Resposta rápida
Cashback é dinheiro de volta. A loja devolve ao cliente uma parte do valor da compra, quase sempre como saldo para a próxima compra. Para o lojista, vale a pena quando o percentual cabe na margem e faz o cliente voltar. Aqui o assunto é o cashback da sua loja, não o cashback de imposto da reforma tributária.
Cashback de loja não é cashback do governo
Muita gente mistura os dois. São coisas diferentes.
| Tipo | Quem paga | Para quem |
|---|---|---|
| Cashback da sua loja | Você, com a sua margem | O seu cliente, para comprar de novo |
| Cashback de portal ou de cartão | Portal, banco ou cartão | O consumidor, em compras em várias lojas |
| Cashback de imposto (governo) | O governo | Famílias, conforme regra da lei |
Daqui para a frente, falamos só da primeira linha: o cashback da sua loja. Sobre o cashback de imposto, fale com o seu contador.
Cashback, desconto, pontos e crédito: qual a diferença?
| Cashback | Desconto | Pontos | Crédito em loja (vale-troca) | |
|---|---|---|---|---|
| Quando o cliente ganha | Depois da compra | Na hora da compra | Depois da compra | Na troca ou devolução |
| Quando o cliente usa | Na próxima compra | Já usou | Depois de juntar | Na próxima compra |
| Efeito na recompra | Dá motivo para voltar | Não dá | Dá, mas é mais lento | Só acontece na troca |
| Custo para a loja | Só o saldo que o cliente usar | Todo vendido | Só o que for resgatado | Valor da mercadoria devolvida |
A diferença principal: o desconto custa em toda venda. O cashback só custa de verdade quando o cliente volta e usa o saldo.
Quando vale a pena (e quando não vale)
Costuma valer quando:
- o cliente compra de novo com frequência (moda, cosméticos, pet, mercadinho, papelaria);
- você tem margem para dividir;
- você consegue identificar o cliente no caixa.
Pense duas vezes quando:
- a margem é muito apertada;
- o cliente compra uma vez só (um item caro, de uso raro);
- você não consegue identificar o cliente na venda.
As dores do lojista com cashback e como resolver
| Dor | Como resolver |
|---|---|
| Medo de perder margem | Faça a conta antes (veja abaixo). Comece com percentual baixo. |
| Não sei qual percentual dar | Use a tabela de peso na margem. Teste com um grupo pequeno. |
| Controle em planilha | Use um sistema que tenha o cliente na venda e a configuração de cashback. |
| Cliente sem cadastro | Peça nome e telefone no caixa. Sem cadastro, não há programa. |
| Troca e devolução depois de usar o saldo | Escreva a regra antes de lançar. Use o fluxo de trocas e devoluções. |
| Virar “máquina de desconto” | Dê o saldo para a próxima compra, com regra clara e prazo definido. |
| Cliente não sabe que tem saldo | Avise no caixa e por WhatsApp. |
| Dúvida fiscal e contábil | Confirme com o seu contador antes de lançar. |
| Não sei se deu lucro | Compare vendas e recompra antes e depois, com os relatórios. |
Como calcular o custo do cashback
Use estas contas simples:
- Saldo gerado = % de cashback × valor da venda
- Peso na margem = % de cashback ÷ margem bruta
- Custo real = saldo gerado × parte dos clientes que usa o saldo
Exemplo ilustrativo, só para mostrar a conta:
- Venda de R$ 200 com 5% de cashback: o saldo é de R$ 10.
- Margem bruta de 30%: sobram R$ 60 na venda.
- O cashback consome R$ 10 de R$ 60, ou cerca de 16,7% da margem.
- Se só 6 de cada 10 clientes usarem o saldo, o custo real cai para cerca de R$ 6 por venda.
Para achar a sua margem, use o markup e o cadastro de preços do seu sistema.
Quanto da margem o cashback consome
Use a tabela como referência, não como regra. Ela mostra o saldo dividido pela margem bruta.
| Margem bruta | Cashback 2% | Cashback 3% | Cashback 5% |
|---|---|---|---|
| 20% | 10% da margem | 15% da margem | 25% da margem |
| 30% | 6,7% da margem | 10% da margem | 16,7% da margem |
| 40% | 5% da margem | 7,5% da margem | 12,5% da margem |
Quanto menor a margem, menor deve ser o percentual.
Regras que você precisa definir antes de lançar
Escreva tudo em um papel simples, o “regulamento”, e deixe visível para o cliente.
- Percentual de cashback.
- Prazo de validade do saldo.
- Valor mínimo para usar o saldo.
- Produtos que ficam de fora.
- Se soma ou não com promoção e desconto.
- O que acontece com o saldo em troca e devolução.
- Onde o saldo vale (só na loja física, ou também online).
- Como o cliente consulta o saldo.
Sobre prazo de validade e direitos do consumidor, confirme com o seu contador ou advogado.
Passo a passo: colocar o cashback para rodar na loja
- Escolha o objetivo. Fazer o cliente voltar? Vender mais por compra? Escolha um só.
- Faça a conta. Veja a sua margem e o peso do cashback nela.
- Escreva as regras. Percentual, prazo, exclusões e devolução.
- Cadastre os clientes. Nome e telefone, com a autorização do cliente para receber avisos.
- Ligue a configuração de cashback no ERPPro. Confirme com o suporte como ela se aplica ao seu caso.
- Venda com o cliente na venda. No Caixa Ágil, coloque o cliente e o vendedor na venda, receba e finalize.
- Avise o cliente. Fale no caixa e mande mensagem por WhatsApp.
- Teste com poucos clientes. Faça um piloto por algumas semanas.
- Meça. Veja nos relatórios quantos clientes voltaram e quanto compraram.
- Ajuste. Mude o percentual ou a regra se a conta não fechar.
Erros comuns
- Dar um percentual alto sem fazer a conta.
- Não identificar o cliente no caixa.
- Não escrever a regra de troca e devolução.
- Não avisar o cliente do saldo.
- Misturar cashback e promoção sem controle.
- Não conversar com o contador antes de lançar.
Exemplos por tipo de loja
- Loja de roupas: o cliente volta a cada estação. Veja o sistema para lojas de roupas.
- Cosméticos: o produto acaba e o cliente repõe. Veja o sistema para lojas de cosméticos.
- Mercadinho: compra frequente e margem menor, então o percentual deve ser baixo. Veja o sistema para mercadinhos.
- Papelaria: o pico é na volta às aulas.
Datas fortes, como a Black Friday na loja, pedem cuidado. Veja se o cashback soma com a promoção antes de anunciar.
Cashback e a parte fiscal
O assunto fiscal depende do seu regime e do seu caso. Por isso:
- Não decida sozinho como lançar o saldo na contabilidade.
- Não decida sozinho como o desconto aparece na nota.
- Confirme com o seu contador antes de lançar o programa.
Quando a loja tem CNPJ, CSC e certificado digital configurados, o ERPPro emite a NFC-e no caixa. Veja o programa emissor de cupom fiscal.
Cuidado com os dados do cliente
O cashback pede cadastro do cliente. Então:
- diga ao cliente para que você usa os dados dele;
- peça autorização para mandar mensagens;
- peça só o necessário (nome e telefone);
- guarde os dados com cuidado e dê acesso só a quem precisa, com o controle de acesso e caixa.
O que conferir antes de contratar um sistema para cashback
- Tem configuração de cashback no sistema? Peça para ver na tela.
- O cliente entra na venda no caixa?
- O caixa funciona bem com leitor de código de barras, troco e várias formas de pagamento?
- Tem troca e devolução, com e sem cupom?
- Os relatórios ajudam você a acompanhar as vendas?
- O sistema emite a nota fiscal no caixa?
- Tem suporte humano e acesso remoto?
- Dá para testar de graça antes?
O que o ERPPro oferece para o seu cashback
O ERPPro existe desde 1998 e tem mais de 8.000 clientes ativos. É um sistema na nuvem, com suporte humano e acesso remoto.
- Configuração de cashback. O ERPPro tem a configuração de cashback. No teste grátis, confirme como ela fica na sua loja.
- Caixa Ágil. Vitrine com foto do produto, leitor de código de barras, troco, desconto, pagamento múltiplo, vendedor e cliente na venda. Veja o sistema pdv.
- Cadastro de clientes com histórico. Você vê o que cada cliente comprou.
- Trocas com e sem cupom e vale-troca. Útil para definir o que acontece com o saldo em uma devolução.
- Crediário no caixa. Para quem vende a prazo.
- Relatórios. Acompanhe as vendas em relatórios e dashboards.
- Painel do Dono no celular. Vendas do dia e alertas na palma da mão.
- Estoque. Estoque por loja e estoque mínimo.
- Cobrança automática por WhatsApp. Para contas a receber.
- Comprovante da NFC-e pelo WhatsApp, enviado direto do caixa. O ERPPro não envia a NFC-e por e-mail ao cliente.
Perguntas frequentes
O que é cashback?
É dinheiro de volta. A loja devolve ao cliente uma parte do valor da compra, normalmente como saldo para a próxima compra.
Cashback é a mesma coisa que desconto?
Não. O desconto reduz o preço na hora e custa em toda venda. O cashback vira saldo e só custa quando o cliente volta e usa.
Cashback vale a pena para loja pequena?
Pode valer, se o cliente compra com frequência e a sua margem comporta. Faça a conta antes e comece com um percentual baixo.
Qual percentual de cashback posso dar?
Depende da sua margem. Use a conta do peso na margem (percentual ÷ margem bruta). Quanto menor a margem, menor o percentual. Teste com poucos clientes.
Cashback é o mesmo que o cashback da reforma tributária?
Não. O da loja é pago por você, com a sua margem. O de imposto é um benefício do governo, definido em lei. Para o segundo, fale com o seu contador.
Como o cashback entra na nota fiscal?
Depende do seu regime e da regra que você criar. Confirme com o seu contador antes de lançar o programa.
O que acontece com o saldo se o cliente devolver o produto?
Você precisa definir isso na regra, antes de lançar. O ERPPro tem trocas com e sem cupom e vale-troca. Confirme com o suporte como o saldo se comporta no seu caso.
O saldo de cashback pode vencer?
Muitas lojas definem um prazo. Escreva o prazo na regra e avise o cliente. Confirme com o seu contador ou advogado.
Como identifico o cliente na loja física?
Peça nome e telefone no caixa e cadastre. No Caixa Ágil, você coloca o cliente e o vendedor na venda.
Preciso de sistema ou dá para fazer em planilha?
Dá para começar em planilha, mas ela dá erro e trabalho. Com muitos clientes, o melhor é usar um sistema com cliente na venda, histórico e relatórios.
Como sei se o cashback está dando lucro?
Compare vendas e recompra de antes e depois, nos relatórios. Veja quantos clientes voltaram e quanto compraram. Se a conta não fechar, ajuste o percentual.
O ERPPro tem cashback?
Sim. O ERPPro tem a configuração de cashback. Use o teste grátis de 7 dias para ver como ela funciona na sua loja.