Resposta rápida
Regime de caixa é a regra que conta a receita e a despesa só quando o dinheiro entra ou sai. Vendeu hoje e o cliente paga daqui a 30 dias? Pelo caixa, a venda conta no dia do recebimento. Pela competência, conta no dia da venda. Para saber qual regime vale para o seu imposto, confirme com o seu contador.
Resumo em 5 pontos
- O regime de caixa conta quando o dinheiro entra e sai.
- A competência conta quando a venda acontece, mesmo sem receber.
- Regime de caixa não é o mesmo que fluxo de caixa. Um é regra, o outro é relatório.
- Cartão parcelado, crediário e fiado são os casos em que a diferença aparece.
- A loja precisa de contas a receber em dia para enxergar os dois lados.
O que é regime de caixa?
É um jeito de registrar o dinheiro da loja. A pergunta é: o dinheiro já entrou? Para ver se um investimento compensa, vale entender o que é payback, o tempo que sua loja leva para recuperar o dinheiro gasto.
- Entrou: conta como receita.
- Ainda não entrou: não conta.
- Pagou uma conta: conta como despesa no dia do pagamento.
É simples de entender. Por isso muita loja pequena trabalha assim no dia a dia.
O que é regime de competência?
Aqui a pergunta é outra: o fato já aconteceu?
- Vendeu e entregou: conta a receita, mesmo que o cliente pague depois.
- Recebeu a mercadoria do fornecedor: conta a despesa, mesmo que você pague depois.
Esse regime mostra melhor se a loja deu lucro no período. O caixa mostra se há dinheiro na mão.
Regime de caixa × competência: tabela comparativa
| Ponto | Regime de caixa | Regime de competência |
|---|---|---|
| Quando a venda conta | Quando o dinheiro entra | Quando a venda acontece |
| Quando a despesa conta | Quando você paga | Quando o fato acontece |
| Pergunta que responde | “Tenho dinheiro?” | “Tive lucro?” |
| Risco | Parecer que vai bem sem estar | Dar lucro e faltar dinheiro |
| Facilidade | Mais simples | Pede mais controle |
| Relatório mais ligado | Fluxo de caixa | DRE |
Regime de caixa × fluxo de caixa × DRE
- Regime de caixa é a regra de quando contar.
- Fluxo de caixa é o relatório do dinheiro que entrou e saiu, e do que vai entrar e sair.
- DRE é o relatório que mostra o resultado: receitas menos custos e despesas.
Não confunda os três. Você pode olhar o fluxo de caixa sem ter escolhido “regime de caixa” para nada. O ERPPro tem relatórios e dashboards com fluxo de caixa e DRE.
Exemplo prático: venda de R$ 1.200 em 3 parcelas
Este exemplo é ilustrativo e não considera taxa de maquininha, para ficar fácil. Uma loja vende um casaco de R$ 1.200 no dia 10 de março. O cliente paga em 3 parcelas de R$ 400: abril, maio e junho.
| Mês | Competência (resultado) | Caixa (dinheiro que entrou) |
|---|---|---|
| Março | R$ 1.200 de receita | R$ 0 |
| Abril | R$ 0 | R$ 400 |
| Maio | R$ 0 | R$ 400 |
| Junho | R$ 0 | R$ 400 |
| Total | R$ 1.200 | R$ 1.200 |
O total é igual. O que muda é o mês. Em março, a loja “vendeu bem” na competência e tem zero no caixa. Se pagou o fornecedor em março, o caixa fica no vermelho, mesmo com lucro no papel.
Com taxa de maquininha ou de antecipação, o dinheiro que chega é menor que o valor da venda. Registre essa taxa como custo. Como tratar isso no imposto, confirme com o seu contador.
Qual regime vale para cada tipo de empresa?
A regra certa depende do seu caso, então a tabela abaixo é só uma visão geral. Confirme com o seu contador.
| Tipo de empresa | Em linhas gerais |
|---|---|
| MEI | Paga um valor fixo mensal e registra as receitas. O contador ou o portal oficial do MEI orientam o procedimento. |
| Simples Nacional | A regra padrão do cálculo é a competência. A empresa pode optar pelo caixa, e essa opção em geral vale para o ano inteiro. Veja prazo e regras com o contador. |
| Lucro presumido | Em certos casos, a empresa pode apurar alguns tributos pelo caixa, com os controles exigidos. |
| Lucro real | Em regra, usa a competência. |
Regime de caixa para o imposto e regime de competência na contabilidade são coisas diferentes. A empresa pode usar um para pagar tributo e outro para entender o resultado. Os contadores costumam citar a Lei Complementar 123/2006 e as resoluções do Comitê Gestor do Simples Nacional. O seu contador conhece a versão em vigor.
Problemas comuns do lojista e como resolver
“Vendi muito e não tenho dinheiro”
Quase sempre é venda a prazo: cartão parcelado, crediário ou fiado.
Como resolver: olhe o que ainda vai entrar, não só o que vendeu. Use contas a receber e fluxo de caixa. No ERPPro, você vê o que vence em cada dia.
Medo de pagar imposto antes de receber
É comum quando a venda é a prazo.
Como resolver: converse com o contador sobre a opção que serve ao seu caso. Mantenha o controle das vendas a prazo em dia. Sem isso, nenhuma opção funciona bem.
Confusão entre caixa, lucro e faturamento
Como resolver: lembre-se de que faturamento é o que você vendeu. Caixa é o que você recebeu. Lucro é o que sobra depois dos custos.
Fiado e crediário sem controle
Como resolver: registre cada parcela, com cliente, limite e vencimento. O crediário próprio do ERPPro tem limite, parcelas e carnê. A cobrança automática pode lembrar o cliente pelo WhatsApp.
Dinheiro da loja misturado com o pessoal
Como resolver: separe a conta da loja da sua conta pessoal. Defina uma retirada combinada. Use sangria e suprimento no caixa para registrar o que sai e o que entra. Veja o controle de acesso e caixa. Com os registros organizados no sistema, fica mais simples acompanhar entradas e saídas e manter o controle financeiro da loja sempre atualizado.
Estoque comprado não é despesa do mês
Pelo caixa, o dinheiro saiu. Mas o custo só existe quando a mercadoria vende.
Como resolver: faça o controle de estoque e acompanhe o estoque mínimo. Não confunda “gastei com mercadoria” com “perdi dinheiro”.
Planilha com erro e retrabalho
Como resolver: deixe a venda no caixa gerar o financeiro. Menos digitação, menos erro. Veja o sistema PDV do ERPPro. Quem quer ter um controle completo dessas entradas e saídas pode contar com um sistema de gestão ERP integrado ao caixa.
Sazonalidade (Natal, Dia das Mães, Black Friday)
O dinheiro entra num mês e as contas vencem em outro.
Como resolver: olhe o fluxo de caixa dos próximos meses e planeje a compra de estoque com folga.
Passo a passo: uma venda a prazo no ERPPro, do caixa ao relatório
Exemplo: o casaco de R$ 1.200 em 3 parcelas, no crediário da loja.
- Abra o caixa no Caixa Ágil. Informe o valor inicial, se houver.
- Adicione o produto pelo leitor de código de barras ou pela busca por nome.
- Informe o cliente e o vendedor na venda.
- Escolha o crediário como forma de pagamento e defina as 3 parcelas. O sistema considera o limite do cliente.
- Finalize a venda. Se a loja tem CNPJ, CSC e certificado digital configurados, a NFC-e sai no caixa. O comprovante pode ir pelo WhatsApp.
- Acompanhe as parcelas em contas a receber. Cada uma aparece com o seu vencimento.
- Dê baixa quando o dinheiro entrar. Pode ser no balcão, por boleto com retorno bancário ou por carnê.
- Consulte o fluxo de caixa e o DRE. Veja o que entrou, o que vai entrar e o resultado. Você também pode olhar pelo painel do dono, no celular.
- Feche o caixa no fim do dia e confira os valores.
Para o cupom da venda, conheça o programa emissor de cupom fiscal do ERPPro.
Quando o dinheiro conta em cada forma de pagamento?
Prazos e taxas dependem do seu contrato e da sua maquininha.
| Forma de pagamento | Pelo regime de caixa | Pela competência |
|---|---|---|
| Dinheiro | No dia da venda | No dia da venda |
| Pix | Quando o valor cai na conta | No dia da venda |
| Cartão de débito | Quando o valor cai na conta | No dia da venda |
| Cartão de crédito parcelado | Quando cada parcela cai na conta | No dia da venda |
| Crediário e fiado | Quando o cliente paga cada parcela | No dia da venda |
| Boleto e carnê | No dia da baixa do pagamento | No dia da venda |
| Troca com vale-troca | Só quando houver dinheiro ou nova venda | Confirme com o seu contador |
Na troca, o cliente pode ficar com vale-troca (crédito) para usar depois. Como lançar isso no imposto, confirme com o seu contador.
O que conferir antes de contratar um sistema para controlar o financeiro
- Ele tem contas a pagar e a receber ligadas à venda?
- Mostra fluxo de caixa e DRE?
- Aceita crediário com parcelas e limite por cliente?
- Tem boleto e retorno bancário?
- Tem cobrança automática para quem atrasa?
- O caixa tem abertura, fechamento, sangria e suprimento?
- O financeiro conversa com estoque e nota fiscal?
- Você vê os números no celular?
- Há suporte humano quando você precisar?
- Dá para testar antes?
Erros comuns
- Achar que venda é dinheiro na mão.
- Pagar fornecedor com o dinheiro que ainda nem entrou.
- Retirar pró-labore olhando só o faturamento.
- Misturar o caixa da loja com a conta pessoal.
- Não registrar a taxa da maquininha.
- Deixar parcela vencida sem cobrar.
- Escolher o regime de imposto sem falar com o contador.
A reforma tributária muda algo?
A reforma tributária traz o IBS e a CBS. O ERPPro tem campos de IBS e CBS na nota e no cupom, ligados na configuração de tributação. Como isso afeta o seu regime, confirme com o seu contador.
Como o ERPPro ajuda
O ERPPro existe desde 1998 e tem mais de 8.000 clientes ativos. É um sistema na nuvem, com suporte humano e acesso remoto. Para este assunto, ele ajuda assim:
- Venda no Caixa Ágil, com PIX, cartão, dinheiro, pagamento múltiplo e crediário.
- Contas a receber com as parcelas e os vencimentos.
- Fluxo de caixa, DRE e relatórios para ver entrada, saída e resultado.
- Boleto, retorno bancário e cobrança automática por WhatsApp.
- Painel do Dono no celular, com as vendas do dia e alertas.
- Estoque, nota fiscal e financeiro no mesmo sistema. Veja os planos e preços.
O ERPPro não substitui o contador. Ele organiza os dados para você e para ele.
Perguntas frequentes
O que é regime de caixa?
É a regra que conta a receita quando o dinheiro entra e a despesa quando o dinheiro sai. A data da venda ou da compra não é a que vale.
Regime de caixa é o mesmo que fluxo de caixa?
Não. Regime de caixa é uma regra de quando contar. Fluxo de caixa é um relatório do dinheiro que entra e sai. Você pode usar o relatório com qualquer regime.
Qual a diferença entre regime de caixa e regime de competência?
No caixa, conta quando o dinheiro se move. Na competência, conta quando o fato acontece, como a venda. O total no fim é o mesmo. O que muda é o mês em que ele aparece.
O Simples Nacional usa regime de caixa?
A regra padrão do cálculo é a competência. A empresa pode optar pelo caixa, e a opção em geral vale para o ano inteiro. Confirme prazo e regras com o seu contador.
O MEI usa regime de caixa ou competência?
O MEI paga um valor fixo mensal e registra as receitas. Na rotina, não costuma escolher entre os dois como as demais empresas. Confirme o seu caso com o seu contador.
Lucro presumido e lucro real podem usar regime de caixa?
No lucro presumido, em certos casos e com os controles exigidos, alguns tributos podem ser apurados pelo caixa. No lucro real, em regra, vale a competência. Confirme com o seu contador.
Como fica a venda no cartão parcelado?
Pela competência, a venda conta inteira no dia. Pelo caixa, cada parcela conta quando cai na conta. Registre também a taxa da maquininha como custo.
Posso usar os dois regimes ao mesmo tempo?
Sim, em usos diferentes. Muitas lojas olham o caixa para saber se têm dinheiro e a competência para saber se têm lucro. Para o imposto, vale o que o contador definir.
O regime de caixa pode esconder prejuízo?
Pode. Se você recebeu vendas antigas e deixou de olhar custos futuros, o caixa parece bom. Olhe também o DRE e as contas a pagar.
Como ficam troca e devolução?
Na troca, o cliente pode ficar com vale-troca (crédito) para usar depois. O Caixa Ágil faz trocas com e sem cupom. Como lançar isso no imposto, confirme com o seu contador.
Preciso do contador para escolher o regime?
Sim, para o regime de imposto. O contador conhece o seu enquadramento e as regras em vigor. O sistema ajuda com os dados.
Leia também
Veja o caixa, as parcelas e o fluxo de caixa no seu dia a dia.