Resposta rápida
A nota complementar é uma NF-e emitida depois da nota original para cobrar o que ficou faltando: valor de produto, frete ou imposto calculado a menos. Ela só soma. Não troca a nota original e não serve para diminuir valor. Ela fica ligada à nota original pela chave de acesso, que tem 44 dígitos. Prazos, CFOP e forma de preencher mudam conforme o estado e o regime da empresa, então confirme com o seu contador antes de emitir. Quem quiser informar o valor aproximado dos tributos na nota pode consultar a tabela IBPT e entender como ela se aplica aos produtos vendidos. Se a sua loja vende certos produtos, vale saber o que é IS, o Imposto Seletivo, e como ele pesa no preço final.
O que é nota complementar e para que serve
Ela também é chamada de NF-e complementar ou nota fiscal complementar. É um documento fiscal eletrônico que acrescenta valor ou imposto a uma operação que já foi documentada. Quando o imposto esquecido for o ICMS desonerado, o cálculo e a forma de mostrá-lo na nota exigem cuidado extra.
Ela não serve para corrigir CNPJ, trocar o destinatário, mudar datas ou reduzir valores.
Na NF-e existe um campo chamado “finalidade de emissão”. Cada finalidade tem um código:
- 1 = normal
- 2 = complementar
- 3 = ajuste
- 4 = devolução
A NF-e foi instituída pelo Ajuste SINIEF 07/05. As regras de uso da complementar costumam estar no RICMS de cada estado.
Quando emitir nota complementar
Estes são os casos mais comuns para uma loja ou distribuidora:
- Preço vendido a menos. O produto saiu por um valor e o certo era maior.
- Frete ou outras despesas que foram cobrados do cliente, mas não entraram na nota.
- Imposto calculado a menos. Por exemplo, ICMS com alíquota menor que a correta, quando a regra do seu estado permite resolver assim.
- Quantidade enviada a mais do que a da nota. A regra varia por estado. Em alguns casos o certo é emitir uma nota de venda nova. Confirme com o contador.
- Exportação com variação de câmbio, quando a regra permitir. Confirme com o contador.
Quando não usar a nota complementar
- Dar desconto ou abatimento depois da emissão. A complementar não reduz valor.
- Corrigir CNPJ ou inscrição estadual, trocar o destinatário, valores, impostos ou datas. A Carta de Correção (CC-e) também não serve para isso. Fale com o contador sobre o caminho certo, como o cancelamento, quando ainda está no prazo. Já a carta de correção eletrônica (CC-e) serve para ajustar erros de texto, como descrição do produto ou endereço de entrega, sem alterar valores.
- Corrigir texto, transportadora ou outro dado que não muda valor nem imposto. Nesses casos a CC-e costuma resolver. Erro de grafia que não troca o destinatário também pode ir por CC-e. Confirme com o contador.
- Cupom do consumidor (NFC-e). Esse não é o caminho comum. Veja a diferença entre cupom fiscal e nota fiscal e confirme com o contador o que fazer em cada caso.
Qual documento usar em cada situação
| O que aconteceu | Caminho mais comum | Atenção |
|---|---|---|
| Valor ou frete a menos | Nota complementar | Confirme o CFOP e a regra do estado |
| Imposto calculado a menos | Nota complementar | Depende do estado e do regime |
| Texto, transportadora ou erro de grafia sem trocar o destinatário | Carta de Correção (CC-e) | A CC-e tem limites definidos nas regras da NF-e |
| Nota errada, dentro do prazo de cancelamento | Cancelamento | O prazo padrão da NF-e é de 24 horas. Alguns estados aceitam cancelar depois, em condições próprias |
| Cliente devolveu a mercadoria | Nota de devolução | Veja a regra do seu estado |
| Valor a maior ou desconto depois da venda | Não é a complementar | Fale com o contador |
| Nota errada, fora do prazo, sem cancelamento possível | Depende do caso, como ajuste ou estorno | Só com orientação do contador |
Esta tabela é um guia. Estado e regime podem mudar o caminho.
Em 5 perguntas, qual caminho seguir
- O erro é só de texto, sem mudar valor, imposto ou dados de quem compra e vende? Veja a CC-e.
- A nota ainda está dentro do prazo de cancelamento e o cliente não recebeu a mercadoria? Veja o cancelamento.
- O cliente devolveu a mercadoria? Veja a nota de devolução.
- A cobrança ficou menor do que devia (valor, frete ou imposto)? Veja a nota complementar.
- Nenhuma das anteriores? Chame o contador antes de emitir qualquer nota.
Base legal em resumo
- Ajuste SINIEF 07/05: institui a NF-e e trata dos eventos, como cancelamento e CC-e.
- Convênio SINIEF s/nº, de 1970, e ajustes: trazem a tabela de CFOP e as regras gerais dos documentos fiscais.
- Manuais e Notas Técnicas da NF-e: descrevem o layout e a finalidade da nota.
- RICMS do estado: define prazos, forma de emitir e CFOP para a complementar. Varia por UF.
- Legislação do IPI: vale quando o IPI está envolvido.
Os artigos mudam por estado e por ano. Peça ao contador o artigo certo do RICMS do seu estado.
Tipos de nota complementar
Complementar de valor (preço, frete, despesas)
Serve quando a cobrança ficou menor. Na nota vai só a diferença, ligada à nota original.
Exemplo de conta, só para entender: a nota original foi de R$ 1.000,00 em mercadoria, mas o certo era R$ 1.100,00. A complementar traz a diferença de R$ 100,00.
Complementar de imposto (como o ICMS)
É a nota complementar de ICMS. Serve quando o imposto saiu menor do que devia.
Exemplo de conta, só para entender: a venda foi de R$ 1.000,00 com ICMS calculado a 12% (R$ 120,00), mas o certo era 18% (R$ 180,00). A diferença de imposto é de R$ 60,00. Como preencher base de cálculo, alíquota e valores, e se esse caminho vale para o seu caso, depende do estado e do regime. Confirme com o contador.
Casos com ICMS-ST (substituição tributária), DIFAL ou IPI têm regras próprias. Não emita sem orientação do contador.
Complementar de quantidade
Em alguns estados é aceita e em outros não. Muitas vezes o certo é emitir uma nota nova de venda para a quantidade a mais. Confirme antes.
Exportação com câmbio
A diferença de câmbio pode ser tratada por nota complementar em certas regras. Confirme com o contador e com quem cuida da exportação.
Os campos que mais importam
| Campo | O que significa | Cuidado |
|---|---|---|
| Finalidade da nota | 2 = complementar | Se ficar “normal”, a nota não é complementar |
| Chave da nota original | 44 dígitos | Chave errada gera rejeição |
| Natureza da operação | Descreve a operação | Use texto claro, como “Complemento de valor” |
| CFOP | Código da operação | Depende do estado e do caso. Confirme com o contador |
| Valores | Só a diferença | Não repita o valor total da nota original |
| CST/CSOSN | Situação do imposto | No Simples Nacional, confirme o código com o contador |
| Informações complementares | Texto livre | Cite a nota original (número, série e data) |
Ao transmitir, a SEFAZ confere esses campos. Se algo não bater, a nota é rejeitada. Você ajusta e envia de novo.
Modelo de texto para as informações complementares: “Nota fiscal complementar à NF-e nº (número), série (série), de (data da nota), chave (chave de acesso), para complemento de (motivo).” Confirme com o contador se o seu estado pede algum texto específico.
Cenários de loja
- Frete esquecido: a complementar de valor costuma ser o caminho. Confirme o CFOP.
- Venda para outro estado: a regra pode ser a do estado de origem, a do destino ou as duas. Confirme com o contador.
- Venda em marketplace ou na internet: se uma taxa ou um frete foi cobrado depois, veja primeiro se o caso é complemento de valor ou outra operação. Quem vende por marketplaces ou pela loja virtual passa por isso com frequência.
- Simples Nacional: o preenchimento do CSOSN e o destaque de ICMS mudam conforme o caso. Confirme com o contador.
O que acontece com o imposto e a contabilidade
- A complementar entra na apuração e na escrituração do mês em que é emitida. Confirme com o contador como a sua empresa registra.
- Quem comprou precisa receber o XML e lançar a nota. Avise o cliente.
- Se houver ICMS a recolher, veja com o contador como e quando pagar.
Erros comuns que circulam
- “A complementar é a única forma de corrigir depois de 24 horas.” Não é. Existem a CC-e (para o que ela permite), a devolução e outros caminhos, conforme o caso.
- “A complementar corrige qualquer erro.” Não. Ela só soma.
- “O prazo é igual em todo o Brasil.” Não. Ele muda por estado.
Dúvidas do dia a dia
- Medo de errar duas vezes: confira a chave, os valores e o CFOP antes de transmitir. Peça ao contador para validar o primeiro caso.
- Passou de 24 horas: cancelar nem sempre é a única saída. Veja com o contador se o seu estado tem cancelamento fora do prazo ou outro caminho.
- Medo de multa: o valor e a regra dependem do estado. Peça essa informação ao contador.
- CFOP e códigos técnicos travam: registre o CFOP que o contador definir e reaproveite nas próximas vezes.
- Rejeição sem explicação: leia a mensagem da SEFAZ com atenção. As causas mais comuns são chave errada, valor mal preenchido e CFOP que não combina com a operação.
- Cliente não entende a nota: avise o cliente e envie o XML e o DANFE.
- XMLs desorganizados: guarde cada complementar junto da nota original.
- Reforma tributária: acompanhe o assunto em reforma tributária e em IBS e CBS.
O que conferir antes de emitir
- O erro é mesmo de valor ou de imposto a menos?
- Você tem a chave de 44 dígitos da nota original?
- Você sabe qual CFOP o contador definiu?
- A finalidade da nota é complementar?
- Você vai lançar só a diferença?
- O texto das informações complementares cita a nota original?
- O certificado digital para nota fiscal está válido?
- O contador confirmou a regra do seu estado?
- Você vai avisar o cliente e enviar o XML?
Como o ERPPro ajuda na emissão
O ERPPro emite NF-e com o emissor de nota fiscal e gera o DANFE. Ele também tem cancelamento e Carta de Correção (CC-e). O cadastro do produto guarda NCM, CEST, CFOP e CST/CSOSN, e o CFOP também pode vir da natureza de operação. Os campos de IBS e CBS existem na nota e são ligados na configuração de tributação.
Antes de emitir a sua primeira complementar, fale com o suporte do ERPPro. Confirme como informar a finalidade da nota e a chave da nota original no seu cadastro. Confirme também a regra fiscal com o seu contador.
Se a sua dúvida é sobre o cupom do caixa, conheça o programa emissor de cupom fiscal.
Passo a passo: emitir uma complementar de frete
Situação: você vendeu para uma empresa, a NF-e saiu sem o frete e o contador disse que a complementar de valor é o caminho no seu estado.
- Peça ao contador o CFOP, o texto das informações complementares e o código de imposto (CST ou CSOSN) para este caso.
- Abra a nota original no ERPPro e anote a chave de acesso (44 dígitos), o número, a série e a data.
- Confira se o certificado digital está válido.
- Abra uma nova emissão de NF-e para o mesmo cliente.
- Escolha a natureza de operação indicada pelo contador. Se o CFOP vem da natureza, confira se está certo.
- Lance só a diferença, que neste exemplo é o frete. Confirme com o suporte do ERPPro como informar a finalidade complementar e a chave da nota original.
- Escreva nas informações complementares o texto indicado, citando a nota original.
- Transmita a nota. Se a SEFAZ rejeitar, leia a mensagem, corrija e envie de novo.
- Gere o DANFE, envie o XML ao cliente e guarde tudo junto da nota original.
Este conteúdo é um guia geral. Ele não substitui a orientação do seu contador nem o RICMS do seu estado.
Perguntas frequentes
O que é nota complementar?
É uma NF-e emitida depois da original para acrescentar valor ou imposto que ficou faltando. Ela não substitui a nota original.
Para que serve a nota complementar de ICMS?
Serve para cobrar a diferença quando o ICMS saiu calculado a menos, nos casos em que a regra do seu estado permite. Confirme com o contador.
A nota complementar substitui a nota original?
Não. A original continua valendo. A complementar fica ligada a ela pela chave de acesso.
Qual a diferença entre nota complementar e Carta de Correção?
A complementar soma valor ou imposto. A CC-e corrige textos e dados que não mudam valor, imposto, datas nem as partes da operação.
Posso usar a complementar para dar desconto?
Não. Ela não reduz valor. Fale com o contador sobre o caminho certo para o seu caso.
Qual o prazo para emitir a nota complementar?
Depende do estado e do caso. Não existe um prazo único que possamos garantir. Confirme no RICMS da sua UF, com o contador.
Qual CFOP devo usar?
Depende do estado e da operação. A tabela de CFOP vem do Convênio SINIEF s/nº, de 1970, e dos seus ajustes. Peça ao contador o código certo. Para ver um exemplo de CFOP, leia sobre o CFOP 5102.
Existe multa por não emitir a complementar?
Pode existir, e o valor depende do estado. Confirme a regra com o contador.
Posso emitir complementar de NFC-e (cupom)?
Não é o caminho comum. Confirme com o contador. Para entender melhor o documento, veja o que é cupom fiscal.
Posso cancelar uma complementar emitida errada?
O cancelamento segue as regras de prazo da NF-e e do seu estado. Se o prazo já passou, fale com o contador.
A nota complementar vale no Simples Nacional?
Pode ser usada, mas o preenchimento do CSOSN e o destaque de ICMS dependem do caso. Confirme com o contador.
Como fica a nota complementar com a reforma tributária?
A nota passa a ter campos de IBS e CBS, e o ERPPro tem esses campos ligados na configuração de tributação. Como a complementar convive com o novo layout, confirme com o contador. Acompanhe o assunto em reforma tributária.
Para emitir suas notas com mais controle, conheça o ERPPro. Somos uma empresa fundada em 1998 e temos mais de 8.000 clientes ativos.