Resposta rápida
O MDF-e (Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais) reúne as notas de uma viagem e identifica o veículo, o motorista e o percurso. Ele ajuda a fiscalização a conferir a carga. Em geral, quem presta o serviço de transporte emite. Se a sua loja transporta carga própria entre estados, o MDF-e costuma ser exigido, e dentro do estado depende da regra da sua UF. O ERPPro tem emissão de MDF-e no módulo fiscal, conforme o seu plano.
O que é MDF-e e quando sua loja precisa
O MDF-e é um documento eletrônico (modelo 58). Ele agrupa as NF-e e CT-e da viagem e informa o veículo, o motorista e os estados de percurso.
O DAMDFE é o documento auxiliar do MDF-e. Ele mostra os dados principais e um QR Code para conferência.
Quem emite depende de quem faz o transporte:
- Transportadora: emite o CT-e e o MDF-e.
- Loja com carga própria: em geral, o MDF-e é exigido no transporte entre estados. Dentro do estado, depende da regra da sua UF.
- Loja que contrata frete: a transportadora emite.
As regras variam por estado e por tipo de transporte. Antes de definir a rotina da sua loja, confirme o seu caso com o contador. O ERPPro emite o documento, mas não substitui a orientação do contador sobre a regra do seu estado.
Para emitir as notas da venda, conheça o emissor de nota fiscal e a emissão do DANFE.
Problemas comuns de quem transporta mercadoria (e como evitar)
- Não saber se precisa do MDF-e. Crie uma regra simples por operação: carga própria ou transportadora, entre estados ou dentro do estado. Peça a validação do contador.
- Multa ou retenção por erro em placa, RNTRC ou estado de percurso. Faça uma conferência antes de cada viagem. O RNTRC é o registro do transportador na ANTT.
- Viagem com várias notas e rotas diferentes. Organize por viagem, com origem, destino e veículo. Separe um manifesto para cada rota.
- Esquecer de encerrar o MDF-e. Defina um responsável e um lembrete diário. Encerre depois da última entrega.
- Certificado vencido. Mantenha o certificado digital sempre válido.
Vendas de balcão não usam MDF-e. Elas saem em NFC-e, o cupom fiscal. Para isso, use o nosso programa emissor de cupom fiscal.
Passo a passo: emitir MDF-e no ERPPro
Antes de começar, confirme que seu plano inclui o MDF-e. Tenha em mãos o CNPJ habilitado, o certificado digital válido, os dados do veículo e do motorista e as notas da viagem.
- Reúna as notas da viagem. Separe as NF-e e CT-e que seguem no mesmo veículo e na mesma rota.
- Defina rota, veículo e motorista. Informe origem, destino e os estados de percurso, se houver. Confira a placa do veículo (e da carreta, se houver) e os dados do condutor.
- Crie o MDF-e no módulo fiscal. Selecione as notas da viagem e preencha veículo, motorista e percurso.
- Assine com o certificado digital. Use um certificado válido. Veja mais em certificado digital para nota fiscal.
- Autorize e gere o DAMDFE. Depois da autorização, guarde o XML. Pergunte ao contador se o DAMDFE impresso é exigido no seu caso.
- Faça a viagem. Siga a rota informada e mantenha os documentos à mão para conferência.
- Encerre o MDF-e. Depois da última entrega, faça o encerramento informando o município de destino. Guarde o comprovante e o XML.
- Organize os arquivos. Deixe XMLs e comprovantes reunidos para a contabilidade e para uma eventual fiscalização.
O que conferir antes de contratar
- Seu plano inclui a emissão de MDF-e (e de CT-e, se você precisar)?
- Você tem certificado digital válido e credenciamento na SEFAZ?
- A emissão conversa com o seu dia a dia: nota de venda ou transferência, expedição e financeiro?
- Você tem uma rotina de encerramento do MDF-e e de guarda dos XMLs?
- Há suporte humano para dúvidas de uso? O ERPPro existe desde 1998 e tem mais de 8.000 clientes ativos.
- Sua equipe sabe quem confere os dados antes de cada viagem?
O que você tem no ERPPro
- Emissão de MDF-e no módulo fiscal, conforme o plano e o credenciamento.
- NF-e, NFC-e, NFS-e (conforme o município), CC-e, cancelamento e DANFE na mesma plataforma.
- Entrada do XML do fornecedor, com atualização de estoque e contas a pagar, na entrada de nota fiscal automática.
- Painel do Dono no celular, com vendas do dia, alertas e produtos.
- Sistema na nuvem, suporte humano e acesso remoto. Conheça o sistema ERP completo para a sua loja.
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Perguntas frequentes
O que é MDF-e e para que serve?
É o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais. Ele reúne as NF-e e CT-e de uma viagem, com veículo, motorista e percurso. Facilita a fiscalização e organiza o transporte. Confirme com seu contador os casos do seu estado.
Quem é responsável por emitir o MDF-e?
Quem presta o transporte. Se você contrata uma transportadora, ela emite. Se a sua loja transporta carga própria entre estados, o MDF-e costuma ser exigido. Dentro do estado, depende da regra da sua UF.
Lojista MEI precisa emitir MDF-e?
Depende da operação e do transporte. Se a loja contrata transportadora, ela emite. Em carga própria entre estados, costuma ser exigido, e dentro do estado vale a regra da sua UF. Confirme com o contador.
Qual a diferença entre NF-e, CT-e e MDF-e?
A NF-e é o documento da venda ou da transferência. O CT-e é o documento do serviço de transporte. O MDF-e é o manifesto da viagem, que agrupa esses documentos e os dados do transporte. Para o balcão, veja a diferença entre cupom fiscal e nota fiscal.
O que é DAMDFE e o motorista precisa portar?
O DAMDFE é o documento auxiliar do MDF-e. Ele traz os dados principais e o QR Code para conferência. Pergunte ao contador se a versão impressa é exigida no seu caso.
Posso incluir várias NF-e em um único MDF-e?
Sim. O MDF-e agrupa os documentos da mesma viagem e do mesmo veículo. Organize por rota e por veículo. Se a viagem tiver percursos diferentes, separe em mais de um manifesto.
Errei a placa ou faltou um estado de percurso. E agora?
Se o veículo ainda não saiu, cancele e emita de novo, dentro do prazo permitido pela SEFAZ. Se já está em viagem, consulte seu contador sobre os eventos possíveis. Para evitar o erro, confira os dados antes de cada viagem.
Qual o prazo para encerrar o MDF-e?
A legislação e a SEFAZ definem um prazo máximo. Encerre o manifesto logo depois da última entrega. Confirme com o contador o prazo vigente na sua UF.
Preciso de CIOT e RNTRC?
No transporte rodoviário com autônomo (TAC) ou com terceiros, podem ser exigidos o CIOT (código do frete), o RNTRC e o vale-pedágio. Quando a loja contrata uma transportadora, ela cuida disso. Em carga própria, tire a dúvida com seu contador.
O que fazer se a SEFAZ ou a internet estiver fora do ar?
Combine antes com o contador qual procedimento alternativo (contingência) usar. Quando o serviço voltar, regularize o manifesto e encerre-o o quanto antes.
Por quanto tempo devo guardar o XML?
Mantenha os XMLs organizados e fáceis de achar, para a fiscalização e para a contabilidade. O prazo de guarda depende da sua UF, então confirme com o contador.
O MDF-e gera imposto?
Não. Os tributos ficam na NF-e ou no CT-e. O MDF-e serve para controlar a circulação e o transporte.