Resposta rápida
Para enviar orçamento por email, monte o orçamento com itens, preço, frete e validade e salve em PDF. Escreva um assunto claro e envie com uma pergunta final, como “posso reservar para você?”. Se o cliente não responder, cobre em 2 dias. Abaixo estão modelos prontos e o caminho no ERPPro.
O que é um orçamento (e o que não é)
- Orçamento é o preço que você oferece por produtos ou serviços, com condições e validade.
- Proposta comercial é um orçamento mais completo, comum em venda para empresas.
- Cotação é o contrário: é quando você pede preço ao fornecedor. Veja como fazer cotação de compras.
- Pedido de venda é o orçamento já aceito pelo cliente.
Os problemas mais comuns e como resolver
| Problema | Como resolver |
|---|---|
| Demora para responder e a venda vai para outra loja | Tenha produtos, preços e clientes cadastrados. Assim o orçamento sai em minutos. |
| Digitar tudo de novo a cada cliente | Use uma mensagem modelo salva e os dados do cliente já no cadastro. |
| Parecer amador (“segue o orçamento”) | Use os modelos abaixo: saudação, resumo, validade e um próximo passo. |
| Cliente fica em silêncio | Faça um novo contato em 2 dias e mais um em 5 a 7 dias. |
| Email vai para o spam | Confira o email do cliente, use um assunto simples e peça para ele responder uma vez. |
| Preço antigo volta depois de meses | Escreva sempre a validade, em data. |
| Email errado ou faltando no cadastro | Confirme o email por telefone ou WhatsApp antes de enviar. |
| Cliente prefere WhatsApp | Pergunte o canal e mande o mesmo orçamento por ele. |
| Cliente compara 3 preços | Mostre o que está incluso: entrega, troca, garantia e atendimento. |
| Não saber quantos orçamentos estão abertos | Registre cada orçamento no sistema e acompanhe até virar venda. |
| Refazer tudo quando o cliente aprova | Use um sistema em que o orçamento vira venda sem digitar de novo. |
Passo a passo para enviar orçamento por email
- Monte o orçamento completo. Confira a lista da próxima seção.
- Gere o PDF. O PDF não muda de formato no celular do cliente. Dê um nome claro ao arquivo, com o nome da loja, o do cliente e a data.
- Escreva o assunto. Use o nome da sua loja, o nome do cliente e o que ele pediu.
- Escreva uma mensagem curta. Diga o que está anexado, a validade, a forma de pagamento e o próximo passo.
- Envie e marque a data de cobrança. Anote o dia para cobrar a resposta, por exemplo 2 dias depois.
O que não pode faltar no orçamento
Confira antes de enviar:
- Nome e dados da sua loja: nome, CNPJ, telefone e email.
- Nome do cliente e, se for empresa, o CNPJ.
- Lista de itens com quantidade e preço de cada um.
- Total do pedido.
- Desconto, quando houver, mostrado com clareza.
- Frete e prazo de entrega, ou “retirada na loja”.
- Formas de pagamento e parcelamento.
- Validade do orçamento, em data. Exemplo: “válido até 30/10”.
- Garantia e política de troca, se fizerem parte da oferta.
- Impostos e dados fiscais, quando forem necessários. Isso depende do seu caso: confirme com o seu contador.
- Um contato direto para tirar dúvidas.
Pelo seu email ou pelo sistema: qual caminho usar?
| Caminho | Quando usar | Cuidado |
|---|---|---|
| Pelo seu email (Gmail, Outlook etc.) | Poucos orçamentos por dia e PDF já pronto. | Dá mais trabalho manual. Cada mensagem depende de você. |
| Com o orçamento registrado no sistema | Muitos orçamentos. Você quer histórico e quer transformar em venda sem refazer. | O PDF segue sendo enviado pelo seu email. |
Os dois caminhos funcionam. O importante é registrar o orçamento em um lugar só, com cliente, itens e preço. Assim você não perde o controle.
PDF, link ou WhatsApp: qual enviar?
| Formato | Vantagem | Desvantagem |
|---|---|---|
| PDF por email | Fica guardado, parece profissional e o cliente pode encaminhar. | Pode cair no spam. Arquivo muito pesado pode ser barrado. |
| Mensagem de WhatsApp | Resposta rápida. O cliente já está no celular. | Fica solta na conversa e pode se perder. |
| Os dois juntos | Você manda por email e avisa por WhatsApp: “mandei no seu email”. | Exige um minuto a mais, mas costuma evitar o “não vi”. |
Dica simples: se o cliente é empresa, use email. Se é consumidor final, pergunte qual canal ele prefere.
Como escrever o assunto: 10 exemplos
O assunto precisa dizer quem é você e o que está dentro. Use o nome do cliente.
- Orçamento solicitado – (sua loja) para (nome)
- (Nome), seu orçamento de (produto) está pronto
- Orçamento (sua loja) – válido até (data)
- Proposta para (empresa do cliente) – (produto ou serviço)
- Conforme combinado: orçamento de (produto)
- (Nome), os valores que você pediu
- Orçamento nº (número) – (sua loja)
- Seu orçamento de (produto): condições e prazo de entrega
- Lembrete: seu orçamento vence em (data)
- Última chamada: orçamento válido até amanhã
Evite assunto só com “Orçamento” ou escrito em letras maiúsculas, com muitos pontos de exclamação. Isso parece propaganda.
Modelos de email prontos
Troque o que está entre parênteses.
Modelo 1: primeiro envio
Assunto: Orçamento solicitado – (sua loja) para (nome)
Olá, (nome), tudo bem?
Obrigado pelo contato. Segue em anexo o orçamento de (produtos ou serviço), como você pediu.
Resumo:
- Total: R$ (valor)
- Pagamento: (formas)
- Entrega: (prazo ou retirada)
- Válido até: (data)
Se estiver tudo certo, me responda este email que eu já separo seus itens. Se quiser ajustar algo, é só dizer.
(Seu nome)
(Sua loja) · (telefone) · (email)
Modelo 2: empresa (venda no atacado)
Assunto: Proposta para (empresa) – (produto ou linha)
Olá, (nome),
Conforme nossa conversa, envio a proposta para (empresa) com preço de atacado, condições de pagamento e prazo de entrega.
Na proposta você encontra: itens e quantidades, preço unitário e total, frete, prazo e validade até (data).
Posso confirmar o pedido para entrega em (data)? Fico à disposição para ajustar quantidades.
(Seu nome) · (Sua loja)
Modelo 3: serviço ou peça sob medida
Assunto: Orçamento de (serviço) – (nome)
Olá, (nome),
Segue o orçamento do serviço de (descrição). O valor inclui (o que está incluso). Não inclui (o que não está incluso).
Prazo para executar: (prazo) após a aprovação. Validade: (data).
Para aprovar, basta responder “aprovado” neste email.
(Seu nome) · (Sua loja)
Modelo 4: cobrança (2 dias depois)
Assunto: (Nome), conseguiu ver o orçamento?
Olá, (nome),
Passando para saber se você conseguiu ver o orçamento que mandei em (dia). Ficou alguma dúvida sobre preço, prazo ou pagamento?
Se preferir, posso te chamar no WhatsApp.
(Seu nome)
Modelo 5: última chamada
Assunto: Seu orçamento vence amanhã
Olá, (nome),
O orçamento de (produto) vale até (data). Depois disso, o preço pode mudar.
Quer que eu reserve para você?
(Seu nome)
Modelo 6: orçamento vencido
Assunto: Atualizei seu orçamento de (produto)
Olá, (nome),
O orçamento anterior venceu, então refiz com os preços de hoje. Segue o novo valor em anexo, válido até (data).
Qualquer dúvida, estou por aqui.
(Seu nome)
Quando cobrar o cliente
Não dependa de adivinhar. Use uma rotina simples:
- Dia 0: envie o orçamento e avise pelo WhatsApp, se o cliente usa.
- Dia 2: mande o Modelo 4.
- Dia 5 a 7: ligue ou mande uma mensagem curta perguntando o que falta para decidir.
- 1 dia antes de vencer: mande o Modelo 5.
Se o cliente não responder depois disso, guarde o orçamento como “sem resposta” e tente de novo em outra oportunidade. Não insista todo dia.
O email não chegou: causas e soluções
| O que acontece | Causa provável | O que fazer |
|---|---|---|
| Cliente diz que não recebeu | Caiu no spam ou na aba Promoções | Peça para olhar lá e marcar como “não é spam”. Avise também pelo WhatsApp. |
| Email voltou com erro | Endereço escrito errado | Confirme o email com o cliente e corrija o cadastro. |
| Email não sai ou demora | Anexo muito grande | Reduza o PDF. Confira o limite de anexo do seu provedor de email. |
| PDF abre torto no celular | Arquivo pesado ou complexo | Gere o PDF de novo, mais simples, com poucas imagens. |
| Cliente corrigiu o email e nada chegou | O envio anterior não se repete sozinho | Envie de novo, manualmente, para o endereço certo. |
| Cliente não responde | Não viu, ou ficou na dúvida | Faça um novo contato e pergunte o que falta. |
Validade, aceite e cuidados
- Escreva a validade em data. “Válido por 7 dias” confunde. “Válido até 30/10” não.
- Peça o aceite por escrito. Uma resposta “aprovado” por email já serve de registro para você.
- Cuide dos dados do cliente. Envie só para quem pediu. Não mande lista de outros clientes. Se precisar mandar para vários, use cópia oculta.
- Valor legal do orçamento e impostos: confirme com o seu contador. Cada caso é diferente.
Erros comuns
- Mandar sem validade.
- Esquecer o frete e depois ter que refazer o preço.
- Mandar o arquivo com nome como “orçamento final 2 novo”.
- Escrever um texto longo demais.
- Não dizer o que o cliente deve fazer agora.
- Mandar uma vez e nunca mais falar com o cliente.
- Enviar preço diferente do preço da loja, porque a planilha ficou velha.
Como o ERPPro ajuda com seus orçamentos
O ERPPro é um sistema de gestão na nuvem, com suporte humano. Existe desde 1998 e tem mais de 8.000 clientes ativos. Ele organiza tudo o que vem antes e depois do email:
- Orçamentos: quando o cliente aprova, o orçamento vira venda. Você não digita tudo de novo.
- Cadastro de clientes com histórico, para ter nome e contato à mão.
- Sistema de tabela de preços: listas de preço para atacado, varejo e promoção, com data de início e fim.
- Controle de estoque: você vê o que tem antes de prometer.
- Catálogo digital: o cliente monta o pedido e ele chega na loja como orçamento.
- Pré-venda no PDV e pedido de venda, para quando o orçamento vira compra.
Um aviso importante: o ERPPro registra o orçamento, mas o envio por email é feito do seu próprio email, com o PDF anexado, como neste guia. No teste grátis você vê como fica o seu fluxo antes de decidir.
Passo a passo no ERPPro: do orçamento à venda
Exemplo: o cliente João pede preço de 10 itens e você quer enviar e acompanhar.
- Confira o cadastro do cliente. Veja se o nome e o email estão certos e corrija se precisar.
- Abra um novo orçamento na área de orçamentos e escolha o cliente.
- Adicione os produtos e as quantidades e confira o preço de cada item.
- Revise desconto, frete e total. Confira se há estoque.
- Salve o orçamento. Ele fica registrado, com o histórico do cliente.
- Gere o PDF e envie do seu email, usando o Modelo 1. O botão de imprimir do orçamento já abre o PDF pronto para salvar e anexar. Escreva a validade em data.
- Marque a data de cobrança, dois dias depois, e avise o cliente pelo WhatsApp se ele preferir.
- Quando o cliente aprovar, transforme o orçamento em venda. Itens e valores seguem sem digitar de novo.
- Se precisar de nota fiscal, use o emissor de nota fiscal. Para venda no balcão, veja o programa emissor de cupom fiscal. Confirme com o seu contador o que vale para o seu caso.
O que conferir antes de contratar um sistema para orçamentos
- Ele guarda cada orçamento com cliente, itens e total?
- O orçamento aprovado vira venda sem digitar tudo de novo?
- Dá para ter preço de atacado e de varejo?
- O cadastro do cliente guarda histórico?
- Mostra o estoque antes de você prometer?
- Emite nota fiscal quando a venda fecha?
- Funciona na nuvem?
- Tem suporte humano quando você trava?
- Tem teste grátis para você ver com os seus produtos?
Para ir além, leia o guia como escolher um sistema para lojas.
Perguntas frequentes
Como enviar orçamento por email?
Monte o orçamento, salve em PDF, escreva um assunto claro e envie com uma mensagem curta. Diga a validade e o próximo passo. Depois, cobre em 2 dias.
Como enviar um orçamento por email pelo Gmail ou Outlook?
Abra uma nova mensagem e coloque o email do cliente, o assunto e o texto. Clique no clipe, anexe o PDF e envie. Se quiser guardar uma cópia, coloque seu próprio email em cópia oculta.
Qual modelo de email para enviar orçamento posso usar?
Use o Modelo 1 desta página. Ele tem saudação, resumo (total, pagamento, entrega e validade) e um pedido de resposta. Há modelos também para empresa, serviço, cobrança e orçamento vencido.
O que escrever no email de orçamento?
Diga o que está anexado e resuma o total, o pagamento, a entrega e a validade. Termine com uma pergunta simples, como “posso reservar para você?”.
Devo mandar PDF ou outro formato?
O PDF é o mais seguro, porque mantém o layout em qualquer aparelho. Se o arquivo ficar pesado, reduza as imagens.
Posso mandar o mesmo orçamento por email e por WhatsApp?
Pode, e costuma ajudar. Mande por email e avise por WhatsApp. Assim o cliente não deixa de ver.
Quanto tempo devo esperar para cobrar o cliente?
Dois dias é um bom prazo. Depois, faça mais um contato em 5 a 7 dias e dê um aviso um dia antes de vencer.
Qual validade colocar no orçamento?
Depende do seu produto e de como o preço do fornecedor muda. Escreva sempre a data, como “válido até 30/10”. Para produtos que mudam de preço rápido, use prazos curtos.
O ERPPro envia o orçamento por email sozinho?
Não. O ERPPro registra o orçamento e transforma o orçamento aprovado em venda. O PDF é enviado pelo seu email, como mostra o passo a passo desta página.
O orçamento aprovado vira venda no ERPPro?
Sim. O orçamento vira venda e você não precisa digitar os itens de novo.
O cliente pode fazer o pedido sozinho?
Sim, pelo catálogo digital. O cliente monta o pedido e ele chega na loja como orçamento.
Preciso de nota fiscal no orçamento?
O orçamento não é nota fiscal. A nota sai quando a venda é feita. Para saber o que vale no seu caso, confirme com o seu contador.