A segunda via do cupom fiscal é a reimpressão do cupom da NFC-e (o DANFE NFC-e) de uma venda que já foi autorizada. A loja reimprime pelo sistema quantas vezes precisar, e o cliente também consegue ver a nota sozinho, lendo o QR Code do cupom ou digitando a chave de acesso no site da Secretaria da Fazenda do estado. A reimpressão não cria uma nota nova: é a mesma venda, com o mesmo número.
Quando o cliente pede a segunda via
- Perdeu o cupom e precisa trocar o produto.
- Precisa comprovar a compra para garantia.
- Quer prestar contas de uma despesa (reembolso da empresa, por exemplo).
- O cupom saiu apagado ou a impressora travou na hora da venda.
Segunda via não é nota nova
Este é o ponto que mais gera dúvida:
- A NFC-e é um documento eletrônico. O que vale é o arquivo autorizado pela Secretaria da Fazenda, não o papel.
- O papel (DANFE NFC-e) é só a representação impressa. Por isso pode ser impresso de novo.
- Não emita outra nota para a mesma venda só para entregar um papel novo. Isso duplica a venda no fiscal e gera trabalho para cancelar depois.
Como tirar a segunda via na loja
- Abra a lista de vendas do caixa.
- Ache a venda pela data, pelo valor ou pelo cliente.
- Abra o detalhe da venda.
- Clique em imprimir a NFC-e. Sai a mesma nota, com os mesmos dados fiscais, o mesmo QR Code e a mesma chave de acesso.
Dica: se o cliente não lembra o dia, pergunte a forma de pagamento e o valor aproximado. Com esses dois dados fica mais fácil achar a venda.
Como o cliente consulta sozinho
No rodapé de todo cupom de NFC-e tem:
- um QR Code, que abre a nota no site da Secretaria da Fazenda do estado;
- a chave de acesso, um número de 44 dígitos que também serve para consultar a nota.
Se o cliente ainda tem uma foto do cupom, ele consegue ver a nota por esses dois caminhos, sem passar na loja.
Enviar pelo WhatsApp em vez de imprimir
Muita loja já manda o cupom também pelo celular do cliente: ele não perde e guarda junto com as fotos. Para isso, o sistema precisa enviar o PDF da NFC-e direto para o WhatsApp do cliente.
Deixar de imprimir o papel depende da regra do seu estado e de o cliente aceitar receber só pelo celular. Confirme com o seu contador antes de abrir mão da impressão.
Por quanto tempo a loja precisa guardar
A loja deve guardar os arquivos das notas (o XML) pelo prazo da legislação fiscal, em geral 5 anos. Com o XML guardado, a segunda via pode ser impressa a qualquer momento. Confirme com o seu contador o prazo e a forma de guarda no seu estado.
No ERPPro
- Lista de vendas do caixa com busca da venda e o detalhe de cada uma.
- Reimprimir a NFC-e no detalhe da venda, com o mesmo QR Code e a mesma chave. Ali também dá para imprimir o cupom não fiscal.
- Enviar a NFC-e pelo WhatsApp do cliente direto do caixa, em PDF, com o WhatsApp da loja conectado ao sistema.
- Envio automático do XML para a contabilidade, se você ativar.
O cupom reimpresso traz o QR Code e a chave de acesso.
Tudo isso faz parte do programa emissor de cupom fiscal do ERPPro.
Perguntas frequentes
A segunda via do cupom fiscal tem o mesmo valor do original?
Sim. É a mesma NFC-e autorizada, com o mesmo número e a mesma chave de acesso.
Posso emitir outra NFC-e para entregar a segunda via?
Não. Outra nota seria outra venda no fiscal. Para a segunda via, reimprima a nota que já existe.
O cliente pode pegar a segunda via sem ir à loja?
Pode consultar a nota pelo QR Code ou pela chave de acesso no site da Secretaria da Fazenda do estado. Para receber o cupom em PDF, a loja pode enviar pelo WhatsApp.
E se a venda saiu só com cupom não fiscal?
Cupom não fiscal não é nota fiscal. Se o cliente precisa de documento fiscal, a loja precisa emitir a nota dessa venda, seguindo as regras do seu estado. Confirme com o seu contador.
Até quando dá para reimprimir?
Enquanto a loja tiver o XML da nota guardado. Por isso o XML deve ser guardado pelo prazo da lei, em geral 5 anos.
Emita e reimprima o cupom sem complicação
Conheça o programa emissor de cupom fiscal do ERPPro.