Plano de contas para loja: o que é, como montar e modelo

Resposta rápida

Plano de contas é a lista de contas onde a loja registra o que entra e o que sai de dinheiro. Ele separa vendas, custo da mercadoria e despesas, e assim você vê o lucro de verdade. O contador usa o plano contábil. Você pode usar um plano gerencial simples, só seu, mas confirme com o seu contador o que vale para o seu regime. Abaixo você encontra um modelo pronto para loja e um passo a passo no sistema de gestão da ERPPro.

Testar grátis por 7 dias

Neste guia você vê:

• a diferença entre os tipos de plano;
• um modelo pronto para loja;
• onde lançar as situações do dia a dia;
• exemplos com números;
• um passo a passo para montar o seu plano e para lançar uma compra no ERPPro.

Em 30 segundos: contábil, gerencial e referencial

Um erro comum é achar que o plano referencial vem antes. Na prática, a empresa monta o seu plano e depois liga cada conta à conta do referencial. Confirme os detalhes com o seu contador.

Dores do lojista e como resolver

Plano de contas é obrigatório?

Depende do regime da empresa. A tabela abaixo é um guia geral e conservador. Os detalhes mudam conforme o caso e as regras em vigor, então confirme com o seu contador.

Para microempresas e empresas de pequeno porte, o Conselho Federal de Contabilidade tem a norma ITG 1000, que traz um modelo simplificado de contabilidade e um exemplo de plano de contas. Quem pode usar e o que é obrigatório quem diz é o seu contador.

Como um plano de contas é organizado

O plano tem seis grupos. Os três primeiros mostram o que a loja tem e deve (balanço). Os três últimos mostram o que ela ganha e gasta (resultado).

Alguns mitos comuns:

• Ativo não é só o que se pega com a mão. Dinheiro no banco e valores a receber também são ativo.
• Empréstimo não é ativo. O dinheiro entra no caixa, mas a dívida é passivo.
• Estoque não é despesa. Ele fica no ativo e só vira custo quando a mercadoria é vendida.

Conta sintética e conta analítica

Conta sintética é o “título” que reúne outras contas. Você não lança nada nela. Conta analítica é a conta onde o lançamento acontece.

Veja um exemplo de como os códigos se organizam:

Cada ponto do código é um nível. Quanto mais para a direita, mais detalhe. Para uma loja, 4 níveis costumam bastar.

Débito e crédito, sem susto

Todo lançamento tem dois lados. Se o dinheiro entra em um lugar, ele sai ou nasce de outro. Isso se chama partida dobrada. Você não precisa decorar. O sistema e o contador cuidam disso. Você só precisa saber qual conta usar.

Modelo de plano de contas para loja

Este é um modelo de plano gerencial para uma loja de varejo. Copie para uma planilha e ajuste ao seu negócio. O contador pode ligar cada conta ao plano contábil. Todas as contas abaixo são analíticas, ou seja, aceitam lançamento.

Balanço (o que a loja tem e deve)

Resultado (o que a loja ganha e gasta)

Como ler o resultado:

• Receita bruta, menos deduções, é a receita líquida.
• Receita líquida, menos o CMV, é o lucro bruto.
• Lucro bruto, menos as despesas, é o resultado da loja.

Onde lanço…? Situações do dia a dia

As contas abaixo seguem o modelo acima. Em dúvida sobre imposto ou sobre o seu regime, confirme com o seu contador.

Com a reforma tributária, os impostos sobre vendas vão mudar aos poucos. Fale com o seu contador sobre o seu caso.

Exemplos com números

Os números abaixo são redondos e servem só para ensinar. Eles ignoram os impostos, que dependem do regime.

Exemplo 1: venda de R$ 1.000 no cartão, com taxa de 3% e custo de R$ 500

Efeito no resultado: receita de R$ 1.000, menos CMV de R$ 500, dá lucro bruto de R$ 500. Menos a taxa de R$ 30, sobram R$ 470 antes das outras despesas.

Exemplo 2: compra de R$ 2.000 em mercadoria, a prazo

• O estoque sobe R$ 2.000.
• Fornecedores a pagar sobe R$ 2.000.
• Nenhuma despesa aparece no resultado. O custo só aparece quando a mercadoria sai em uma venda.

Exemplo 3: devolução de R$ 200 de uma venda que custou R$ 100

• A receita diminui R$ 200, em “Devoluções e trocas”.
• O estoque sobe R$ 100 e o CMV diminui R$ 100, se a mercadoria voltou para a prateleira.

Exemplo 4: retirada de R$ 3.000 do sócio

• O caixa ou o banco diminui R$ 3.000.
• Isso não é despesa e não muda o lucro do mês.
• O valor vai para “Lucros acumulados e retiradas”.

Passo a passo para montar o seu plano de contas

1. Peça ao contador o plano contábil atual e o regime da empresa.
2. Liste suas entradas: vendas por canal (loja, site, marketplace).
3. Liste seus custos: o custo da mercadoria vendida.
4. Liste suas despesas dos últimos três meses, olhando extratos e notas.
5. Agrupe em poucos grupos: despesas de vendas, fixas, com pessoal, administrativas e financeiras.
6. Dê códigos de 4 níveis e nomes claros, sem “Diversos”.
7. Crie contas para o dono: pró-labore e retiradas, separadas da despesa.
8. Mostre ao contador e peça a ligação com o plano contábil e o referencial.
9. Use por 30 dias e veja onde ficou dúvida.
10. Revise a cada seis meses ou quando mudar de regime.

Como mudar o plano sem bagunçar o histórico

• Não apague conta que já tem lançamento. Marque como inativa e crie a nova.
• Mude um nome só quando o sentido continuar o mesmo. Se o sentido mudou, crie outra conta.
• Mude o plano na virada do mês ou do ano, para comparar com clareza.
• Anote a data da mudança e o motivo.
• Avise o contador. Ele precisa manter a ligação com o plano contábil.

Erros comuns: como saber se o seu plano precisa de ajuste

• Estoque lançado como despesa.
• Retirada do sócio lançada como despesa, ou despesa pessoal na loja.
• Conta “Diversos” ou “Outras” com valor alto.
• Mais de 100 contas que ninguém usa.
• Menos de 15 contas, sem separar vendas de despesas.
• Taxa da maquininha lançada ora de um jeito, ora de outro.
• Vendas de loja, site e marketplace na mesma conta.
• Plano sem ligação com o do contador.
• Nenhuma revisão há mais de um ano.

Se você se reconheceu em algum item, vale ajustar. Um bom plano tem entre 30 e 60 contas, nomes claros e poucas contas genéricas.

O que conferir antes de contratar um sistema para o financeiro

• Ele registra compras por XML e já cria o contas a pagar?
• Tem contas a pagar e a receber e fluxo de caixa?
• Mostra a DRE e relatórios que você entende?
• Tem boleto, retorno bancário e cobrança automática?
• O caixa tem sangria, suprimento e fechamento?
• Separa o estoque por loja, se você tem filiais?
• Mostra os números no celular?
• O suporte fala com você de verdade, com acesso remoto?
• Dá para testar antes de contratar?

No ERPPro

O ERPPro é um sistema na nuvem para lojas, criado em 1998, e hoje tem mais de 8.000 clientes ativos. O suporte é humano e tem acesso remoto. Na parte de finanças, o sistema reúne:

• contas a pagar e a receber, fluxo de caixa, DRE e relatórios;
• entrada da nota do fornecedor por XML, que atualiza o estoque e gera o contas a pagar (veja entrada de nota fiscal automática);
• boleto e retorno bancário (veja retorno bancário) e cobrança automática com régua pelo WhatsApp (veja cobrança automática);
• estoque por loja, estoque mínimo e inventário (veja controle de estoque);
• Caixa Ágil com formas de pagamento, pagamento múltiplo, abrir e fechar caixa, sangria e suprimento, trocas e crediário;
• Painel do Dono no celular, com as vendas do dia (veja painel do dono).

O Caixa Ágil vende sem internet, mas a NFC-e sem internet ainda não existe. Para vender com nota no caixa, a loja precisa ter CNPJ, CSC e certificado digital configurados. Veja o programa emissor de cupom fiscal.

O ERPPro não traz um plano de contas contábil pronto. O plano contábil continua com o seu contador. O modelo deste guia serve como roteiro para você organizar as categorias do seu financeiro. Mostre ao seu contador a DRE e os relatórios do sistema.

Passo a passo no ERPPro: compra de mercadoria e contas a pagar

Exemplo: chegou a nota de um fornecedor. Você quer o estoque atualizado e a conta a pagar na data certa, sem lançar a compra como despesa.

1. Abra a entrada de nota e importe o XML do fornecedor.
2. Confira os produtos e as quantidades da nota com o que chegou na loja.
3. Confirme os custos. O custo, o % de lucro (markup sobre o custo) e o preço de venda ficam no cadastro do produto. Se o frete ou a embalagem entram no preço, use a composição de preço. Para atacado, varejo e promoção com início e fim, veja o sistema de tabela de preços.
4. Confirme a entrada. O estoque sobe e o contas a pagar é criado a partir da nota.
5. Abra o contas a pagar e confira as parcelas e os vencimentos.
6. Veja o fluxo de caixa para saber se haverá dinheiro na data do pagamento.
7. Pague a conta no vencimento e registre a baixa.
8. No fim do mês, compare as despesas e o resultado nos relatórios e na DRE, e mostre ao contador.

Perguntas frequentes

O que é plano de contas?

Plano de contas é a lista organizada das contas onde a empresa registra o que entra e o que sai. Ele agrupa tudo em ativo, passivo, patrimônio líquido, receitas, custos e despesas. Assim dá para saber o resultado da loja.

Para que serve o plano de contas na loja?

Serve para saber se a loja dá lucro, para onde o dinheiro vai e quanto cada canal rende. Também ajuda o contador a fazer a contabilidade. Com um bom plano, você decide melhor sobre preço, compra e despesa. Para decidir sobre investimentos, como uma máquina nova, vale entender o que é payback e em quanto tempo sua loja recupera esse dinheiro.

Plano de contas é obrigatório?

Depende do regime da empresa. Empresas com contabilidade completa usam plano de contas. O MEI e muitas empresas do Simples Nacional têm regras mais simples. Confirme com o seu contador o que vale para você.

MEI precisa de plano de contas?

Em geral, o MEI não faz contabilidade completa. Mesmo assim, separar vendas, custos e despesas ajuda a controlar a loja e a manter o dinheiro pessoal à parte. Confirme com o seu contador.

Qual a diferença entre plano de contas contábil, gerencial e referencial?

O contábil é usado pelo contador na escrituração. O gerencial é do dono e serve para decidir. O referencial é uma lista oficial da Receita Federal, à qual o contador liga as contas da empresa.

O que são contas sintéticas e analíticas?

Conta sintética é o título que reúne outras contas, e você não lança nada nela. Conta analítica é a conta onde o lançamento acontece, como “Caixa da loja” ou “Banco principal”. Para uma loja, costumam bastar 4 níveis de código.

Como separar pró-labore e retiradas?

Crie duas contas diferentes. O pró-labore é a remuneração do sócio que trabalha na loja e entra em despesas com pessoal. A retirada de lucro vai para “Lucros acumulados e retiradas”, não é despesa e não reduz o resultado. Confirme os valores e a forma com o seu contador.

Onde lançar taxa de maquininha e comissão de marketplace?

A taxa de maquininha vai em “Taxas de cartão e maquininha”, nas despesas financeiras. A comissão de marketplace vai em “Comissão de marketplace”, nas despesas de vendas. Escolha um jeito de lançar e mantenha sempre o mesmo.

Estoque é despesa?

Não. O estoque fica no ativo e só vira custo (CMV) quando a mercadoria é vendida. Lançar a compra como despesa faz o lucro do mês parecer menor do que é.

Como tratar devoluções e vale-troca?

A devolução ou troca entra em “Devoluções e trocas” e reduz a receita. Se a mercadoria voltou em condição de revenda, ela volta ao estoque. O vale-troca emitido é uma obrigação (passivo) até o cliente usar.

Posso mudar o plano no meio do ano?

Pode, mas o melhor é mudar na virada do mês ou do ano, para comparar com clareza. Não apague conta que já tem lançamento: marque como inativa e crie a nova. Anote a data e o motivo, e avise o contador.

O plano de contas muda com a reforma tributária?

Os impostos sobre vendas vão mudar aos poucos, e isso pode pedir ajuste nas contas de impostos. Veja mais na página sobre a reforma tributária. O restante do plano gerencial costuma seguir o mesmo. Confirme com o seu contador o que muda no seu caso.

Leia também

• Sistema de gestão para lojas
• Relatórios e dashboards
• Curva ABC
• Como calcular estoque mínimo
• Cobrança extrajudicial
• Inadimplência
• Como emitir boleto

Testar grátis por 7 dias