Fazer cotação de compras é pedir o preço dos mesmos produtos a mais de um fornecedor e comparar as respostas antes de fechar o pedido. O processo tem cinco etapas: listar o que precisa ser comprado, com quantidade exata, enviar a mesma lista a pelo menos três fornecedores, reunir as respostas em um quadro comparativo, avaliar preço junto com prazo, frete e condição de pagamento, e só então decidir. Em muitos casos o melhor resultado é dividir o pedido, comprando cada item de quem oferece a melhor condição.
Para a loja, a cotação é uma das formas mais diretas de proteger a margem, porque o lucro começa no preço de compra.
O que é cotação de compras?
É a consulta de preços e condições a vários fornecedores para a mesma lista de produtos. O objetivo é comparar propostas equivalentes e escolher com base em números, e não no hábito de comprar sempre do mesmo.
Como fazer uma cotação de compras em 5 passos?
- Liste os itens e as quantidades. Use o que precisa repor, e não o que o vendedor oferece.
- Envie a mesma lista a pelo menos três fornecedores. A comparação só vale se os itens forem iguais.
- Peça as mesmas informações a todos: preço unitário, prazo de entrega, frete, pedido mínimo e condição de pagamento.
- Monte o quadro comparativo. Uma linha por produto, uma coluna por fornecedor.
- Decida e registre. Guarde as respostas, porque elas viram referência para a próxima compra.
O que comparar além do preço?
- Prazo de entrega. O mais barato que chega tarde pode custar uma ruptura.
- Frete. Some ao preço para chegar ao custo real.
- Pedido mínimo. Pode obrigar a comprar mais do que a loja precisa.
- Condição de pagamento. Prazo maior ajuda o caixa.
- Histórico do fornecedor. Quem entrega certo vale mais do que alguns centavos.
Vale a pena dividir o pedido entre fornecedores?
Muitas vezes, sim. É raro um fornecedor ter o melhor preço em todos os itens. Comprar cada produto de quem cobra menos reduz o custo total da compra.
O limite é o custo de dividir: fretes separados e pedidos mínimos podem anular a economia. A conta certa compara o total da compra dividida, já com frete, com o total da compra em um fornecedor só.
Com que frequência a loja deve cotar?
Itens de alto giro e de preço instável pedem cotação a cada compra relevante. Para itens de baixo valor, uma revisão periódica, como a cada trimestre, costuma bastar. Cotar tudo sempre gasta um tempo que a economia não paga.
Quais erros evitar na cotação?
- Comparar produtos de marcas ou embalagens diferentes como se fossem iguais.
- Olhar só o preço unitário e esquecer o frete.
- Cotar com um fornecedor só, por comodidade.
- Não registrar as respostas, e recomeçar do zero na compra seguinte.
- Decidir depois que o estoque já acabou, sem tempo para comparar.
Como o ERPPro ajuda na cotação de compras?
No ERPPro, a cotação reúne as respostas dos fornecedores em um comparativo: cada produto em uma linha, cada fornecedor em uma coluna. O sistema marca o menor preço de cada item e calcula a economia da compra dividida em relação a comprar tudo de um fornecedor só.
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Perguntas frequentes sobre cotação de compras
Quantos fornecedores devo consultar em uma cotação?
Pelo menos três. Com menos do que isso, a comparação fica fraca; com muitos mais, o processo demora e a diferença costuma ser pequena.
O que deve constar em um pedido de cotação?
A lista de itens com descrição exata e quantidade, o prazo desejado de entrega, o local de entrega e a data limite para resposta.
Menor preço é sempre a melhor escolha?
Não. Prazo de entrega, frete, pedido mínimo e condição de pagamento mudam o custo real. A decisão deve considerar o total da compra.
O que é compra dividida?
É fechar cada item com o fornecedor que ofereceu a melhor condição para ele, em vez de comprar a lista inteira de um só.
Como registrar as cotações para usar depois?
Guarde o quadro comparativo de cada cotação, com data e fornecedor. Esse histórico mostra a evolução dos preços e fortalece a negociação seguinte.