nota fiscal.
- Cadastro do produto com NCM, CEST, CFOP e CST/CSOSN, para reduzir erro de dado.
- Cadastro de clientes com histórico, para ter o CNPJ e os dados do cliente no mesmo lugar.
- Entrada da nota do fornecedor por XML, com estoque e contas a pagar, e busca das notas emitidas contra o seu CNPJ. Veja a entrada de nota fiscal automática.
- Campos de IBS e CBS na nota e no cupom, ligados na configuração de tributação. Saiba mais sobre a reforma tributária.
O sistema ajuda você a emitir com os dados certos. Já o cadastro irregular, seu ou do cliente, só se resolve na Receita ou na SEFAZ, com apoio do seu contador.
Perguntas frequentes
O que é nota denegada?
Nota denegada é a NF-e que a SEFAZ recusava de forma definitiva por irregularidade fiscal do emitente ou do destinatário. Ela aparecia como “Uso Denegado”. A SEFAZ mudou a forma de tratar essa situação, então confirme a regra vigente com o contador. Quando o problema estiver na irregularidade fiscal do destinatário, o caminho para liberar a emissão é diferente e exige atenção a outros passos.
A nota denegada acabou?
A SEFAZ mudou o tratamento da denegação da NF-e, e hoje o caso costuma aparecer como rejeição. Alguns sistemas ou documentos ainda podem mostrar “Uso Denegado”. Confira a Nota Técnica vigente e fale com o seu contador.
Nota denegada e rejeitada são a mesma coisa?
Não. A denegada era uma recusa definitiva e consumia o número. A rejeitada não é autorizada, mas você corrige a causa e envia de novo. Confirme com o contador como a regra vigente trata o seu caso.
Qual a diferença entre os códigos 110, 301, 302 e 205?
Historicamente, o 110 era “Uso Denegado”. O 301 indicava irregularidade do emitente e o 302, do destinatário. O 205 avisava que a nota já estava denegada. Confira os códigos atuais na Nota Técnica vigente.
Como resolver uma nota recusada por irregularidade?
Leia a mensagem e descubra se o problema é seu ou do cliente. Regularize o cadastro na Receita ou na SEFAZ e depois emita de novo. O contador ajuda a pedir o desbloqueio, que varia por estado.
Posso reutilizar o número de uma nota denegada?
Na regra antiga, não: o número ficava consumido, e o erro 205 avisava isso. Com a nota rejeitada, ela não foi autorizada, e você a reenvia depois de corrigir. Confirme o tratamento da numeração com o contador.
A nota denegada tem valor fiscal? Preciso guardá-la?
Ela não serve para a mercadoria circular. Quanto à guarda e à escrituração, o prazo costuma ser de 5 anos para documentos fiscais. Confirme com o contador a regra do seu caso.
Meu CNPJ está ativo e a nota foi recusada. Por quê?
O problema pode estar na inscrição estadual, em um débito ou obrigação em atraso, ou no cadastro do cliente. Leia a mensagem de retorno, pois cada estado aplica critérios próprios. Se não ficar claro, fale com o contador.
O cliente é pessoa física ou isento. Pode dar problema?
As regras para o destinatário dependem do estado e do tipo de operação. Se a nota for recusada, leia a mensagem. Confirme com o contador antes de tentar outra saída. Um dos motivos mais comuns de rejeição é a mensagem “vedada operação como destinatário na UF“, que indica restrição fiscal para aquele cadastro.
Posso vender sem nota ou emitir para outro CNPJ?
Não. Venda sem nota e nota para um CNPJ diferente do real trazem risco fiscal. Peça ao cliente que regularize o cadastro e emita só depois.
Mercadoria em trânsito com nota recusada pode circular?
Não deve circular sem documento fiscal válido. A multa e o procedimento dependem do estado. Se a mercadoria já saiu, fale com o contador imediatamente.
O ERPPro ajuda a evitar nota recusada?
Ajuda a emitir com os dados certos. O ERPPro emite NF-e, NFC-e, CC-e e cancelamento, e o cadastro do produto traz NCM, CFOP e CST/CSOSN. Você pode testar grátis por 7 dias.